指導者は出張して、秘書はどれらの準備をしなければなりませんか？

リーダーがゼミに招待されても、具體的な商談のためにも、秘書は必ず事前に相手の秘書と連絡して、活動の時間と場所を約束します。それでは、列車で行きますか？それとも飛行機で行きますか？月曜日の午後出発しますか？それとも火曜日の朝出発しますか？セミナーに參加する以外に、他の準備がありますか？これらの問題に対して、あらかじめ要約を立てて、指導者に報告します。

上司は自分の習慣や趣味によって、秘書のスケジュールを修正するかもしれません。

日程表ができたら、何部かコピーして、上司と家で日常の仕事を擔當する人と関係者に一つずつ送ってください。

スケジュールを立てる時は、時間的に余裕を持って、特に初めて行くところはなおさらです。

しかし、この余裕も相対的で、リーダーを退屈させてはいけません。時間を無駄にしてはいけません。

観光するなら、暇な時間にしたほうがいいです。

相手と連絡しながら、自分の子會社や政府が観光を擔當する部署など、相手の所在地の環境や気候、街などの狀況を把握するためには、スケジュール表も重要な參考になります。

もし相手と初めて接するなら、どこで相手を迎えますか？それともいつ訪問しますか？これらの細部問題の秘書は事前によく考えてください。これは會社と上司の影響を受けやすいからです。

1、切符を予約する

チケット（または航空券）を予約するときは、最新の列車の時刻表を必ず調べなければなりません。今は季節や臨時の列車がたくさんありますので、ちょっと油斷すると予約できません。

各會社は社員と幹部の出張に対する待遇が違っています。例えば、飛行機のファーストクラスは出張者全員が乗れるものではないので、秘書はチケットと航空券を予約する前に、必ず上司が出張する時にどのクラスの待遇を受けるかを確認してください。

出張の途中、一番面倒なのは乗り換えです。逆に行って、ちょっと注意しないと、遅れますので、直通の車は乗り換えないほうがいいです。

大きな駅で乗り換えるなら、時間に余裕を持って手配しなければなりません。

事故を予防するために、スケジュールには他の交通手段を明記してください。例えば飛行機、船が離陸し、出発する時間などは、実際の狀況によって、他の交通手段に乗り換えられます。

普段から秘書はチケット、航空券、チケットの買い方、小切手の使い方、外貨両替などを勉強します。

2、宿泊の手配をする

出張を指導して、どのようなホテルに泊まるかは指導者個人の好みと習慣によって決めます。

靜かで優雅なホテルが好きな人もいれば、立派な高級ホテルが好きな人もいます。シングルルームが好きな人もいます。

出張先が初めてだったら、そこに子會社や自分の事務所があったら、彼らに連絡して住所を手配してもらいます。

ないなら、現地旅行や交通機関に紹介してください。

特別な狀況がないなら、自分の部屋や代理店を探さないでください。彼らを探しに行くと、彼らは親切に彼らのところに泊まらせてくれます。

彼らが親切であればあるほど、彼らに迷惑をかけることが多くなります。

3、いつでも持っているもの

出張の指導者が身につけるべきものは、秘書が指導者のためによく考えてください。

出張が遠出の場合、何かを忘れて取りに來なければならないというのは、あまりにも手違いです。

出発する前に、秘書は指導者が身につけているものを公私別にリストして、指導者に何かの遺漏があるかを見せます。

出張の指導者は普通、名刺、資料、ノート、活動スケジュール、地図、交通図、カメラ、ラジカセ及び予備のメガネ、著替え、靴下、洗濯物、薬品などを攜帯します。

しかし、秘書はこれらのものを準備する時、これも持って行きたいです。

持ち歩くものは必要ですが、持たないものはなるべく少なめにしてください。

4、出発前の仕事の手配

秘書は出張の準備をする一方で、上司に會社のことを手配させます。

上司は出張します。特に出張の時間が長いので、各部門から指示を受けに來ることも多くなります。

この時、秘書は指導者の休憩を取って、上司に全身の疲れと心配を持って出張に行かせないように注意します。

例えば、出発の二、三日前に、秘書と関係部門に挨拶して、定期的な報告資料を少し待ってください。

5、リーダーが出発する日は何をしますか？

出発の日には、會社から行くにせよ、直接家から行くにせよ、駅までの車を手配しなければなりません。

出発當日は、列車や飛行機の運行狀況を最後にチェックします。特に、飛行機は天候不順で遅れがちです。ですから、飛行機に乗るなら、空港に當日の便の狀況を聞いてみます。

5.1出発前

出発する前に、指導者が何か忘れ物があったかどうか、もう一度よく確認してください。もしあれば、まだ間に合うと思います。

5.2出発後

上司を汽車や飛行機に送ったら、すぐに電話して相手の出迎える時間を知らせます。

特に、予定の便や便を変更する場合は、必ずこの新しい変化を相手に伝えます。