職場メール十大忌

毎日たくさんのメールをもらっています。

長年の職場での経験をもとに、人気をまとめました。

忌み嫌われる

多くの人がメールを書くと、直接に用件を話します。「私は誰か知っているはずです」という感じです。「こんにちは」を使う人もいます。これらは全部マナー違反です。

正しいやり方は、相手が職位（姓＋職位）を呼ぶ場合、職位が分からないなら、姓＋氏/お嬢様を使うことです。

もちろんおなじみの場合は、両方の呼び方ができますが、この場合は非公式メールに限られます。

注意に値するのは、「こんにちは」を使うほうが「こんにちは」よりもっと禮儀正しいです。

むやみに呼ぶな。

比較的に禁忌したのはすべての人を管理してすべてマネージャーを叫ぶので、普通の従業員はもちろんとてもうれしくて、しかしマネージャーの職務より高い人を犯すことができます。

他人を呼ぶときは「副」を省きますが、できるだけ跳ぶのではなく、他人に降格させてはいけません。

例えば相手は副社長で、「名字＋社長」と呼んでもいいですが、「名字＋総経理」と呼ばないでください。相手が副社長であれば、相手を社長または社長と呼んではいけません。

三タブーはすべての人に回復する。

普通は送信者に返信するだけで、すべての返信が必要な場合が少ないです。相手は同時に多くの人に送ったかもしれませんが。

他人に迷惑をかけることを減らすために、「リプライ」機能を使えばいいです。他の人に寫し取る必要があるなら、できるだけ自分で実際の必要に応じて選択的に書いてください。

特に注意しなければならないのは、良いことは他人に寫し取ることができて、悪いことはできるだけ一対一で処理します。

もちろん、便利なメールのやり取りで口喧嘩する行為は、個人のイメージに影響を與えます。

差出人は「全員に返信する」という不職業を相手が勝手にクリックしないようにするために、大量の宛先を「密送」のところに置いて、本文の先頭の位置に受信者のグループ名を書いてください。例えば「各事業部経理へ」など、受信者が自分と同時にメールを受け取った人はどの人なのかを明確に把握して、迷惑メールの発生を避けられます。

四タブーボスを受取人の一人として數えてください。

よく手紙を書きます。何人かの受信者の中で、自分の社長はその中の一人です。これは社長にあまり尊重されていないと思われます。

社長への手紙なら、彼に単獨で書く必要があります。他の人を寫し取る必要はありません。

もちろん、上司に送ることはできません。他の人に寫し取ります。

私は多くの研修の場で學生に聞いたことがありますが、もし彼らが社長から手紙をもらったらどんな反応がありますか？彼らは信頼されていない感じがあり、脅威の味もあります。

社長がある関連事項を知る必要があれば、他の人に送ると同時に、社長に寫し取るのが妥當です。

例えば、一つの提案についてみんなの提案を求めるなら、社長にコピーして送ることができます。同時に社長の意見を求めるなら、単獨で社長に送るか、あるいはコピーして送ると同時に、本文の中で単獨で「社長に教えてもらいます」という文を書きます。

人の名前は並べ替えません。

受信者（CCを含む）が一つ以上であれば、メールアドレスの位置、本文の位置、または添付ファイル內であれ、並べ替えが必要です。

最も禮儀を重んじる方式は職務の高低によって並べ替えて、同じ職位は名字の字母の順序によって並べて、職位を知らない時は字母の順序によって並べてもいいですが、重要なメールはこのようにすることを勧めないで、特に重要な取引先。

內外の區別がある時は、お客さんを先とします。

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六忌不同

ある人は全體のメールを最初から最後まで書いて、小説のように、眉目がはっきりしない感じを與えて、読みたくなくて、自然に処理の効率に影響します。

オススメの方式は、できるだけ一つの表示ページで全文を完成し、一つの核心的な意味を殘してから二段目を空欄で書くことです。話したことが多いなら、番號をつけてもいいですが、一回は三項を超えないほうがいいです。そうでないと覚えにくいです。

もちろん、受信者の狀況に応じて、サイズやフォントスタイルなどを調整することができれば、最適です。

例えば相手は全部50代の指導者で、適當に大きいサイズに調整して、相手が読むようにして、回復の効率を高めました。

七忌の重點は目立たない。

今の職場のストレスや情報の氾濫は、一言一句で完璧なメールを読むことを許しがたい。

したがって、手紙を書く人は、最も核心的な語を強調して、太字、拡大記號、書體、色などを含む。

しかし、公文書では通常黒と青しか許されません。ポスターの役割に相當する時だけカラーを適當に使うことができます。

メールのタイトルは重要です。行動性が強く、キーワードだけを使って、虛辭を削除します。

行動や結果に関する言葉は文頭の【】に入れて、具體的な內容を書きます。例えば、タイトルは「【9日前に確認してください】xx會議の日程」と書いてもいいです。

感謝しないでください

感謝の習慣がない人もいますが、メールの返信率が低い主な原因です。

協力を求めたり、質問を聞いたり、助けてもらったり、教えてもらったりするだけでも、相手の善意や協力に感謝します。

たとえ上司が相手に協力を命じるとしても、感謝の意を表すと自分の修養があるということです。

多重終了語を禁ずる

手紙の最後には、「おめでとうございます」「ご無事をお祈りします」「お仕事をお楽しみください」などの挨拶を同時に書く人が多いです。

実は、一番適切な結語でいいです。

送信者が事前に署名ファイルを設置していることが明らかになっています。中には挨拶があります。送信前に必ず確認してください。

上記のような狀況を避ける方法は、署名ファイルから挨拶を抜き、署名と連絡先だけを殘してもいいです。

十戒無署名

署名しないで、言外の意味、相手はメールの住所から自分が誰かを判斷することができるべきで、あるいは“そんなに遠慮しないでください”、このようにすると相手に多くの不便をもたらすことができて、仕事の効率にも影響して、電話をかけて具體的な事を疎通したい時、更に調べなければなりません。

差出人は自分を中心にして、相手の輪を知っていると思い込んではいけません。実はそうではないです。誰からのメールか分かりません。

署名は相手を尊重することであり、自分を尊重し、宣伝することでもあります。

そして、事前に署名ファイルを設置して、自分の便利な連絡先を添付してください。

以上のルールはメールを書くのにも同じです。例えば相手を呼んだり、署名したりする場合、相手の立場に立って具體的な內容を一度に書いておきます。

書いています。サインのないメールをもらいましたが、この番號は私の攜帯電話のアドレス帳にないので、すぐにメールで「すみません、攜帯を変えたばかりです。まだ通信録を導入していません。どうやってあなたを呼びますか？」

すぐに返事をもらいました。「私は花ですよ。^v^)」。

いつ知り合ったのかは本當に思い出せませんでした。「すみません、検索したい內容が見つかりませんでした。」