簡単な電子ファイルの整理と保護

一、電子ファイルの整理

現在、電子ファイルを保存するタイプはディスク、光ディスク、テープがあります。この仕事をうまくやるために、ファイルの種類別にグループディスクを整理します。

1、文書電子ファイルの整理

一つは內部文書です。

年度、組織機構、保管期限でセットします。

第一に年代、組織機構、保管期限によって組盤を行います。第二に年代、組織機構、保管期限の書類を分けて保管します。年代、異なった期限によって定期的にコピーして、アーカイブ電子ファイルの保管壽命を延長します。

同じアーカイブ部門のファイルを同じディスクに集めて利用しやすいです。

文書電子ファイルグループディスクの統一規範を確保するために、ファイル部門によってアーカイブファイルを受信する時に集中的に完成しなければならない。グループディスクの後、ファイル人員は統一的なデータベース構造と規範的な命題をもって、そして文書アーカイブディスク內のファイルディレクトリを作成して、コンピュータがディスク內のファイルを調べるのに便利である。

二は外來文書です。

文書室を通じて処理して、映像ファイルをスキャンしてインターネットに入ります。各種類の公文書の伝達、承認、管理はすべてネットで操作します。

電子ファイルのファイリングは業務部門が掌握し、処理済みの書類は請負部門が書類の重要性に基づいて、暗號級と保管期限を確定し、ファイリングキーを押して書類部門に移動し、ファイル人員の審査後、ファイル管理情報を加えて、分類番號、ランク番號などを入れて、ファイルデータベースに入る。

照會する場合は、各ネットワーク端末を介してその権限範囲內で照會することができる。

2、科學技術電子ファイルのアーカイブ

科學技術の電子ファイルの種類が多くて、インフラ、設備、科學研究、不動産、オーディオファイルの分類によって管理できます。

A.インフラファイル。

基本ファイルの形成は、一般的にコンピュータで使用規範の紙を印刷して出力するので、データ情報を整理する時は、ファイル管理要求に従って入力して、紙のファイルの実體をスキャンして、整理番號、図番號によって接続して、端末ユーザーに直接に図面資料を検索させます。

B.設備ファイル。

企業が技術を導入し、各種設備を購入する時、外商が資料を提供し、図面のキャリア形式は次第に電子文書の方向に発展し、國內の設計院が設計した製品もだんだんCAD設計を実行しました。

そのため、設備を導入するには、システム環境、ワークステーション、ファイルフォーマット、マイクロフィルムなど、電子ファイルの必要條件を契約の中で明確に提示しなければならない。

フロッピーディスク、光ディスク、その他のキャリアを移管するとともに、電子ファイルの內容説明と注意事項を添付します。

3會計電子書類の整理

A.給與明細。

給料は光ディスクの形式で保存する時、紙の毎月の給料の総括表を付け加えて、そして部門、名稱、コード、人數、明細の給料などを列記して、同時にまた明細書を引き渡すべきで、財務と書類の部門の雙方が引き継ぐ時の証明として。

B.帳簿。

企業會計帳の內容はすでにコンピューター管理システムに入っています。今見た実物は実際にコンピュータの印刷物です。コンピュータの帳簿のフォーマットは比較的に統一しています。その內容は光ディスク形式で保存することもできます。

しかし、ディスクファイリング時には必ず帳簿の引継ぎ表を有効にし、機構の全稱、帳簿名稱、番號、帳簿のページ數、有効期限を記入し、責任者、主管會計、審査、記帳などの人員は必ず署名して帳簿の真実性と証憑作用を強化しなければならない。

二、電子ファイルの保護

電子ファイルのアーカイブはオフラインで保存されていますので、実際に使用される電子ファイルは大量に保存されますか？それともフロッピーで保存されますか？

光ディスクは新型の保存媒體として、ディスクより良好な干渉防止能力と構造安定性があり、電子ファイルの長期保存に有利であるため、アーカイブ部門に光ディスク記録裝置を備え、アーカイブ電子ファイルを光ディスクに転送することを提唱している。

しかし、記録裝置が一時的に普及しにくいため、ソフトディスクと光ディスクの保護は現在の電子ファイルの保存媒體の保護の重點であり、保護措置を制定しなければならない。

1、フロッピーディスクの保護

A、フロッピーディスクの規格を統一し、3.5インチの高密度ディスクで保存する。

B、ソフトディスクの品質を管理します。

フロッピーディスクの品質はディスク情報の保存壽命に直接影響します。高品質のフロッピーディスクは良好な保管條件で10年近く保存できます。

現在市場には多くの品質の劣悪な製品が存在していますので、ハードディスクを買う時には品質をしっかり管理してください。

C、保管條件を規範化する。

ソフトディスクは強い磁場干渉がない、振動がない、塵がない、腐食ガスがない、溫度濕度が適當な環境に保管してください。環境空気の相対濕度は40%と50%に制御され、溫度は14-24℃に制御されます。

D、ウイルスの予防を強化する。

各業務部門にコンピューターのウイルス検査を強化し、電子ファイルを保存するディスクにウイルスがないようにし、ディスクを常に保護狀態にするようにしてください。

F、暗號化されたディスクの管理。

メモリ上で暗號化されたり、ファイル名が隠しられたりしている電子ファイルがありますが、パスワードやファイル名が忘れられていると、電子ファイルは開けにくくなります。

このようなファイルはファイル名を復號または表示して保存します。

G、條件が許容されている場合、電子ファイルを保存しているソフトディスクのキャリヤーをディスクに交換し、長期保存に便利である。

2、光ディスクの保護

A.排出と使用を規範化する。

光ディスクの保存は箱の中に置いて直立して置いて、大量の積み重ねを避けて、光ディスクの曲がらないようにして、使用中に摩擦と傷が光ディスクの損傷をもたらすことを避けるべきです。

B.良好な溫度、濕度環境を維持する。

高溫は光ディスクを酸化して、変形してあるいは老化することができて、濕っぽいです。

このために光ディスクの保管溫度は14～24℃で、相対濕度は40～65%であることが望ましい。

C.光を避けることに注意する。

光ディスク材料のプラスチック保護層は紫外線に極めて敏感で、直射日光により光ディスクが早期に劣化します。

そのため、光ディスクは光を避けることに十分注意します。

磁気ディスクであれ、光ディスクであれ、定期的に複製することは、現在の電子ファイルの壽命を延長する有効な措置であり、ディスクは2年ごとに、光ディスクは5年ごとに1回、リポジット後のキャリアは元のキャリアと同じ番號で保存される。