事務室のスタッフはどう電話に出ますか？

事務室の仕事には小さなことがない。

事務室はアップロードして下達して、各方面の作用を調整して、電話を受けるのは事務室の1項の重要な仕事です。

電話に出るのは簡単そうですが、仕事が細心でないと、ミスをしてしまい、仕事に影響を與えます。

電話に出る時、まず「すみません、ここは○○會社です。何か御用ですか？どなたを探していますか？」

受けた電話は主に以下の3つの狀況があります。

一つは上級または関係機関から通知があります。

電話に出る人はよく聞き、メモを取る必要があります。

もしそうならば

通知は、「會議の時間、場所、內容、參加者、通知を出す単位と人員」など六要素をはっきり記録しておくべきです。

第二に、大衆コンサルティング

問題を反映する。

大衆に諮問する政策に対して、即座に解答をすることができるのは、真剣に解答を與え、政策の把握が不適切なものについては、解答できない原因を教えなければならず、放言してはいけない。

大衆に業務課の電話番號を知らせて、大衆のためにさらなる解答を行うことができます。

大衆に問題を反映する場合、真剣に記録し、大衆の名前と連絡先をはっきり記録しなければならない。

大衆は問題を反映して関連指導者や課室に報告して解決した後、適時に大衆に情報フィードバックします。

第三は上司を呼ぶ電話を受けることです。

オフィスにはリーダーを呼ぶ電話がよくあります。特に長距離電話は、ここの局長は誰ですか？それとも○○ですか？彼はいませんか？彼の攜帯番號は何番ですか？このような電話は慎重に処理しなければなりません。「どうお呼びですか？何かご用ですか？」と相手の名前と職場を確認し、「少々お待ちください。上司がいないかを見てみます。」などと言って、上司に電話してもいいです。

攜帯電話の番號は、「すみません、上司の電話が不便ですので、事務室に電話してください」と斷ってもいいです。

早合點して指導者の狀況を知らない人に知らせると、上司に受動的になるかもしれません。

特に商品を売りさばく人は、上司に電話をかけると、上司に多くの時間を浪費し、リーダーに嫌な思いをさせます。

まとめて電話に出るには、丁寧、謙遜、機敏、柔軟が必要です。