「OA」と文書管理システムの違いはどのくらい知っていますか。

文書管理システムはOAの一部だと言われていますが、実はこれは非常に大きな誤解です。OAシステムでは、確かに文書管理の機能に少し觸れているが、それら2つは全く異なる概念である。今日は、OAと文書管理システムの違いとつながりについて検討してみましょう。

OA：すなわちオフィスオートメーション（officeAutomation)，技術を利用してオフィスの効率を高め、オフィスの自動処理を実現することを目的としている。ワークフローの概念に基づいて、企業內部の人をoa設定のワークフローに従い、日常の事務を処理し、事務効率を向上させる。

OAの概念から見ても、その発展の歴史から見ても、OAは「オフィスオートメーション」という核心に従っており、そのシステムの中で主に実行されているのは、書類の承認、審査、発表、注文、配車などのワークフローの問題である。まとめて言えば、OAは企業の事務処理過程で発生したいくつかの有形な情報と日常の事務処理を管理して、事務の効率と企業管理の規範性を向上させる。

企業は運営の過程で、よく現れますデータ消失、機密漏洩、情報検索の困難、文書の破損、文書のバージョンの多様化、情報共有の遅れ、操作履歴の不明などの一連の狀況は、これらの問題は往々にして時間の浪費、コミュニケーションの困難、安全上の危険性をもたらし、企業の管理の困難、利益の減少、紙資源のコストの高止まりと仕事の進度の遅延を招き、企業の良性発展に影響を與える。企業がこれらの課題を解決するには、ドキュメント管理ソフトウェアを利用する必要があります。

業界で有名なKASS文書管理システムを例に、企業文書のために専門的なマスストレージを提供し、データセキュリティ、バージョン管理、ファイル共有、高速検索、ファイル操作ログなど多くの文書管理に対するソリューションを提供し、その機能の全面性と専門性は、OAでは比較できないものである。

我が國にはまだ多くの企業が文書管理システムに対して何の概念もなく、企業が情報化管理において極めて重要な一環が不足し、企業の発展に影響を與えている。そのため、企業が自分の効率を高め、ますます激しくなる競爭の中で頭角を現すには、この2つのソフトウェアは企業の右腕であり、不可欠である。

　　ドキュメント管理システム(document management system)，DMSと略稱し、企業にファイルの追跡、管理、ストレージプラットフォームを提供する。このシステムにより、企業は大量の文書デジタル資産（例えば、OFFICEオフィス、畫像類、音聲ビデオ類、設計図面類など）を集中的に保存し、管理することができる。

文書管理システムの中核的価値は、企業の電子文書のために全サイクルの管理プラットフォームと極めて便利な文書使用環境を提供し、企業のために文書の財産を伝承することである。

OAはネットワークを基礎とし、ワークフローを中心として、企業に電子メール、カタログサービス、グループ協同などの基礎サポートを提供し、企業の公文書転送、フォーム管理、プロセス承認、會議管理、制度管理などの機能があります。

文書管理システムは文書操作のツールプラットフォームであり、文書操作性、安全制御性、管理規範性などの方面に集中し、これと文書管理システムとOAの根本的な違いである。OAは企業のワークフロー管理に対して良好な管理効果を持つことができるが、企業の80%までの非構造化データに対して有効な制御が不足している。