三つの部分は通常の公文書を作成するのは簡単です。

提案書、宣伝原稿、講演原稿、提案、手紙などのように、これらの伝統的な文種は問題の中で異なっている回答要求を持っていますが、すべての公文書と応用文はすべてその宗派から離れません。その本文の部分は全體として三つの部分に分けられています。それぞれは、文を発すること、発文すること、終了することです。

一般的には、公文書、応用文は別段の結末をつけずに直接終了すればいいです。しかし、いくつかの文種が特殊で、終わりの言葉が必要です。例えば、提案書の終わりには希望の呼びかけがあります。また、通知があります。その終わりには通常「ここでお知らせします」となります。手紙は招待狀の場合、「ご光臨をお願いします」となります。返書結びの言葉は「ここでご返事します」で、質問狀ならば、結びの言葉は「特にここでお聞きします」です。

公文書を書く目的、背景、根拠。一般的には、文章を書く理由は二つの場合に書くことができます。一つは上級精神であり、一つは現狀分析である。例えば、問題干は私達に「養老活動の推進に関する提案」を書くように要求しています。材料の中に政策文書が出たら、上級精神が養老活動を推進するように要求しています。この時、私達の文書の発行事由はこの政策書類を書き出すことができます。資料の中に上司の精神がなければ、現狀を述べています。

そしてこれを上役精神あるいは現狀を繋げて、式の冒頭または目的式の冒頭によって書くことができます。式の冒頭には「経」、「根拠」、または「根拠」などの語句で接続すること、目的式の冒頭には「為」または「為」の語句で接続すること。もちろん、上級者の精神と現狀の分析は同時に存在することができます。

文章を書くことは主に文の種類によって決められます。提案書があれば文書を送る事項提案事項、つまり対策措置です。改善通知書の場合、文の內容は改善事項であり、例えば、ある「高汚染、高エネルギー」企業に改善をさせる場合、事項の中で企業にどのように整頓させ、改善させるかを書く。もし會議でその発注事項を通知するなら、通知事項、つまり會議の時間、場所、內容、および注意事項などである。

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各部門、部門との間でファイルを転送する時、パソコンの使い方によってオフィスソフトがインストールされています。重要な書類、材料がスムーズに読み取れなくなり、仕事に支障が出て、貴重な時間がかかりました。現在、アップグレードを通じて、これらの異なる保存形式、異なるソフトウェアバージョンの電子公文書を異なるIEブラウザで統一的に読み取り、効率的に伝送し、高効率のペーパーレスオフィスに大きな役割を果たしているシステムがあります。

このシステムは燕山大學コンピュータソフトウェアセンター有限公司が開発した「電子公文交換システム」です。このシステムは文書の回覧、公文書の受信、電子公文書のインターネット回覧、文書の保存などの機能を一體化しています。今年、同社はこのシステムをJAVA版にアップグレードし、システム內にアップロードされたファイルを統合して互換性が強く、ソフト依存性がより弱いSWF形式に変更しました。

システムがアップグレードされた後、IEブラウザに対する互換性が非常に強いので、ユーザがどのブラウザを使っても、私たちのシステムで電子公文書を確認できます。燕山大學コンピュータソフトウェアセンター有限會社の技術監督の高冬雪さんは記者に言いました。システムがアップグレードされた後、行政事務員が公文書を受け取るのに非常に便利になっただけでなく、電子公文書の機密性も大幅に改善されました。アップグレードされた「電子公文インタラクティブシステム」は、駆動不要のドライブフリーキーを裝著し、USBに秘密鍵を設置し、秘密鍵を持っているUSBの人だけがシステムに入ってファイルを確認することができます。また、閲覧後はローカルコンピュータに何の痕跡も殘さず、一部のファイルの機密保持を保証します。また、電子印鑑の普及に向けて、燕山大學コンピュータソフトウェアセンター有限公司は電子印鑑を秘密鍵に置いています。秘密鍵を通じて、システムで電子印鑑を使うことができます。電子印鑑管理の規範性を高めました。

電子公文書のページで、記者はまた棒狀の二次元コードが印刷されていることを発見しました。これはシステムがアップグレードされた後、特に公文書の二次元コード機能が加わりました。文書を受け取ったスタッフはスキャン裝置を利用して、二次元コードをスキャンすると、この電子公文書のファイルタイトル、文號、発文日付及び文書単位、文書収集日付が得られます。現在、アップグレードされた「電子公文交換システム」はすでに秦皇島市港區區委員會、海港區教育局など多くの機関で使用されています。