日常の公務(wù)往來マナーのコツ

　　（一）面と向かってお辭儀をする

上司の來訪には，接待が行き屆いていなければならない.上司に引き継がれた仕事に対しては、よく聞いて覚えてください。上司は狀況を理解して、正直に答えます。上司が別れを告げる時(shí)は，立ち上がって見送り，互いに「さようなら」と言う.

部下が來たら、接待は親切にしてください。來客の禮節(jié)に従って応対する以外に、反映された問題に対してはよく聞き、即座に解けないものは遠(yuǎn)慮して返答します。訪問が終わったら、出発してお見送りします。

　　（二）電話応対のマナー

電話対応の基本要求：

（1）電話のベルが鳴ったら、まず電話機(jī)を取って自宅を名乗り、その後、相手の電話の意図などを聞きます。

（2）電話でのコミュニケーションは相手の意図をよく理解し、相手の話に必要な重複と相槌を打ち、相手への積極的なフィードバックを示す。

（3）電話帳を備え、重要な電話はメモを取るべきです。

（4）電話の內(nèi)容を話し終わったら、相手の話が終わったら「さようなら」で終わるべきです。相手が受話器を置いてから、自分で軽く置いて、相手に対する敬意を表します。

　　（三）紹介する時(shí)のマナー

事務(wù)室に來たお客さんは上司に會(huì)って、通常事務(wù)室のスタッフに紹介されます。お客さんを案內(nèi)して事務(wù)室の道を案內(nèi)する途中で、従業(yè)員はお客さんの左の前を歩いて遠(yuǎn)い位置を數(shù)えます。後ろ姿をお客さんに殘してはいけません。お客さんに付き添って上司に會(huì)いに行く間、頭をもたげて歩くのではなく、適當(dāng)な話をしたり、職場(chǎng)の狀況を紹介したりします。

指導(dǎo)事務(wù)室に入る前に、まず靜かにドアをノックして、許可を得てから入ることができます。部屋に入ったら、まず部屋の中の指導(dǎo)者に頭を下げてから、お客さんを指導(dǎo)者に紹介します。紹介する時(shí)は言葉遣いに注意して、手で合図しますが、指で相手を指してはいけません。紹介の順番は一般的に身分が低く、年齢が若い人を身分が高い方、年齢が高い方に紹介します。男性を女性に紹介します。何人かのお客さんが同時(shí)に訪れたら、職務(wù)の高低に応じて順番に紹介します。

紹介が終わったら部屋を出る時(shí)は自然に、気前がよく、より良い歩き方を維持して、家を出る時(shí)は身を翻してドアをそっと閉めるべきです。

　　（四）車で行く道事務(wù)室の従業(yè)員は指導(dǎo)者とお客さんに付き添って外出する時(shí)に注意します。

（1）上司とお客さんを先に行って、自分で後から上がります。

（2）自動(dòng)的にドアを開けて、指導(dǎo)者と客が座ってからドアを閉めます。普通車の右のドアを上とし、先とし、尊ぶべきです。だから、まず右のドアを開けて、ドアを閉める時(shí)は力を入れすぎないように注意してください。

（3）乗車する席にこだわりがあります。わが國(guó)は普通右が上で、左が下です。お客さんに付き添う時(shí)、お客さんの左側(cè)に座ります。

　　（五）物と物を渡す

物を渡したり、物を渡したりするのは生活の中でよく使われるしぐさです。

禮儀の基本的な要求は他人を尊重することです。したがって、物を渡す時(shí)は両手で相手に対する敬意を表します。例えば、名刺を渡す時(shí)、紹介して知り合ったら、お互いに名刺を交換します。名刺を渡すときは、両手を使って丁寧に差し出し、名刺の正面を相手に向けます。他人の名刺を受け取る時(shí)も丁寧に両手で持ちます。名刺を受け取ったらよく見てください。あるいは名刺の內(nèi)容を意識(shí)して話してください。名刺を受け取っても見ないでポケットに入れたり、散らかしたりしてはいけません。

　　（六）會(huì)議マナー會(huì)議の共通マナー主に以下の點(diǎn)があります。

　　（1）會(huì)議通知を出す時(shí)は、日のを明らかにすること。

　　（2）會(huì)議通知を作成する予定です。會(huì)議通知は、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議のテーマ、參加者などを明記しなければならない。參加者の準(zhǔn)備ができるように、一定の時(shí)間前に通知します。

　　（3）會(huì)場(chǎng)を整える。會(huì)場(chǎng)の大きさは、會(huì)議の內(nèi)容や參加者の數(shù)によって決まります。會(huì)場(chǎng)が探しにくいなら、會(huì)場(chǎng)の近くに道しるべを設(shè)けて教えてください。

　　（4）會(huì)議の時(shí)間はコンパクトにしてください。「マラソン」式の長(zhǎng)蛇の會(huì)を開くと、上で長(zhǎng)い報(bào)告をしていますが、下ではあくびが絶えません。ですから、「小柄で精悍」で、時(shí)間を有効に使って、実質(zhì)的な問題を議論することは、會(huì)議のマナーの中で非常に重要なことだと思います。

　　（5）送迎マナー。大規(guī)模または中型の會(huì)議は、會(huì)議參加者に対して、送迎の仕事をしっかりと行います。普通は會(huì)議の前に會(huì)務(wù)グループを作って、専門的に関連問題を処理します。