機關公文中常出現(xiàn)的格式錯誤

　　發(fā)文機關標志，是文件首頁上紅色的制發(fā)機關名稱，可以說是公文的“臉面”。當前有以下使用錯誤：

　　一是發(fā)文機關標志大小失當。發(fā)文機關標志的字形大小應該恰當美觀，不應過大或過小。

　　二是發(fā)文機關標志不正確。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機關名稱加“文件”二字組成，一種是單獨使用發(fā)文機關名稱。這個名稱應該是全稱或者規(guī)范化簡稱。當前，有的機關名稱全稱和簡稱并用，有的機關仍使用發(fā)文機關名稱加文種“(××)”的形式，均不規(guī)范。

　　三是聯(lián)合行文時格式不當。有的“文件”二字沒有“以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布”。

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　　隨著企業(yè)信息化的要求，國有企業(yè)的文檔管理雖然實行了電子化、網(wǎng)絡化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機構將文檔轉(zhuǎn)化為知識的能力嚴重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進入休眠期乃至死亡期，進而導致掌握著企業(yè)最有價值信息的文檔機構在數(shù)字化時代不斷邊緣化。雖然文檔機構所收藏資源實現(xiàn)了數(shù)字化儲存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實際價值意義。

　　隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡化時代的來臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實體管理、信息管理、知識管理過程，這演化過程實際是文檔價值的升華與知識內(nèi)涵的拓展過程。知識管理是指通過對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用,并且通過促進知識共享、鼓勵知識創(chuàng)新、實現(xiàn)知識增值，從而來提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力。基于文獻的梳理，文檔管理與知識管理的研究集中于構建知識管理的要求。筆者認為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識資源，是企業(yè)知識管理的基礎;同時，文檔管理是保護企業(yè)知識產(chǎn)權的有力武器。

　　知識管理是實現(xiàn)隱性知識價值的途徑，而文檔管理是對顯性知識的管理。從文檔管理與知識管理的性質(zhì)來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結(jié)構化，實現(xiàn)文檔的利用價值;而知識管理是通過對文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉(zhuǎn)化為知識資源。從文檔管理與知識管理的共同性質(zhì)來看，它們都是對信息資源進行加工，提取出有價值的信息，為企業(yè)提供服務。

　　業(yè)務流程再造是企業(yè)管理對組織流程重組的一種管理思想。文檔業(yè)務流程再造是以文檔業(yè)務流程為改造對象和中心，以關心客戶的需求和滿意度為目標，對現(xiàn)有的文檔業(yè)務流程進行根本的再思考和形式的再設計，使得企業(yè)能最大限度地適應新形勢下的現(xiàn)代經(jīng)營環(huán)境。文檔管理的流程再造是以文件管理的流程為基礎，實現(xiàn)文件“產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀”流程的改造與知識管理的前端控制，流程再造是根據(jù)文件管理的流程實行文件前端控制，主要是對企業(yè)內(nèi)部文檔而言，將產(chǎn)生于職能部門的文檔，經(jīng)過初次加工，送入文檔機構，由文檔人員根據(jù)企業(yè)文檔管理的標準體系進行再次加工，然后進行歸檔，通過數(shù)據(jù)挖掘的知識管理平臺提取知識，最后通過服務平臺提供給用戶。

　　傳統(tǒng)的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能，但是基于知識管理的文檔管理模式中，更要重視知識的產(chǎn)出，重視資料背后隱藏的有價值的知識。這要求作為參與信息管理、知識管理的工作人員提高自己的素質(zhì)與工作能力，掌握管理學和現(xiàn)代企業(yè)管理知識，熟悉企業(yè)業(yè)務流程，同時懂得利用科學技術提高自己的工作效率。