教你公文處理中的收、發文辦理

　　發文辦理

　　發文辦理“發文辦理是指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等程序”;為了提高發文辦理工作的水平和質量，下面就發文辦理各個環節中需要特別注意的問題及有關程序性工作，作些介紹，供參考。

　　(一)草擬公文。在區辦公室辦理文件過程中，我們發現草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當;二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據的政策不夠全面或不準確。比如，一些已經停止執行的文件或政策有時還作為行文依據;三是引文、結構層次序數、計量單位和數字應用等不夠規范等。針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應該注意以下幾點：

　　1、要認真學習與研究有關的政策法規，準確把握政策界限。各部門辦公室人員在接受一項具體的寫作任務后，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限。并根據本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規及其他有關規定”。“如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明”。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規定”的目的、原因以及所依據的政策、法規，做到有理有據，又符合實際。2、要認真領會機關領導的意圖。公文是為解決具體問題而制發的。機關領導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據本單位的實際情況貫徹執行黨和國家的方針政策，執行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結合本機關、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認真領會領導的意圖。領會領導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：

　　(1)領導布置這個寫作任務的目的、背景是什么?

　　(2)領導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題?

　　(3)領導對文稿的內容提出了什么要求?

　　(4)領導對文稿的文種有什么要求?

　　(5)受文對象是誰?

　　(6)受文對象曾提出過什么問題?發文者的態度和意見是什么?如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現領導的寫作意圖。對領導意圖，凡屬正確的要堅決執行，不完善的要補充或誠懇地提出自己的不同看法，努力做好參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。

　　3、要正確使用文種。文種的使用剛才已經講過。

　　4、引文、結構層次序數、計量單位、數字、緊急程度等一定要規范。《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規范要求，但實際執行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引;層次序數混亂，不知是哪一條哪一款;計量單位習慣于用“斤”，而不用“公斤”;數字應用前后不一，或該用阿拉伯數碼的卻用漢字;公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題。希望各部門辦公室的同志要認真學習，認真對待，以提高公文的質量，保持公文的嚴肅性。

　　二、公文涉及內容的協調擬制公文過程中，對涉及其他部門職權范圍內的事項要進行協商，取得一致意見后方可行文。這在發文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。

　　三、公文審核。公文送工管委領導簽發前，需經辦公室進行審核。負責核稿的人員，必依據《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關。審核的重點是：一是行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。二是政策。是否符合黨和國家的方針、政策;是否符合行文規則和發文辦理的有關要求;新出臺的政策規定有無依據、有無說明，是否切實可行;與本部門和有關部門的相關規定有無矛盾;涉及其他部門職權范圍的事項，是否經過協商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等。三是格式。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規定，文種是否恰當;文稿結構是否符合公文寫作要求。四是文字。表述是否規范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結構是否準確、合理;計量單位是否符合國家標準;行文、數字、層次、序數是否規范等。公文審核一般有初核、校核、審核、復審、審簽5個程序。根據開發區實際，區辦公室對草擬公文的程序進行了規范。凡是部門代工管委草擬的公文，擬稿人撰寫好稿件后，由單位的負責人進行初核;然后送辦公室秘書股進行校核，辦公室負責聯系該口的同志進行審核;重要的文件送辦公室主任審核后，報工管委分管領導或主要領導簽發。今后，各部門代工管委草擬的公文，未經辦公室校核之前，不能直接送給工管委領導簽發，以免造成公文倒流，辦公室也不予編號。

　　四、公文簽發 “以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發”。各部門不能將代擬稿直接送工管委領導簽批。(五)公文復核、登記1、公文復核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復審。公文復核的目的是為了防止遺漏和疏忽大意，確保成文的質量。這是非常重要的一個環節。在以往的發文辦理中，習慣上總認為已經負責人簽發的公文就不會有錯，或者即使發現了欠妥之處，也習慣于以最后簽發稿為準，不認真去思考，或請求復核，造成個別發出的公文不盡完美。因此，在發文辦理中一定要重視復核環節。復核的重點是：審批、簽發手續是否完備;附件材料(在辦理過程中是否有遺失或缺頁)齊全;格式是否統一、規范，是否有錯別字、漏字等等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。2、發文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發文登記也是公文復核工作的有益補充。

　　收文辦理

　　收文辦理是公文處理工作的一項重要內容，也是辦公室工作的重要組成部分。收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。

　　(一)簽收、登記是收文辦理的基礎工作嚴格程序是保證收文準確、規范、高效辦理的基礎。任何機關辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發給本機關、本單位的;文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章;是否符合國務院《辦法》的規定。對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現公文的嚴肅性，也可以科學、規范地處理收文，提高辦理效率。簽收的公文要根據文件的秘密程度、文件的性質、實際工作需要、文件數量等進行登記。文件的登記范圍沒有統一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號(或順序號)、收文日期、來文機關、文件標題(內容)、密級、文件號、份數等。

　　登記方法主要有兩種：

　　(1)流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉送手續簡要記載在同一登記簿上。

　　(2)分類式登記法。就是根據本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，工委文件、管委會文件、省、州、縣各部門文件等。收文登記是文件處理的重要依據，也是秘書人員一項經常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現重號和跳號現象。

　　(二)審核工作是收文辦理的關鍵做好審核把關工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現公文的嚴肅性和規范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復。因為“請示”是要求上級機關答復的，而“報告”可不答復;有的文件由于沒有與有關部門和單位協商、會簽，而延誤了發揮效用的時間，甚至出現了相互矛盾的文件;有的文件由于行文格式不規范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環節。

　　(三)承辦是收文辦理的重點首先，要認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業務范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。第三，在仔細研究來文內容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。凡屬自己承辦范圍內的文件，如有領導批示意見，可以根據領導批辦意見辦理。未經領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規定或慣例等進行辦理。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或按領導意見再次會商，取得處理結果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認真、審慎、負責，并須報請一定層次的領導人審核同意后才能答復送文機關或來文機關。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答復問題。另外，為了加快文件處理速度，提高機關工作效率，對于送負責人批示或交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦。收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發文機關反饋辦理結果。