職場(chǎng)：いい會(huì)を開(kāi)いて、功半ばです。

約100年前に、アメリカ人のヘンリー?マーティン?ロバート將軍が『ロバート議事則』を出版しました。その後の一世紀(jì)以來(lái)、人々はこの本を民主的議事堂の模範(fàn)としてあがめてきました。

「ロバート議事規(guī)則」の偉大なところは會(huì)議という通常のことのために完全な流れを作り、會(huì)議を無(wú)秩序に陥らせず、矛盾を引き起こし、決定の合理性を保障したことです。

しかし、今のところ、私達(dá)の會(huì)議はやはり章法に欠けています。大會(huì)は煩雑で、小會(huì)議は自由自在に開(kāi)かれています。會(huì)議の前はぼんやりしていて、會(huì)議の後もよく分かりませんでした。

一般的には會(huì)議に対して好感を持たれていませんでしたが、會(huì)議を続けています。「文山會(huì)海」は依然として多くの會(huì)社の仕事の効率の低下を如実に描寫(xiě)しています。

ロバートの理論を企業(yè)の現(xiàn)実に當(dāng)てはめて、ここで簡(jiǎn)単に整理して、企業(yè)の會(huì)議に適用する方法を見(jiàn)てみます。効率的で素晴らしい會(huì)議のために何をすればいいですか？

會(huì)議は目的性を持っていなければなりません。みんなで議論して會(huì)社の利益に関する決議をするつもりです。なぜ開(kāi)かれたのか分からない會(huì)議は必ず逃げ問(wèn)題と沈黙を主とします。

會(huì)議室に入る前に、各自の意見(jiàn)と今日の話を考えておくべきです。

「頭の嵐」は厳密には有効な會(huì)議形式ではありません。

會(huì)議の討論を借りて、想像をかきたてて、いつから新しい方案を創(chuàng)建することがあって、実際にはよくありません。

會(huì)議では準(zhǔn)備をしてきました。一人一人が考えを組み立てる過(guò)程は會(huì)議の前に完成するべきです。會(huì)議の任務(wù)は一つしかないです。

ですから、會(huì)議の前の仕事、議事日程、議論の內(nèi)容、そして一人一人の関連任務(wù)があります。例會(huì)であっても、従業(yè)員の重視度を高めることができます。

もちろん、社員もメールで新しい問(wèn)題を出して、できるだけ早く皆さんの考えをまとめることができます。

また、會(huì)議に対する準(zhǔn)備と期待を社員に伝えるためのテクニックがあります。會(huì)議で決定することと達(dá)成する可能性があることを事前に明らかにすることです。

會(huì)議が単に任務(wù)を手配するだけでは、あまり積極的ではないかもしれません。自分の表現(xiàn)時(shí)間と発言権を得られないので、ひたすら座って話を聞いていると、気分が落ち込んでしまいます。

メールやプライベートなコミュニケーションで代えることができれば、より効果的です。

日常的には、會(huì)社の會(huì)議には二つの役割が必要です。

。

會(huì)議は誰(shuí)が招集しますか？普通は誰(shuí)が指導(dǎo)者として、指導(dǎo)者の役割はロバートの言った議長(zhǎng)あるいは司會(huì)者に相當(dāng)して、針を通すことに責(zé)任を負(fù)って、雰囲気を調(diào)節(jié)して、討論を誘発します。

會(huì)議が始まる前に、指導(dǎo)者は會(huì)議の目的は何かを再確認(rèn)して、解決すべき問(wèn)題は何かを説明してから、討論はどこから始まりますか？

參加者全員がコンディションを會(huì)議に調(diào)整するのも、発言の準(zhǔn)備に時(shí)間を與えるためであり、「ゼロからスタート」というパニックに陥ることのないようにしましょう。

誰(shuí)がずっと話していますか？會(huì)議中に誰(shuí)も一言も発しないので、バランスをとるべきです。

內(nèi)部會(huì)議の核心は討論であって、発表と講義ではない。

一つの問(wèn)題が提出された後に冷場(chǎng)に遭遇した場(chǎng)合、ガイドはそれをいくつかのサブ問(wèn)題に分解して、現(xiàn)実的な言語(yǔ)に代入してみてもいいです。あるいは先に自分の意見(jiàn)を発表して、討論を刺激します。

會(huì)議の最後に、指導(dǎo)者はみんなが認(rèn)めた観點(diǎn)をもう一度強(qiáng)調(diào)して、會(huì)議の精神に対する理解を校正する必要があります。

の參加者は會(huì)議の前で必ず會(huì)議の重點(diǎn)に合わせて考えを整理して、できるだけ文字で下書(shū)きを書(shū)いて、會(huì)議に出席する時(shí)緊張していて急に頭が空白になることを防止します。

このようにしても、會(huì)議の中で空いた狀態(tài)で他人の意見(jiàn)を聞くことができます。自分の言いたいことだけを考えて、自分の観點(diǎn)を強(qiáng)調(diào)するのではありません。

人手が足りていれば、會(huì)議で専門の記録員を設(shè)け、會(huì)議の要點(diǎn)を會(huì)議後に全員に送り、決議を確認(rèn)するために使う一方、これもフィードバックする空間を與えています。

會(huì)議で自分の考えを十分に表現(xiàn)できなかった人がいても、決議に異議がある人は、メールで再度コミュニケーションすることができます。

しかし、問(wèn)題について會(huì)議を繰り返しています。普通は必要でないやり方です。一事一議の原則を堅(jiān)持し、會(huì)議のコストを節(jié)約します。2/3を超える人はみんなこの問(wèn)題について改めて検討すべきだと思っていない限り、再議しないようにします。時(shí)間がかかります。