設計知識庫目錄 有效分類海量文檔

　知識管理隨著在中國企業實踐的推移，得到了非常廣泛的應用。AMT咨詢多年來在研究知識管理及其實施的知識管理咨詢案例中發現，企業的高層在推進知識管理的時候會涉及到非常具體的內容，比如知識管理的戰略如何定?企業中的知識如何梳理?企業知識管理系統如何應用?解決這些問題的關鍵在于——文檔管理。

　　設計知識庫目錄 有效分類海量文檔

　　企業中每個員工、每個部門、每個業務單元都積累了大量的文檔。面對這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個完整的架構把這些文檔“框”起來?這就需要運用知識庫目錄的設置。企業可以按照部門、企業架構來設置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同的業務公司發生的文檔放在不同的業務公司文檔下，既用組織結構這個維度設置知識文檔目錄。但是這種分類方法可能會存在一些問題：當企業組織結構發生變化時，文檔的分類就需要調整，而這種調整是比較困難復雜的。因此在分類時，要將組織結構與職能部門的特點相結合。

　　知識庫目錄一般是分層級的，第一層可以按照企業大的組織結構來設置，比如集團、子公司A、子公司B這樣一個體系推進。第二層可根據職能部門的特點劃分。企業中的財務管理、人力資源管理等部門的職能具有一定的穩定性，如財務管理包含的成本管理、固定資產管理、財務報表管理等內容，這對任何一家企業來說都是相的。因此可按照這個維度設置知識庫的二級目錄。再比如營銷領域在管理學上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論。按照4p、5p的方式來設置營銷領域的知識庫文檔也是一個比較好的方法，就無須探討營銷領域的職能到底是在部門A還是部門B。

　　設置知識庫目錄需要遵循兩大原則。第一是相互獨立、完全窮盡。一篇文檔在一個目錄下存在了，就不在其他目錄下存在，目錄和目錄之間是相互獨立的，沒有重疊的部分，沒有交叉覆蓋的地方。完全窮盡是指知識庫目錄里面的文檔應該把企業的文檔“一網打盡”，避免出現有文檔找不到合適的目錄放的情況。

　　第二個原則是層級不宜過多。一般來講企業知識庫目錄設置不超過四層，如果超過四層，就會讓用戶在使用時感到不方便。如果創建、上傳一篇文檔的時候需要非常復雜地找到對應的目錄，是不便捷的。還要注意的是，在設置知識庫目錄的時候要以滿足用戶的需求為準則。不需要對設置知識庫目錄做非常深入、詳細的探討，只要滿足用戶需求即可。