事務書簡の様式と要求

事務書簡とは、さまざまな問題に関連して、仕事の打ち合わせに連絡する手紙のことです。この手紙の形式と書き方は厳しいので、特に慎重に扱ってください。

1.事務書簡の形式

事務書簡は通常次の7つの部分から構成されています。手紙の宛先、宛名、呼び方、本文、結び方、サイン、その他です。なお、事務書簡には以下の項目があります。

2.事務書簡の作成要求

ヘッダ:

手紙のヘッダは手紙の中の上にあります。會社名、住所、電話番號、ファックス番號、電報書留、會社の責任者の名前などが印刷されています。ヘッダのデザインは美しく、簡潔でなければならない。

手紙のヘッダを一時的に印刷する場合、差出人の名前と住所は、便箋の右上に書いて日付の上に置いてください。正式な手紙は第一ページの便箋に印刷するか、またはヘッダを打つだけで、他のページは空白の便箋が使えます。ページ番號と受取人の名前と日付を記入すればいいです。

日付:

事務書簡の日付は書き落としてはいけません。日付は手紙の頭の下から四行から六行の右にかけます。または差出人の住所の下にかけます。月は略字を使わないほうがいいです。數字で表してもいいです。二つの書き方があります。英式は19（th）Appril、1995；アメリカAppril 19、1995です。英式表記日は先に、月は後で、アメリカ式は逆です。全部數字を使って日付を表すと、誤解を招きやすく、使用を避けるべきです。

受信者名と住所：

封筒の宛名と住所は同じです。普通は手紙の左側にかけます。日付より二、三行低いです。手紙の最後の左側にかけて、サインの下で二、四行ぐらいのところにもあります。

受信者の名稱はどのように並べばいいですか？受信者の決められた方式によって、禮儀と正確さから、勝手に変えないでください。

敬語の使い方や略書きにも一定の習慣があります。例えば、Mr.

男性の名前の前に冠れています。Messiears（Messiears）は英語Mr.の複數で、Gentlemenに相當し、人名を含まずに冠詞theを冠する會社名は、Messrsを使用しません。イギリスでは、社名に人名が含まれている場合はMessrsを多用します。例えば、Messrs.Lake Kane＆Co.Ltd;Mrs.既婚の女性の場合は、夫の姓を後に書き、Mrs.Jund;Missは未婚の女性で、その複數はMisses;Dr.（Doctor）は博士の名前の前で、Rev（Reverend）は神職の名前の前で、冠詞theを付けることができます。また市長、內閣部長、議員、大使、裁判官の名前を前にHon.を使い、大統領、社長、會長、大學の校長の名前を前にPressを使い、教授の名前を前にProfを使う。

手紙の中の住所の書き方は英米の形式の違いが大きいです。アメリカの書き方：表札番號の前にはNo.がありません。後ろにも読點がありません。英式の書き方は逆です。例えば:

Mr.Clark Cooper

第8位、Queen Victoria Street

ロンドン、E.C.2

エングラランド

注：E.C.2はロンドン東區2を指す。

名前:

事務書簡の中の呼び方は丁寧な呼び方であるべきです。公文書では正式な丁寧な呼び方を使う。Sirs。會社の行番號などの商業手紙はDear sirsが多く、イギリス人はその後もコンマをつけます。アメリカ人はGentlemanで會社の行番號を呼んでいますが、複數に限られています。その後はコロン、Gentleman、Dear Gentlemanは使いません。受信者が職名だけで名前がない場合は、単獨でSirを使用してはいけません。Sirの前にDearを追加します。つまり、Dear Sirです。「Dear Sir Lewes」などの姓を書くこともできます。

本文:

本文は手紙の內容、主體です。本文は呼稱下の二行から始まり、上の方に書いてください。段落の間に二重の行が空いています。本文の文字はあまり長くなくて、特に頭と尾の二段は短くしてください。本文はタイプライターを打つ時、普通の紙は便箋の4分の3の位置を占有して、両側と便箋の上で適切なへりを殘して、下の空白はもっと大きいです。左の端は垂直にそろっていますが、右の方はできるだけそろっています。

最後のフレーズ:

結びの言葉は中國語の手紙の末尾の「××敬上」などに相當します。通常は手紙の最後の行に1、2行書いて、コンマをつけます。よくあるのは、Yours truly、Yours very truly、Truly yours、Very truly yours、Yours faithfully、Faithfully yoursです。受信者が個人であれば、Yours sincerrely、Sincerrely yoursが利用できます。

署名:

サインとは差出人の名前です。筆者を代表するものですから、形と書き方は固定しています。サインはペンが一番いいです。署名は模倣しにくく、かつ分かりやすくしなければならない。一般事務の手紙は、結語の下に5行分のところを空けてサインし、発信者の名前をタイプで打つことが多いです。職名を一つずつ出すこともあります。その署名フォーマットとルールは以下の通りです。

署名者が會社、行番號の名義を代表する場合、最後のソケットの下に大文字の単位名を書いてからサインします。

女性がサインするときは、返信する人が名前を正しく使うために、タイプライターの名前に注（miss）または（mrs）を付けます。

擔當者が不在で擔當者がサインを代行する場合は、by、forまたはperproという文字を追加します。

その他の事項：

その他の事項は、注意事項、事由、備考、添付ファイル、付言等を含む。

注意事項（Attention、略語：Attn）は、発信者が特定の人の注意を求める時に使うもので、「誰かにキスしてください」「誰かに注意してください」という意味です。手紙の「名前と住所」の下に置いたり、名前と同じ行の右側に置いたりします。

用件（Subject）は、手紙の主な內容を受信者が速やかに理解するのに便利であり、本文の上に位置しており、閲覧者に注意を促す。

調べに備えて、責任を明確にするために、後日の調査に便利です。手紙の下に差出人とタイピストの名前の最初の文字を書きます。その配列は多く、発信者の名前を略して大文字にして前に並べます。

添付ファイル（Eclosure、略稱はEnce）は、「発信者とタイピストの名前の最初の文字」の下に、いくつかの添付ファイルがあることを注記して、受信者の確認を容易にする。例えば、Ence.:One check(小切手が付いていることを指す)Ence，a/s(添付ファイルは手紙の中で述べたように、a/sはAs stated)です。

附言(Postscriptの略語P.S.)「付言」は合理的に使うべきで、普通は使わないでください。付言の主體と信文が別れた時、あるいは手紙が書き終わった後、また新しい狀況があり、また相手に知らせなければならない時にのみ使用できます。通常はP.S.で始まり、手紙の最後の行、添付ファイルの次の行に書きます。