如何回電話節(jié)約時間

　　我們先來分析問題，從回電話最普遍的方式說起，大多數(shù)情況可能是這樣：

1. 寒暄：謝謝對方來電，解釋為什么沒有接到電話，然后寒暄； 
   
2. 緩慢進入正題：對方重新描述較早前詢問的內(nèi)容，你再一一回應(yīng)； 
   
3. 互相感謝：以期對方以后工作上更好的配合； 

　　想想這3個環(huán)節(jié)，1和3對解決工作事務(wù)幾乎沒有直接有效的幫助，第2個環(huán)節(jié)，有信息的重復(fù)。

　　因公事回電話的理想情況是：控制時間的必須是你——因為對方只需要得到他所關(guān)心的答案就行了。可事情往往不會像我們想象或預(yù)計的那樣單純直接，比如，我們經(jīng)常遇到這幾種類型的同事（或客戶）：

1. 極度熱情，噓寒問暖型； 
   
2. 說話拖沓，半天想不起來自己想說什么型； 
   
3. 極端較真型，會一個詞用得準不準說上5分鐘； 
   
4. 八卦型（不解釋了）； 

　　以上的類型各有特色，相處起來不一定有問題。但在效率問題面前，你是有必要保持一定的“警惕”的。至于怎么辦——你需要找到回電話的竅門：不傷和氣、有效解決問題、同時還節(jié)約時間。而這個竅門的關(guān)鍵，就在于“時間”。確切地說，是三個時間段：

• 上班后的半小時內(nèi) 
  
• 中午吃飯前的半小時內(nèi) 
  
• 下班前的半小時內(nèi) 

　　解釋一下：上班后的半小時，很多人都沒有進入工作狀態(tài)，此時他們正在找今天要做什么，計劃等的都沒有做好。趁此時你給他們回前一天的電話，即便是安排了活，他們也不容易拒絕你（因為安排上的沖突還沒發(fā)生），而且對方會急于掛電話，著手安排自己的事情，或進入狀態(tài)。這個時間適合分配給分配給3型（極端較真型）的人；

　　中午吃飯前的半小時，無疑是個最美好的回電時間，這個時間要分配給2和4型。說話拖沓的，你幫他說，他只需要點頭；八卦的，中午吃飯有大把時間讓他八卦，不必非逮著你。這時你只要告訴他們你真心的想要快速解決問題，以免耽誤他們吃飯就可以了。

　　下班前的半小時內(nèi)：集前兩個時間段優(yōu)點于一身，分配給1型最好不過，當然其他型也可以用。下班前寶貴的時間，你應(yīng)該將之前不管多久攢的需回復(fù)電話全都打完。

　　從現(xiàn)在開始，你就可以試著去使用這個方法，既提高了工作效率，也不會因為在電話里過于“果斷堅決”而得罪人。