矩陣管理模式中的遠程溝通與影響力

　　今年35歲的Emma是位國內(nèi)某知名高校畢業(yè)的博士，畢業(yè)后被某500強公司選拔進入其全球研發(fā)團隊，并被直接派往海外接受了為期2年的培訓(xùn)。回國后Emma作為中國研發(fā)中心科學(xué)家從事材料分析工作。

　　Emma在部門主管英籍主管Richard的領(lǐng)導(dǎo)下工作了4年， Richard被調(diào)回了歐洲研發(fā)總部并得到了提升。Emma因為良好的工作表現(xiàn)，接替了Richard在中國的職位，并繼續(xù)與Richard保持實線溝通與匯報關(guān)系， 同時也與中國的研發(fā)中心總監(jiān)保持虛線匯報關(guān)系，這是跨國公司常見的矩陣式管理模式，作為一名下屬有多個老板。

　　Richard回到歐洲任職后，每年的5月和10月都會來中國視察兩次工作，每次的接待工作都是由Emma全權(quán)負(fù)責(zé)。由于在中國的4年工作經(jīng)歷，Richard對中國的業(yè)務(wù)及環(huán)境相當(dāng)熟悉，對Emma這位老部下也是毫不客氣，每次來都要呆上整整一個星期的時間，并要求Emma全程陪同。Emma為了這位老板的大駕光臨，每次需要提前一個月甚至是幾個月的時間與老板的助理不斷郵件溝通，討論和制定行程計劃，按照老板的各種特殊需求一遍又一遍地耐心修改計劃。老板一年兩次的中國之行對Emma來說真是苦不堪言，耗費她個人相當(dāng)大的時間和精力，很多事務(wù)無法及時處理而被擱置，這也直接導(dǎo)致她手下管理的三個團隊20多位員工的日常工作也受到影響。

　　去年10月的中國之行， Richard又臨時提出讓Emma安排會見客戶，不僅要求見內(nèi)部客戶(即指公司內(nèi)各事業(yè)部的銷售和技術(shù)服務(wù)人員)，而且也要見外部客戶(即指公司產(chǎn)品的使用客戶)。對于老板突然提出的這一新要求，Emma 大傷腦筋，費了很多周折。因為工作性質(zhì)的原因，Emma平時與外部客戶接觸較少，因此對于老板的這一臨時要求，她第一反應(yīng)是這不是強人所難的“Mission Impossible”嗎?因為通常情況下預(yù)約外部客戶需要走流程，從提交申請到對方審批通過，再安排相關(guān)人員接待會晤，前后至少也要1周時間。Emma打了無數(shù)個電話，發(fā)郵件，找其他相關(guān)人員幫助協(xié)調(diào)，在她“堅忍不拔”的努力下，終于安排了兩家大客戶。Richard事后對Emma表示了歉意，也對她的工作能力大加贊賞。

　　老板特別喜歡吃中國菜，這次來特意要求體驗一些新概念餐廳。Emma平時是個生活簡單隨意的人，雖然和老板共事四年，但對老板的口味不甚了解，面對助理搜集來的一大堆菜單，湖南菜、云南菜、貴州菜……日韓料理，感到頭暈，不知如何是好。

　　今年Richard 在歐洲總部招了好幾名經(jīng)驗豐富的直接下屬，理由是支持中國的業(yè)務(wù)發(fā)展，因此作為中國研發(fā)中心的部門主管，Emma會定期跑去歐洲和總部同事們開會。歐洲總部的同事都是四十至五十歲的白人男性，在他們眼里Emma還是一個資歷尚淺的中國小女生。有一次歐洲開會回來，Emma耐心等著歐洲的同事把會議后承諾要發(fā)給她的材料發(fā)給她，可等了三周也不見任何音訊。突然有一天收到該同事的郵件，對方質(zhì)問她報告材料準(zhǔn)備好了沒有。這封郵件不僅抄送了很多同事，也包括老板。Emma感到很生氣，會議中明明是對方許諾由他準(zhǔn)備并會發(fā)給她的，現(xiàn)在倒打一耙反而質(zhì)問起她了。Emma知道這個時候去責(zé)罵對方、質(zhì)問對方都是不明智的舉動。她決定忍下了這個委屈，并吸取教訓(xùn)。吃一塹長一智，此后去歐洲開會后，Emma每次會在第一時間將會議紀(jì)要寫好并發(fā)給大家，防止類似的事件再次上演。

　　我給了她如下建議：

　　第一，提升自己在公司內(nèi)部及整個行業(yè)的影響力。作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)從專業(yè)知識領(lǐng)域出發(fā)，學(xué)會用更高更寬的視野去看待工作中的各種運營及戰(zhàn)略層面的問題，掌握其產(chǎn)品在行業(yè)內(nèi)的全球發(fā)展趨勢，并明確該行業(yè)在中國發(fā)展的特性以及與全球發(fā)展共性之間的有機關(guān)系，提出具有前瞻型的一攬子解決方案。另外，拓展有效的人脈資源，以獲取更快捷的信息、更高效的辦事渠道、開拓更廣闊的個人發(fā)展空間。

　　第二，巧妙處理與老板的關(guān)系。老板來中國名義上是視察工作，其實也可看作是公司給予老板的福利。所以除了安排一些工作上的事務(wù)，娛樂活動也是必不可少的環(huán)節(jié)。所以平時要做個有心人，學(xué)會觀察老板的品味和喜好，才不至于像Emma一樣因為不知道老板的口味喜好而臨場亂了陣腳。

　　第三，提高工作效率，給下屬創(chuàng)造更多的機會以促進他們的發(fā)展。面對各項繁重瑣碎的工作任務(wù)，首先要梳理出工作的大方向和著重點，同時學(xué)會將各項工作的實施流程標(biāo)準(zhǔn)化。這樣不僅可以簡化工作，也可以發(fā)揮更大的工作潛能。比如老板來中國的行程，Emma可以制定出一張基本行程表，將各項接待工作標(biāo)準(zhǔn)化，其中細節(jié)可以根據(jù)老板的特殊要求再做調(diào)整。如此她完全可以將該項工作移交給下屬去協(xié)調(diào)，留出更多的時間和精力去處理其他更重要的事務(wù)。

　　第四，依賴心理，會使自己容易喪失主動權(quán)和行動權(quán)。依賴他人的結(jié)果往往會導(dǎo)致他人對你缺乏足夠的信心。如果一個人老是要期望老板先教給自己所謂的“新知識”后才可以進步，老板會逐漸失去對你的興趣并轉(zhuǎn)而關(guān)注那些更具有自我驅(qū)動力的人。