受験準(zhǔn)備の公文書を書いてシリーズを書きます：何が公文書ですか？

公文書は厳格な定義を持っていて、我が國(guó)の機(jī)関、団體、企業(yè)の事業(yè)単位が公務(wù)活動(dòng)の中で使う法定の効力と規(guī)範(fàn)的なフォーマットの文章様式で、その中、法定の公用公文書は法律に基づいて規(guī)定して確認(rèn)したので、普遍的に使う公文書で、公文書の中で最も厳格な規(guī)範(fàn)の1種です。

「國(guó)家行政機(jī)関公文処理弁法」「総則」の第二條は、「行政機(jī)関が行政管理の過(guò)程で形成した法定効力と規(guī)範(fàn)體式を有する文書であり、法により行政と公務(wù)活動(dòng)を行う重要な手段である。」

國(guó)務(wù)院が2000年8月24日に発表した「國(guó)家行政機(jī)関公文処理弁法」によると、現(xiàn)行の法定公用公文書は全部で13種類、14種類あります。また、中國(guó)共産黨中央弁公庁が1996年5月3日に発表した「中國(guó)共産黨機(jī)関公文処理?xiàng)l例」は14種類の公文書を規(guī)定しています。

事務(wù)的文書は役所常用的文書の體裁ただし、上記の公文書が持つ法定効力はない。申論試験の範(fàn)囲內(nèi)では、主に業(yè)務(wù)用文書、経済、法律、科學(xué)技術(shù)、禮儀などの応用分野の事務(wù)文書に関連しています。

　　事務(wù)的文書広義の「公文書」の分枝であり、法定公文書と違って、使用者は國(guó)家行政機(jī)関に限らず、法定効力を持たない。法定公文書との最大の共通點(diǎn)は機(jī)能が同じで、形式が近いことで、公務(wù)活動(dòng)のサービスであり、比較的固定的な規(guī)範(fàn)式がある。

常用事務(wù)的文書は20種類あります。（一）計(jì)畫（二）総括（三）狀況総合（四）調(diào)査報(bào)告書（五）研究報(bào)告書（六）敘職報(bào)告書（七）提案（八）講演原稿（九）講演詞（十）布告制度（十三）規(guī)程（十四）計(jì)畫（十五）弁法（十）細(xì)則（十七）公約（十八條）規(guī)則（十八大事記（二十）會(huì)議記録）。

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1）あなたの毎日の元?dú)荬蕰r(shí)期を知っています。朝9時(shí)ごろに仕事が一番効率的で、一番難しい仕事はこの時(shí)にして完成します。

2）毎日1、2時(shí)間を集中して手元の緊急の仕事を処理し、電話に出ない、會(huì)議をしない、邪魔されない。これで手柄が倍になる。

3）重要なメールをすぐに返信し、重要ではないものを廃棄します。それらが積み重なったら、かえって時(shí)間がかかります。

4）任務(wù)リストを作成し、すべての項(xiàng)目と約束を効率マニュアルに記入する。必ず効率マニュアルを持って計(jì)畫通りに行動(dòng)するようにします。一人の一日の行動(dòng)のうち、約5%は非習(xí)慣的で、殘りの95%は習(xí)慣的です。

5）細(xì)かい時(shí)間を有効に使って、ものを読んだり、一つの書類を考えたりして、ぼんやりしないでください。

6）電話を返す時(shí)間を減らす。もしあなたが伝えたいのはメッセージだけなら、攜帯メールを送ってもいいです。

7）かかってくるかもしれない電話については、心の中でよく知っているようにしてください。そうすれば、あなたが期待している電話を受けた後、必要な各種の資料を速やかに見(jiàn)つけられます。その時(shí)、むやみに探してはいけません。

8）インターネットを利用して効率的に検索する技能を勉強(qiáng)して、インターネットで検索する時(shí)間を節(jié)約します。いつでも見(jiàn)つけられるように、あなたがよく見(jiàn)るウェブサイトを集めてください。

9）インターネットを使ってビジネス旅行の手配を簡(jiǎn)略化する。多くのホテルと航路はネットで調(diào)べて予約できます。

10）狀況が許す限り、他の人に仕事を分擔(dān)させることができます。何事も必ず自分でやります。自分を疲れさせます。そしていつまでもやりきれません。同僚に手伝ってもらったり、助手さんにもっと頑張ってもらったりしてもいいです。

11）フレキシブルなスケジュールを作って、必要な時(shí)には暇を見(jiàn)つけてもいいです。例えば、晝に殘業(yè)して、一時(shí)間早く事務(wù)室を離れてフィットネスに行きます。あるいは毎日10時(shí)間ぐらい働いて、金曜日にデートに行きます。

12）オフィスを出る前に翌日の仕事のリストを作っておくと、翌朝に來(lái)たら全力で対処できます。