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      第一、充分的會前準備。會議是需要精心準備的，即使對于非常緊急召開的臨時會議，也是如此。

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      （3）會議室的準備：如果可以選擇，會議室的空間應該比參會人數所需空間稍小一點，這樣擁擠的空間容易讓人產生興奮感，從而促進踴躍發言。對于5—30人的會議，座位的擺設應以圓形或半圓形為主。

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      第二、具體且明確的目標，并且時刻記住會議目標。會議要討論什么以及要達到什么結果已經明確的在備忘錄中作了描述，會議組織者只需要讓每一位與會者清楚地記著會議的目標，以及在討論過程中，時刻圍繞目標而進行討論。

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      （1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會人員會議的目標或導論的主題。當有人偏離會議主題，應及時予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應該禮貌但堅決地打斷他的談話，然后將更多說話的機會讓給內向的人員。

      （2）保證與會人員在發言時不會受到其他參會人員的攻擊。當與會者相互攻擊時，應加以制止。并再次聲明會議的目標是解決問題，而非爭論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動接受非贏即輸的結果。

      （3）保持中立。主席是本次會議的主持人，他的選取應該由與本次討論沒有利益關系的人員擔任，通常從其他部門或外部聘請人員。

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      （1）抓住發言者的關鍵意思記錄。寫字的速度永遠趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發言。如果不確信是否正確理解發言人的意思，可以和發言者進行確認。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認。

      （2）借助各種符號。在關鍵字上可以標注下劃線、星號或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內容分類的問題。

      （3）牢記自己的職責——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時候，避免產生不信任。如果發言者對所記錄的內容有異議時，要按照其所提的意見進行當場的修改。

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      第四、會議時間的選擇。會議應該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯前、周末或是周一等（這些時間是目前大多數企業開會的主要時間）。

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      第五、總結與跟蹤。會議結束時，由會議主席總結會議成果，尤其要在會上明確，會議達成的結果分別由哪些部門或個人負責落實解決。會議結束后，由記錄員整理會議記錄，并將會議記錄發給與會者。會議的最高管理者，或是此次會議的發起者負責跟蹤會議結果的落實情況。