ビジネスマンの電話マナーは非常に洗練されている

電話に出るのはあまり勝手にしてはいけない。必要なマナーと一定のテクニックを重んじなければならない。誤解を生まないように。電話をかけるにしても電話に出るにしても、私たちは口調が情熱的で、気前がよくて、聲がちょうどよくて、はっきりしていて、簡潔で要點を押さえて、文明的で禮儀正しいことをしなければなりません。

一般的に、オフィスでは電話のベルが3回鳴る前に出て、3回後には「申し訳ありません。お待たせしました」と謝罪しなければなりません。もし話を受けた人が重要なことをしているので、すぐに出られない場合は、代わりの人は適切に説明しなければなりません。すぐに電話に出なければ、謝罪もせず、さらにイライラさえすれば、極めて失禮な行為だ。できるだけ早く電話に出ると相手に好印象を與え、大切にされていると思わせることができます。

相手から電話がかかってきたら、普通は自分でプロアクティブな紹介。紹介されていないか、聞き取れていない場合は、「あなたはどなたですか。私は何ができますか。どなたをお探しですか」と自発的に聞くべきです。しかし、電話の受話器を手にして「もしもし！どなた？」と問いただすのが習慣になっています。これは相手が聞いてきて、見知らぬが疎遠で、人間味に欠けています。相手から電話がかかってきたら、受話器を持ってまず「こんにちは！私は○○です」と自己紹介してください。もし相手がそばにいたら、「少々お待ちください」と言って、受話器を手で隠して、同僚に軽く聲をかけてください電話に出る。相手が探している人がいない場合は、相手に伝え、「伝言は必要ですか？必ず伝えます！」

電話に出るときは、口とマイクを4センチ程度の距離に保つように注意しなければならない。受話器に耳を近づけて、相手の話をよく聞きましょう。

最後に、相手自身に電話を切る、そして受話器を軽く置きます。パッと元の場所に投げてはいけない。これは失禮極まりない。相手の後に電話を切ったほうがいい。

受話器を取るときは、必ず笑顔でいてください。笑顔は顔にしか表れないと思ってはいけません。聲にも隠れています。親切で溫かい聲は、相手にすぐに良い印象を與えてくれます。顔をこわばらせると、聲が冷たくなる。

電話に出たり、タバコをくわえたり、ガムを噛んだりしてはいけません。話す時、聲は大きすぎたり小さすぎたりしてはいけません。

左手で電話に出て、右手に紙ペンを用意して、いつでも役に立つ情報を記録するのに便利です。

電話は現代人に便利だと言われている通信ツールで、日常の仕事の中で、電話を使う言語はとても重要で、それは直接1つの會社の評判に影響しています;日常生活の中で、私たちは電話でも相手の人柄、性格を大雑把に判斷することができます。したがって、正しい、丁寧な電話のかけ方を身につけることが必要です。