留言與傳話(huà)

　　當(dāng)別人傳遞給你一通電話(huà)留言，你希望知道的，是何時(shí)與何人打過(guò)這通電話(huà)給你。當(dāng)然，如果還能知道何故、何地或何事，對(duì)你更有幫助。稱(chēng)為他人傳達(dá)電話(huà)留言時(shí)，自然應(yīng)該取得這些資訊。當(dāng)你確定自己能做到這幾點(diǎn)時(shí)，你就展現(xiàn)出良好的商業(yè)禮儀。

　　精確，記下來(lái)電者的全名，確定無(wú)誤，抄下對(duì)方電話(huà)號(hào)碼，如果可能的話(huà)，也問(wèn)及對(duì)方便于回電的時(shí)刻。

　　即時(shí)，盡速傳達(dá)訊息，告訴同事有人來(lái)電。但僅把字條擱在他辦公桌上，別以為他便會(huì)立刻留意到它。

　　在電話(huà)訪客方面，也要讓他安心，告訴他只要同事有空或回到公司，你一定馬上把留言交給他。提供來(lái)電者資訊時(shí)，要刻意維持自己的專(zhuān)業(yè)姿態(tài)。你可以說(shuō)，你這位同事去參加研討會(huì)，要到傍晚才會(huì)回到公司。可是你再進(jìn)一步討論到研討會(huì)的主題，地點(diǎn)，甚至主動(dòng)提供細(xì)節(jié)，恐怕就欠妥當(dāng)了。你不認(rèn)識(shí)對(duì)方，多說(shuō)無(wú)益，甚而禍從口出，可能會(huì)為你的同事帶來(lái)困擾。此處，就要運(yùn)用那四個(gè)。字口訣了：禮貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、專(zhuān)業(yè) BeprofessiOnal、謹(jǐn)慎 Be cautious。

　　順便一提，另外還有一個(gè)。字也應(yīng)該牢牢記住：

　　要能回應(yīng) Beresponsive;溝通的悲劇在于缺乏回應(yīng)。此處提到的是一般通訊，你若答應(yīng)回電或回信，就要履行自己的承諾。卡通插畫(huà)家寇爾提醒我們$不回信和不回電就表示其人的教養(yǎng)不夠。