電子會計檔案法律效力受肯定

　　為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》)進(jìn)行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱新《管理辦法》)，將于2016年1月1日起施行。

　　新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。

　　新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

　　新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

　　新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。以下要點需關(guān)注。

　　適用范圍

　　國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織管理會計檔案適用本辦法。

　　4類會計資料要歸檔

　　新《管理辦法》所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

　　(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

　　(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　符合條件的可只建電子檔案

　　為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《管理辦法》提出了如下要求：

　　一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

　　二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;

　　四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

　　五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　　六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;

　　七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

　　以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。

　　會計檔案保管期限分為兩類

　　近年來，國家檔案局對機(jī)關(guān)和企業(yè)文件材料的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)分別將企業(yè)管理類檔案和機(jī)關(guān)文書檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。另外，會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。

　　為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，新《管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。