設置權限體系 保證文檔的安全性

　　設置安全性

　　文檔的安全性問題，可以通過橫向和縱向的權限體系來解決。如前述每一個知識庫目錄都對應著相應的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應的映射關系，就可以通過橫向的權限設置來控制文檔。如財務相關的目錄主要是在財務部門來應用;營銷相關的目錄下文檔由營銷和市場部門來應用;業務部門發生的文檔主要在業務部門應用。這樣可以避免部門之間交叉泄露的可能性。

　　其次縱向文檔權限的設置。知識管理系統可針對每一篇文檔設置相應的安全級別。有些普通的文檔如企業文化、常用的規章制度等的安全級別是比較低的，是可以在企業內部最充分共享的。而有些文檔如合同、財務相關的機密報表信息等只能在小范圍內容共享，這樣就將其的安全級別設置得比較高。同樣還可以對系統中的每個用戶設置安全級別，將用戶的安全級別與文檔的安全級別對應起來，這樣就把縱向的安全體系定義清楚了。

　　橫向的安全體系與縱向的安全體系結合起來就構成了一個比較嚴密、規范、完善的文檔權限體系框架。在這個框架下，能夠保證企業里應該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會有將文檔泄露出去的機會。

　　知識管理文檔安全體系落實到每一篇文檔還有一些技巧，比如企業可以通過系統把一篇文檔的標題、目錄、摘要和關鍵詞共享，讓所有的員工都能看到，但是這篇文檔的正文或全文是可以通過系統控制，而不是共享給所有員工的。這樣可以保證看到文檔信息的員工在必要的情況下能夠通過文檔的授權獲取到文檔的全文。