河南鐵通工程公司修訂完善差旅費管理辦法

　　河南鐵通工程公司為進一步加強和規(guī)范公司差旅費管理，重新修訂完善差旅費管理辦法。

　　該公司根據(jù)省分公司《關(guān)于印發(fā)〈鐵通河南分公司差旅費管理辦法〉的通知》(豫鐵通財〔2015〕60號)規(guī)定，本著“勤儉節(jié)約、提高效率”的原則，結(jié)合公司實際情況，重新修訂了《河南鐵通工程公司差旅費管理辦法(試行)》。

　　新辦法強調(diào)公司員工出差按規(guī)定報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，從嚴(yán)控制出差人數(shù)和天數(shù)，嚴(yán)禁無實質(zhì)內(nèi)容、無明確公務(wù)目的的出差活動，嚴(yán)禁以任何名義和方式借出差之名變相旅游，嚴(yán)禁無實質(zhì)內(nèi)容的學(xué)習(xí)交流和考察調(diào)研。

　　同時，規(guī)定員工出差期間不得違反規(guī)定用公款宴請、游覽和與工作無關(guān)的參觀，不得接受下級或其他單位贈送的禮品、禮金和土特產(chǎn)品，不得參加各種形式的高消費娛樂活動等。此外，重新對公司員工因公到公司常住地以外出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費等標(biāo)準(zhǔn)，均按省分公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進行了重新核定。

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　　電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

　　電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

　　電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

　　電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

　　電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。