出色管理者的時間管理

    不少管理者都有這樣的感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，時間還不夠用。”其實，只要有效地運用時間，就可以提高工作效率，在相同的時間里做更多的事，而且做得更好，成為一名出色的管理者。如何才能有效地運用時間呢？

    一、按照事務(wù)的類型來安排時間。大致來說，事務(wù)可以分為四種類型，管理者花多少時間，應(yīng)視其類型而定。

    ①緊急而且重要。包括與客戶洽談業(yè)務(wù)、未按時交貨、設(shè)備出故障、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。

    ②重要但不緊急。包括遠(yuǎn)景規(guī)劃、產(chǎn)品創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)等。這類事務(wù)看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務(wù)。如果不在這類事務(wù)上花最多的時間，管理者就是“不務(wù)正業(yè)”。

    ③緊急但不重要。包括批閱日常文件、工作例會、接打電話等。這類事務(wù)也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。

    ④不緊急也不重要。包括可不去的應(yīng)酬、冗長而無主題的會議等。對于這類事務(wù)，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會它，會出現(xiàn)什么情況呢？”如果答案是“什么事都沒發(fā)生。”那就應(yīng)該立即停止做這些事。

    二、每天首先著手最重要的工作。一般而言，管理者每天都必須處理許多事務(wù)。不少管理者錯誤地認(rèn)為，他們可先處理好最次要的事激勵自己，最后才面對最重要的工作。這其實是一種不經(jīng)濟(jì)的利用時間的方法。把它拖到最后來干，管理者經(jīng)過一天的工作，大都已疲憊不堪，很難有足夠的精力來考慮它，時間也不會很多，想把它做好很難。

    管理者這樣做的根本原因，是因為內(nèi)心深處有畏難情緒，回避最重要的工作。作為一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先著手最重要工作，用足夠的時間精力來處理它，并把它辦好。

    三、每天留些“機(jī)動時間”。管理者容易犯這樣的錯誤：用各種活動把一天的時間表排得滿滿的，以致沒有一點“機(jī)動時間”處理可能出現(xiàn)的各種突發(fā)事件。如果出現(xiàn)意外情況，管理者就不得不放棄計劃中的工作，來處理突發(fā)事件，而今日未完成的工作，就必須加進(jìn)明日的工作表中。工作是一場馬拉松，而非短跑，如此給自己加壓，管理者堅持不了多久。

    因此，管理者應(yīng)每天留些“機(jī)動時間”，即使沒有發(fā)生突發(fā)事件，管理者也可利用“機(jī)動時間”處理一些較次要的問題；或與員工聯(lián)絡(luò)一下感情；也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對明天。