公司重要文件保管處理規(guī)定

精 彩 資 訊 ·香港大陸合力推出行政文秘專業(yè)培訓教程 ·讓你的個性在職場中張揚 讓女人味走開 ·“史上最牛女秘書”PK老板 職業(yè)安全感 ·在跳槽滋味中成長 首屆在廈門博客大賽 第一條 范圍本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事件執(zhí)行。 第二條 種類重要文件分為以下四種，分別處理。1最重要文件(日常用)。2最重要文件(非日常用)。3一般重要文件(日常用)。4一般重要文件(非日常用)。其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重 要程度輕于前者的文件。日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務中需要經常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文 件是指除特殊情況外不必經常查考的文件。 第三條 保管場所在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應按照如下規(guī)定加以保管，但根據文件的性質、 數量及處理方法的不同亦可作適當變更。1地下室內貴重物品庫應存在對于公司特別重要的材料。2各業(yè)務部門保險柜存放各部、室的最重要文件。3地下室倉庫存放以上文件之外的最 重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5現(xiàn)場保管(在各部、室的辦公地點以適當的方法整理保管)。上級對現(xiàn)場保管有特 別指示的時候， 保管人員應根據上級指示采用相應的方法保管。 表單填寫說明書甲 乙 丙 機密等級 計劃填寫日期表格名稱 表格編號 聯(lián)數 傳遞流程 名聯(lián)用途說明 表格性質 □月報表 □日報表 □ 記錄表 □聯(lián)絡表□分析表 □定期報表 □不定期報表 □記錄卡 使用單位 印制數量 使用年數 資料保存期限 資料來源及填表說明 表格審核過程 異常表示方式 第四條 分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。對前項文件進行保管時，同一內容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文件更 應如此。 第五條 重要文件的別行保管重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認除原件外沒有其他可以反映其內 容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時，需將該件做出表示其內容的特別標記 ，辦理另置安全場所保管的有關手續(xù)。 第六條 保管的主管部門重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務主管部門負責實施，倉庫內文的整 理保管由總務部門承擔。各業(yè)務主管部門應對各自保管的文件內容及保管位置加以記錄，并提 交總務部門。總務部在安置文件時應考慮到平時的使用頻率。 第七條 搬運、收藏時間將各業(yè)務主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時須遵照執(zhí) 行。1正常情況下文件處理完結時。2在特別緊急危險時。3在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時。 第八條 倉庫內的保管位置收藏文件在倉庫的位置，根據文件的數量等由總務部門決定。在搬運、收藏文件時要注意準 確無誤地將文件置于各自位置。當確認文件數量大，保管場所不足時，應預先與總務部協(xié)商 ，要求給予增加或變更保管場所。 第九條 銷毀處理對于保管期滿的文件，總務部門在征求業(yè)務主管部門領導意見后可予以銷毀。 第十條 向公司外轉移對于重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運至公司以外。分公司及工廠的文件，在無特別命令時除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿文件處 理方案呈報本公司總務部門。 簽發(fā)人 責任人簽名