kass文檔管理系統中交二公局解決方案

　　你會如何管理自己電腦中的文件?恐怕一千個人會有一千個管理方式。對于個人來講，也許會盡可能的滿足自己的個人習慣、喜好;但是對于一個公司來講，如果沒有統一、規范的標準化管理，必然會導致信息傳遞不暢、文件利用效率不高等問題。本文將從文件存儲方面，結合中交二公局的解決方案來探討企業文件存儲的一些問題。

　　中交第二公路工程局有限公司(簡稱中交二公局)的經營范圍主要以路橋施工，工程施工設計為主，擁有各類管理和技術骨干超8000人。工程施工中以“項目”為基礎的管理方式，一個項目可能要橫跨數年，由來自各個部門的管理和技術人員參與，產生的“項目文件”不計其數。文件繁多、存儲分散等原因造成了中交二公局極大的管理不便，并且時有文件損壞、丟失等情況發生。

　　海量文件帶來的存儲問題是多樣，其原因也是不同的。

　　一家企業，如果缺乏統一規范的文件管理制度，那么將會出現各種千奇百怪的文件存儲方式。在同一個項目組內，兩個不同人員的存儲方式也各不相同。例如：有人會將文件夾按照文件屬性設置為：設計圖紙，技術參數，施工進程等;而另一個人則會按照時間劃分文件夾類別：2015.1,2015.2等。對于文件的創建者，按照個人喜好來建立區分文件夾是最常見的方式。但是對于管理者，這無疑加劇了項目文件的管理難度。當管理者在“設計圖紙”與“2015.1”兩個文件夾之間徘徊時，效率已經被降低。

　　當項目完工、資料歸檔時，管理者無法從這些資料中去分辨哪些是重要的，哪些是臨時的，很容易就會造成數據的丟失和遺漏。不斷的追求技術創新是中交二公局發展的基礎，而如果缺少了歷史資料的積累與學習，創新也就成了無根之萍。

　　更何況，這些文件資料基本上是分散存儲在各個人員獨自的電腦里。當項目完工，項目組也就解散了。關于這個項目的設計圖紙，技術資料，施工記錄等文件，也許會被管理者集中收集歸檔，也許就被被遺忘在個人的電腦硬盤里。即使這些資料保存了下來，也只是存儲在各個分公司的獨立服務器中，無法作為經驗資料被整個公司的人員學習與分享。對于中交二公司這個參天大樹來說，各個分公司、項目組成了這棵大樹的一段段根莖。如果無法持續將養分向上輸送惠及這個公司，無疑對于公司的發展是相當不利的。

　　因此，中交二公局找到了開始網絡，找到了kass。選擇開始，不僅僅是因為kass系統的安全易用、功能全面，更看重的是開始網絡在文檔管理領域中十年的積累與發展。中交二公局相信，這樣一家有經驗積累，技術發展的企業是值得公司信任與合作的。

　　中交二公局讓開始網絡領略到了中國頂級路橋企業深厚的技術積累與發展，感嘆于中國建造技術的舉世成就時，也讓我們更加堅定了自己的使命，為更多的中國企業提供最先進、最科學的文檔管理解決方案，讓“中國智慧”不斷的積累和傳承!

　　開始網絡通過系統的前期調研和分析，為中交二公局量身定制了詳細、科學的文件管理解決方案。以kass文檔管理系統為基礎，為中交二公局建立統一的文件存儲平臺。系統以局總部統一的服務器為基礎，各分公司、部門、項目的人員均可通過網頁瀏覽器不限地域的登錄系統。用戶可以將重要的，需要留存的各種行政公文、設計圖紙、技術資料等文件統一上傳的kass系統，避免文件的丟失和遺漏。Kass系統能夠無差別的延伸到中交二公局的每一個工作人員，讓每一個人都成為公司的養分輸送點，都能享受到知識分享的樂趣。

　　同時，kass系統也滿足了中交二公局項目地點分散，施工地點不固定的辦公需求。不論是PC網頁、客戶端，還是手機網頁、APP、微信，都可隨時隨地的登錄系統，完成文件的上傳和預覽等操作。

　　通過調研中交二公局的文件管理現狀，開始網絡幫助建立了全公司范圍內統一的文件管理制度。根據中交二公局的組織結構，用戶角色劃分等需求，建立相應的文件夾存儲目錄，讓每個文件都能放置在系統指定的位置。這樣，不僅方便了管理者有序管理全公司的各種文件，也為用戶的查找和使用提供了便利。

　　同時，kass系統提供了多維度的文件分類與檢索功能。用戶不僅可以在“中交二公局-XX分公司-XX項目”中找到相應文件，也可以根據文件分類“合同”“圖紙”“賬目”等屬性來快速定位相關文件，讓文件管理井然有序，一目了然。

　　8000+的系統用戶，數以TB記的文件資料，搜索必然是極其重要的一環。Kass系統所擁有的強大的搜索引擎，完美的解決了“去哪找”“如何找”“速度慢”的難題。只要記得文件的文件名、創建者、修改者、創建時間、修改時間、文件類型、模糊關鍵字等任一相關信息，都能夠快速、準確的定位到所需文件，極大的提高了文件搜索效率。

　　文件存儲不單單是“找一個服務器、硬盤存一下”，它牽扯到了許多公司管理思路、個人喜好等問題。在規范的文件管理制度下，創造最科學、最易用的文件管理方式是開始網絡不斷為中國企業提供的解決方案。

　　選擇開始，即刻體驗極致的企業文件管理新方式!