ファイル材料の収集管理

　　ファイル材料の収集管理

1部門(mén)が文書(shū)材料を収集、管理する制度を堅(jiān)持する。各部門(mén)はいずれも専門(mén)（兼）職文書(shū)者を指定し、本部門(mén)の文書(shū)資料の管理を擔(dān)當(dāng)し、比較的安定している。人員の変動(dòng)は直ちにファイル室に通知しなければならない。

2當(dāng)社がコピーして発行した公文書(shū)（定稿と2部印刷した正件と添付ファイル、承認(rèn)申請(qǐng)、転送ファイルは転送された原本を含む）はすべて事務(wù)室が統(tǒng)一的に収集管理する。

3つの仕事はいくつかの部門(mén)が參加して処理し、仕事の活動(dòng)の中で形成された書(shū)類(lèi)の材料は、主催部門(mén)が回収します。會(huì)議文書(shū)は會(huì)議主催部門(mén)が収集してボリュームに戻す。

1.會(huì)社の従業(yè)員が外出して學(xué)習(xí)、考察、調(diào)査研究、上級(jí)機(jī)関が開(kāi)催した會(huì)議などの公務(wù)活動(dòng)に參加した関係者が出張旅費(fèi)を報(bào)告する場(chǎng)合、會(huì)議の主要文書(shū)資料をファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して認(rèn)可した後、財(cái)務(wù)部門(mén)は出張旅費(fèi)を報(bào)告しなければならない。

2.當(dāng)社は會(huì)議を開(kāi)き、會(huì)議主催部門(mén)が専任者を指定して會(huì)議資料、音響ファイルなどをファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して承認(rèn)した後、財(cái)務(wù)部門(mén)は會(huì)議費(fèi)用を報(bào)告した。

4部門(mén)別専門(mén)職文書(shū)の役割：

1.本部門(mén)の業(yè)務(wù)を理解し、本部門(mén)の文書(shū)材料のアーカイブ範(fàn)囲を把握し、本部門(mén)の文書(shū)材料を収集管理する。

2.平時(shí)のファイリング制度を真剣に実行し、當(dāng)部門(mén)が引き受けた書(shū)類(lèi)資料を適時(shí)に収集して巻き戻し、毎年3月までにファイリング書(shū)類(lèi)資料をファイリングして、そして書(shū)類(lèi)室に引継ぎ署名手続きをしなければならない。

3.擔(dān)當(dāng)者が書(shū)類(lèi)資料を借用する場(chǎng)合、積極的に利用を提供し、サービスをしっかりと行い、臨時(shí)借用書(shū)類(lèi)資料の登録手続きを行うべきである。