公文書の書き方

ことばを引く

科學技術の飛躍的な進歩により、経済競爭が激しくなり、人類社會が情報時代に足を速める今日、公文書は黨政機関、人民団體と企業事業機関のために指導を実施し、公務を処理し、情報を疎通し、事務を連絡し、企業の意思決定を伝達する中でますます重要な役割を果たしています。

何ですか

公文書とは公務文書の略稱で、國家機関が行政管理の過程で公務を処理するために定められた様式で作成した文書です。

公文書係

各種企業において、公文書は一般的にビジネス文書であり、主に紹介報告、案內、會議紀要、業務計畫の要點、會社及び製品紹介、手紙、講演原稿、フィージビリティスタディ報告、業務総括、市場調査報告、説明などに分けられます。

公文書で書きたいのです

公文書の書く手順と方法は大體普通の文章の書き方と似ていますが、公文書の性質、作用及びその創作要求の違いから、書く時にも注意しなければならない問題があります。

公文書の作成は通常以下の手順で行われます。

一、主旨を明確にする

どの公文書も仕事の実際の必要に応じて作成します。

ですから、ペンを動かす前に、まず本文を出す主旨、すなわち文章を出すテーマと目的を明らかにします。以下のいくつかの內容を含みます。

1、文書の中心內容は何ですか？例えば、関連業務の改善について、主に現在の狀況を提出しますか？どのような問題がありますか？解決方法、協力事項が必要です。また要求事項があれば、上級機関に答えてもらったり、問題を解決したりします。

2、書類の內容によって、どんな種類の書類を採用するつもりですか？例えば、仕事の狀況を報告するか、特定のテーマの報告書を書くか、または狀況の簡単な報告を書くか；下級の文書に反映される問題に対して、指示または返信を書くか、それとも規定性のある通知を書くかなど。

3、文書の送信範囲と閲覧対象を明確にする。

例えば、上司に仕事を報告するか、それとも関係機関に経験を紹介するか、指導者や関係部門の人に読んでもらうか、それとも全員に伝達するか。

4、文を送る具體的な要求を明確にする。

例えば、相手に理解を求めますか？それとも相手に返答を求めますか？文書を受け取って機関が実行を徹底するためですか？それとも実行、研究の參考、意見を求めます。

つまり、文章を作るにはどのような方法を取るかを明確にしなければなりません。主にどのような問題を述べ、具體的にどのような目的を達成するかは、これらの問題に対してのみ心の中にあることを実現してこそ、落書きを起草することができます。

二、関連資料を集めて、調査研究を行う。

発文の目的とテーマが明確になったら、このテーマをめぐって資料を集めたり、一定の調査研究を行うことができます。もちろんこれも具體的な狀況によって、公文書を書くつもりではありません。

例えば、短いお知らせや公告を書くつもりです。専門的に資料を集めたり、調査研究をする必要はありません。本文の主旨を明確にしてから、少し考えて書いてもいいです。

しかし、問題に対しては複雑で、具體的な分析とまとめが必要です。長い文章の文書を作成する場合、作業計畫を立て、仕事のまとめ、規則、條例、仕事の指示などを起草します。

どのように公文書を書くつもりで材料を集めて調査研究を行いますか？

例えば、本部門の年間計畫を立案するには、まず、去年の仕事計畫と仕事のまとめを見たり、先進企業に関する同種の仕事計畫を參考にしたりして、本部門が今年直面している情勢、今年のセンター任務の上級要求などを検討しなければなりません。

つまり、材料を集めて調査研究するということは、根回しの過程であり、全體的、大量の素材を把握して問題の各方面を知るためであり、そして分析思考によって認識の飛躍が生まれる。

三、大綱を立て、構造を整える。

材料を集めた上で、作文の大綱を立てる。

大綱は作成する文書の內容の要點であり、それの主要な枠組みを描き出して、正式に筆を執る前に、全編を全面的に手配し、胸中に成竹があり、文章を順調に進め、途中で手が回らないようにする。

要點の詳細は、文書の具體的な狀況と個人の習慣、文章の熟練度によって決められます。

紙幅の短い文書は、文書の構造を大まかにアレンジして、まず何かの問題を書いて、順番に何かの問題を書いて、主にいくつかの意味に分けて書きます。

紙面が長く、重要な書類は、比較的詳細な要約を作成する必要があります。書類を含めていくつかの部分に分けて、それぞれの部分にいくつかの問題があります。

大綱の文字は多くなくても、文字の上で推敲する必要はありません。

もちろん、集団で検討したり、指導者に回覧する要綱は除外します。

大綱を書くことは重要な構想過程であり、文書の基本的な観點は関係者を集めて集団討論と修正を行い、大綱が日増しに改善されるようにする。

二人以上で分業して共同で書いた文書は、文書を書く要綱を共同で研究し、前后の繰り返し、脫落や矛盾が起こらないようにします。

四、本文を書きたいと思います。

構造が整いましたら、要求通りに順番を決めて、開宗明義、主題をぎゅっと締めて、本文を書きたいです。

文章を書く時の注意點：

1、観點が鮮明で、用材が適切であること。

つまり、材料を視點で統率し、材料を視點にサービスするということです。

材料を使って問題を説明して、材料と観點を統一するようにします。

文章を書く中で、観點を明確にして、用語はあいまいにしてはいけなくて、あいまいで、意味を満たしていないで、似て非のようです。

観點がはっきりしないと、何を言っているのか分かりません。

一部の文書には、観點だけを言っても実際の資料がないと、抽象的で根拠に乏しいと感じられ、納得できない。

材料を羅列するだけでは明確な観點がないと、何の問題を説明したいのか、発文の意図が分かりません。特に狀況報告、仕事報告の紹介がよく分かりません。

2、語句を簡潔にして、はっきり説明してください。

文書を書くには、用字をできるだけ節約し、紙幅を短縮し、簡潔で分かりやすくするとともに、説明の問題がはっきりしていることにも注意しなければならない。

五、繰り返し點検し、真剣に修正する。

初稿を書いたら、真剣に修正します。

文章を書くには工夫が必要です。

昔から、良い文章は繰り返し修正されています。文書を書くのも同じです。特に重要な書類は、いくつかの原稿を通して通過します。

1、テーマについての修正。

テーマが明確かどうかを見て、テーマ論述が集中するかどうか、テーマ発掘が深いかどうか。

2、観點の修正について。

公文書を修正するには、観點が正しいかどうか、表現に問題がないかを考慮しなければならない。

3、材料の修正について。

資料は文書の基礎であり、正確な観點があり、また適切な資料を通じて表現されます。

4、構造の修正について。

文書の全體構造の修正を含め、文書の構造をより厳密に修正します。

5、言葉の練習について。

主に違和感のある語句、不規範な文字、句読點を修正します。

仕事を修正するには、真面目で細心で、十分な忍耐と絶えず改善する精神が必要です。

いくつかの一般的なビジネス文書

指示を仰ぐ

指示を仰ぐのは、部下が上司に決斷、指示または承認事項を要求するために使う承認文書です。

指示を仰ぐ特徴

一、対応性。

重要な決定、重要な方策決定、人事配置などの問題、および仕事における新たな問題、新しい狀況、または克服できない困難があれば、「指示を仰ぐ」という文章を使うことができる。

上司に指示、決斷または回答、承認をお願いします。

したがって、「指示を仰ぐ」ということは、強い対応性を持っています。

二、バッチ性を示す。

指示を仰ぐのは的確な上り文であり、上級指導者は提出の申請事項について、同意するかどうかにかかわらず、明確な「回答」を與えなければなりません。

三、単一性。

一文の事柄を示してください。普通は一つの受文指導者だけを書いて、同時に他の指導者に提出する必要があっても、コピー形式しか使えません。

四、時効性。

指示を仰ぐのは、當組織の現在の仕事における狀況と問題に対して、上級機関の指示、承認を求める公文書であり、適時に発送することができれば、問題が適時に解決されます。

指示の區分

內容、性質によって、以下の3つに分けてください。

一、指示を仰ぐ。

二、承認を求める。

三、指示を仰ぐこと。

案內の仕組み、內容、書き方

ヘッダと本文と末尾の三つの部分から構成されています。その各部分のフォーマット、內容と書き方は以下の通りです。

首にする。

主にタイトルと主送機関の二つの項目の內容が含まれています。

1、タイトル。

案內のタイトルには、一般的に2つの書き方があります。一つは発行機関の名稱、事由と文種の構成があります。

「****グループの****に関する指示」のように、もう一つは事と文の種類から構成されています。

2、受文リーダー。

各指示はただ1つの文を受け取って指導することしかできなくて、多頭は指示を仰ぐことができません。

二、本文、その構造は普通、冒頭、主體、結語から構成されています。

1、冒頭。

主に指示を仰ぐ理由。

2、テーマ。

主に指示を仰ぐ事項を説明して、それは上級機関に提出する具體的な要求で、この部分の內容は単一で、一つのことを要求しなければなりません。

3、結語。

もう一つの段階で、その習慣用語には「當否、ご指示をお願いします」、「妥當かどうか、ご返事をお願いします」、「以上の指示を承認してください」、「以上の指示をお願いします。承認をお願いします」、または「以上の指示が正しくない場合は、各部門を回して実行してください」があります。

三、テール、その主な構造は落款と成文時間の二部分です。

注意すべき問題を示してください。

一、一文一事の原則。

二、資料は真実で、指導者の承認を得るために架空の狀況を作らないでください。

三、理由が十分であり、指示事項が明確であること。

四、口調が穏やかで、親切で、上司の重視を引き起こします。

報告

報告は下級が上司に仕事を報告し、狀況を反映し、意見や提案、質問に答えた陳述性の上り公文書です。

「報告」は陳述的な文體である。

「報告」は行政公文書の中の上り文種であり、「報告」を書く目的は上級者に本部門の狀況を把握させるために、本部門の仕事狀況と要求を理解し、上級指導者に適時に支持を與え、上級機関に問題を処理し、仕事を手配したり、ある決定に根拠を提供することです。

「下意上達」はレポート作成の目的です。

だから報告の內容は事実を並べて主として、客観的に具體的な情況を反映して、多すぎるのは議論と説明を採用しないでください、表現方式は概括を主として、語気は婉曲で、謙虛で、指導的な言語を使うべきでありません。

報告の特徴：

一、報告の目的は上司に仕事、狀況、提案、回答などを報告するために、まっすぐではない。

報告中の問題に対して、上級機関に正面から答えてもらうようにお願いします。だから、指示事項を持たないのです。これは指示を仰ぐとの重要な違いの一つです。

二、報告書では普通提案や意見を提出しません。

確かにある分野または一部の部門で報告書に提出された提案や意見を徹底する必要があるなら、上級機関に許可して関連部門に回して実行を徹底するように提案してもいいです。報告が承認されると、文書の添付ファイルとして発行されます。その権威的な依存性は承認機関に添付されます。

三、報告內容は「指示を仰ぐ」のように「一文一事」の要求がないので、一つの公文書の中でいくつかの事柄を総合的に報告することができます。階層構造は複雑です。

四、報告は部下から上司に情報をフィードバックするのに広く使われています。上下機関と縦方向の連絡をつなぐ重要な形式です。

上司に適時に仕事を報告し、問題を反映し、提案するのも、下級機関が必ず履行しなければならない仕事制度です。

報告の種類

報告は種類と內容に分けられています。報告性報告、回答性報告、報告性報告、定例業務報告があります。

書き方

報告の構造は一般的にタイトル、受文指導、本文、落款、成文時間から構成されています。以下にいくつかの報告の書き方を紹介します。

一、報告書

報告性報告は主に部下から上司に仕事を報告し、狀況を報告する報告です。

1、総合報告。

この報告は本社が一定の段階まで働いて、仕事の全面的な狀況について上司に報告するものです。

その內容は大體仕事の進捗狀況、成績や問題、経験や教訓、今後の仕事に対する意見や提案が含まれます。

この報告の特徴は全面的で、概括的で、洗練されている。

2、特定のテーマに関する報告。

この報告はある仕事の中のある問題に対して、上司に報告するものです。

二、回答性報告

この報告は、上司や管理職からの質問や要望に対して書かれた報告です。

このような報告は何を質問しますか？質問以外の問題や狀況には関わりません。

三、屆出書

報告性報告は主に下級から上級に書類、物件を報告するための報告書です。

書類や物件の根拠や目的、書類や物件に関する事項を一言で説明します。

四、定例業務報告書

定例の仕事報告は部下から上司に、仕事のために定期的に上司に書かれた報告です。

例えば、財務報告、費用支出報告など。

公告する

公告は企業內、外部に重要事項を発表するための公文書です。

公告の書き方

公告は厳粛で厳粛な公文書で、內容は比較的単一で、紙面が短く、単刀直入で、言葉が簡潔で明快です。

タイトル。

公告のタイトルには三つの種類があります。一つは完全なタイトルで、文を出す機関、事由、文の種類を含みます。二つは文を出す機関と文の種類以上の二つで、多く政府の機関に使われます。

二、本文

本文は主に主旨と説明で構成される。

主旨は単獨で作成し、短い一言でこの公告のテーマ內容を要約する。

公告根拠、公告事項の書き出しを説明する。

結びは普通「ここでお知らせします」を結語とします。

三、落款及び期日

公告日付にはタイトルの下に表示されているものもありますが、公告の最後に記入してもいいです。

重要な公告の落款箇所には発行単位を明記するほか、発行場所も明記しなければならない。

會議の要點

議事録は會議の狀況や議定事項を記録、伝達するドキュメンタリー文書です。

各機関、企業、事業體で開催されるワーク會議、座談會、シンポジウムなどの重要な會議に使われます。

會議の議事録は、會議の基本狀況、會議の成果、會議の議定事項を記載することによって、會議の精神を総合的に要約して反映させ、出席者に認識を統一させ、會議の後に全面的に事実どおりに組織の活動を展開する根拠を伝達します。

同時に「會議紀要」は、多くの方向に文を書くことができ、新聞を出すことと、同級の機関と交流することができる役割を持っています。

議事録の書き方

會議の議事録は一般的にヘッダ、本文、末尾の三つの部分から構成される。

その各部分の作文要求は以下の通りです。

首にする。

この部分の主な項目はタイトルです。

會議の議事録の中には成文時間などの項目があります。

會議議事録のタイトルは通常會議名と文種で構成されています。

例えば、****公司****會議紀要。

二、本文。

會議の議事録は本文の構造を前文と主體の二つの部分から構成する。

1、前言。

まず會議の名稱、時間、場所、司會者、主要議題、參加者、會議形式及び會議の主要な成果を要約します。

2、主體。

それは會議の核心內容で、主に會議の狀況と會議の結果を記載しています。文章を書く時は中心議題をしっかりとめぐって、會議の基本精神、特に會議で形成された決定、決議を正確に表現します。

會議で爭議がある問題と異なる意見については，ありのままに反映しなければならない。

三、尾。

署名と成文時間の2つの內容が含まれています。

電子公文書

インターネット化が進むにつれて、公文書はE-mailによって批読され、伝統的な事務パターンは革命的な変化を遂げていますが、現在國內ではオンライン公文書の批読を実現するソフトが不足しています。

電子公文書の書き方

電子公文書は主にテーマ、事項または添付ファイルから構成されています。

一、受取単位/人

二、単位/人を寫し取る

三、テーマ。

公文書のタイトルと相當しています。

四、事項。

公文書の主な內容は、発文目的、事項など（日常の公文書との連攜方法と一致）であり、関連文書や報告書などを提供すれば、添付のように発送することができる（明記する）。

五、落款。

署名と書類作成の時間は直接の指導者に提出するのがいいです。