企業(yè)秘書はどうやって受付をしますか？

接待は企業(yè)秘書の重要な仕事です。社會経済の急速な発展に伴って、各企業(yè)間の情報、技術(shù)、資金の交流が日増しに頻繁になり、そしてここから大量の人員流動をもたらし、上級指導(dǎo)者の視察、兄弟部門及びパートナー間の見學(xué)、學(xué)習(xí)及び業(yè)務(wù)商談の人數(shù)も日増しに増えてきました。新しい情勢の下で、企業(yè)の秘書はどうやって接待の仕事をしっかりと行いますか？筆者以下の點を重視すべきだと考えています。

観念を更新し、文化を広める。

新しい情勢の下で、企業(yè)秘書は適時に観念を更新すべきで、接待の仕事は企業(yè)が受動的に見えるので、実際に主導(dǎo)的な広報活動で、企業(yè)が內(nèi)外に連絡(luò)するきずなと橋です。接待の仕事を通じて、企業(yè)は実力を展示して、イメージを確立して、豊富な関係の資源を蓄積することができて、投資を引きつけて、協(xié)力を拡大することができて、それによって経済の急速な発展を推進します。したがって、反接待業(yè)務(wù)は企業(yè)の経済活動の重要な構(gòu)成部分と見なされ、送迎や食事と宿泊の手配の低レベルにとどまってはいけない。

接待の仕事をしっかりと行うことは企業(yè)の長期的な発展の必要だけではなく、より高いレベルから企業(yè)イメージを示す必要があります。秘書はどの接待に対しても、高い重視と強いチャンス意識を持って、責(zé)任意識として、政治任務(wù)として完成します。「すべての人は企業(yè)イメージを代表しています。すべての人の言葉と行動は企業(yè)文化の屈折です?！挂徊郡韦蜆敜弦簧ⅳ肫髽I(yè)に行くかもしれません。訪問する一回、もし今回の新入生を迎える仕事の情熱が行き屆いていて、心がこもっていたら、企業(yè)の良好な精神風(fēng)貌、濃厚な文化雰囲気と高いレベルのサービスはお客様に一生の印象を殘します。

趣向を凝らす

各接待の仕事をうまくやるには、まず計畫と制定を行わなければなりません。慎重に計畫し、十分に準(zhǔn)備してこそ、接待活動が成功した広報活動になる可能性があります。さもなければ、低レベルの送迎のための接待活動になり、企業(yè)のイメージを損なう可能性もあります。各接待活動は、來賓の目的と企業(yè)の広報の期待を?qū)g現(xiàn)することを原則として、來賓の身分に合致した完璧な接待業(yè)務(wù)方案と実施細則を制定し、日程、駅、車、食事、宿泊、見學(xué)などの各活動を詳細に手配し、各方面の細部を十分に考慮し、一定のアイデアと革新を體現(xiàn)しなければならない。

各企業(yè)は自分の企業(yè)文化を持っています。企業(yè)のイメージを示す「窓口」として、仕事を引き継ぐのにも自分の特色と風(fēng)格が必要です。そのため、広報接待活動の各一環(huán)を通じて企業(yè)の特色を體現(xiàn)することに力を入れます。巨視的な全體案の企畫であろうと、微視的なキャッシングの設(shè)計であろうと、報告資料の作成や接待車の駐車に至るまで、企業(yè)の違ったところを強調(diào)するように努力しなければなりません。

プロセスの最適化、規(guī)範(fàn)化

接待方案が制定された後、厳格に方案に従ってプログラム化運営を行い、受付作業(yè)中の各環(huán)節(jié)が秩序よく接続され、首尾よくつながっています。必要な時は接待作業(yè)リストを作成して、受付作業(yè)中の各要素を全面的に整理して、仕事の秩序性、安定性と連続性を確保します。同時に、受付業(yè)務(wù)の各手順に対しては、まず規(guī)範(fàn)化を行い、それによって、全體の接待業(yè)務(wù)が秩序よく行われることを確保することができます。例えば、接待業(yè)務(wù)のまとめをする時、受付記録の記入、総括會の開催、書面総括資料の作成、資料の保存は必ず規(guī)範(fàn)に従って操作しなければなりません。また、秘書は接待業(yè)務(wù)に関する知識を集め、把握し、自分の素養(yǎng)を高めつつ、資源の共有を?qū)g現(xiàn)することに注意します。

細部に注目し、実効を重視する

細部が成否を決める。接待の仕事は少しもいい加減にしてはいけません。至るところに注意して、綿密に考えて、慎重に行動しなければなりません。重大な接待業(yè)務(wù)において、受付擔(dān)當(dāng)者は全體を把握した上で、いつでも接待の必要に応じて対応方案を調(diào)整します。具體的な接待擔(dān)當(dāng)者は自ら全過程シミュレーションを行い、會議室から車を準(zhǔn)備し、見學(xué)から食事に至るまで、細部についてよく考えて、可能性のある疎外を補うようにします。従業(yè)員を接待するには「六路を見て、八方を聞きます」ということが必要です。來客に対する一眼レフ、一つの動作、何気ない一言に対して、いつも注意と體得をして、臨機応変の措置をとります。これは秘書に柔軟な対応能力、臨場能力を発揮する訓(xùn)練を強化し、突発事件の処理、予期せぬ能力を発揮する訓(xùn)練を高め、突発事件の処理、意外な狀況の処理を向上させ、各種類の操作企業(yè)イメージの細部問題を芽の狀態(tài)で解決し、接待業(yè)務(wù)が「ミスゼロ」を?qū)g現(xiàn)するようにします。

接待の仕事を通じて、企業(yè)は企業(yè)の風(fēng)格と企業(yè)文化を展示することができるだけではなくて、外部に良好なイメージを確立して、自己を販売することもできます。受付ができました。上司と來賓に深い印象を與えるだけでなく、企業(yè)にビジネスチャンスをもたらし、社會的効果と経済的効果をもたらします。そのため、秘書は十分に接待の仕事のすべての細部を利用して、企業(yè)の斬新な風(fēng)采と企業(yè)の魅力的な特色文化を展示して、一回の接待の機會で企業(yè)の凝集力と求心力を強めて、企業(yè)の知名度と影響力を高めなければなりません。同時に、秘書はまた接待交果に対して科學(xué)的な評価と監(jiān)視を行い、來客からのフィードバック情報の収集と処理をタイムリーに行い、絕えずにレセプションプロセスを改善し、レセプション活動の効果を最大化するよう努めます。

常に革新し、卓越を追求する

新しい情勢の下で、秘書はただ企業(yè)自身の実際を結(jié)び付けて、自発的に広報活動の構(gòu)想を革新して、広報活動の仕事の內(nèi)容を豊かにして、ようやく接待の仕事が絶えず革新することを推進することができます。例えば、計畫を立てる時、統(tǒng)一したテンプレートを使うことを考慮してもいいです。報告材料はマルチメディア技術(shù)で作られてもいいです。伝統(tǒng)的な紙の材料だけではないです。このような接待の仕事は時代の特徴と企業(yè)の特色を持っています。同時に、企業(yè)秘書は積極的に探求し、企業(yè)の精神と企業(yè)の明るいところを反映し、企業(yè)文化を體現(xiàn)する接待方式と方法を模索し、時代と共に進歩し、開拓?革新し、接待業(yè)務(wù)は企業(yè)の発展の中でより大きな役割を果たします。