公務員マナー修養(yǎng)の會議マナー

公務員マナー修養(yǎng)の事務マナー規(guī)範會議マナー會議は、通常、特定の範囲の人員を集めて、特定の専門問題を研究し、討論し、時には決定する社會活動の形式を指す。

日常的な行政事務を処理する時、各級の政府部門はよく各種の會議を開催します。

會議を召集しても組織しても、會議に參加しても、會議のために奉仕しても、末端公務員は基本的な規(guī)則と規(guī)則を守らなければならない。

このような會議に関する規(guī)則、決まりには、會議のマナーが含まれています。

會議のマナーの重要な內容は、會務的な仕事、會場の席次、會風の端正など三つです。

一、會務的な仕事要求。

この種のことはいずれも會務の仕事といえる。

會議の仕事を擔當する末端の公務員は、その具體的な仕事の中で、必ず常規(guī)を守って、禮儀を重んじて、入念で、準備ができています。

（一）會議の前に會議のいろいろな組織活動の中で、會議前の組織活動が一番重要です。

それは大體以下の四つの異なる方面を含んでいます。

1.會議の準備。

どんな會議を行うにも、まずそのテーマ（會議名を含む）を決めなければなりません。

これは會議前の指導集団がすでに確定したのです。

會議の準備を擔當する職員は、會議のテーマをめぐって、會議の規(guī)模、時間、議事日程などの組織を実行します。

通常は専門のチームを作って、分業(yè)、責任を明確にします。

2.通知の作成。

慣例によれば、正式な會議を行うときは、前もって出席者に會議の通知を出すべきです。

會議の主催者からすべての參加者または參加者全員に文書を送るとともに、関係機関やゲストへの招待狀も含む。

末端公務員はこの面で主に二つのことをやるべきです。

その一つに、お知らせを用意します。

會議通知は、一般的に、タイトル、テーマ、會期、出席対象、到著時刻、到著場所及び會議の要求など7つのポイントから構成されます。

通知を書くときは、その完全かつ規(guī)範を保証しなければならない。

その二、適時に屆けます。

會議の通知を出します。遅滯しないように、適時に屆けるように工夫します。

3.書類の起草。

會議で使う各種書類は、會議の前に準備するのが一般的です。

真剣に準備する必要がある會議の文書は、主に會議の議題、開會の辭、閉會の辭、テーマ報告、大會決議、典型的な資料、背景紹介などがあります。

出席者が到著するとすぐ下に送る書類があります。

4.一般的な準備。

會議の仕事を擔當する場合、會議に関わる具體的な細かい問題に対して、十分な準備をする必要があります。

その一、會場の配置をしっかりと行います。

會議の開催場所については、會場のテーブルと椅子を必要に応じて手配し、會議に必要な各種音響、照明、投影、撮影、録音、エアコン、通風設備とマルチメディア設備などについては、事前に調整して検査を行うべきです。

第二に、會議の規(guī)定によって、外部とのコミュニケーションがうまくできます。

例えば関連ニュース部門、公安保安部門に通報します。

第三に、會議用品の調達。

時には、紙、ノート、ペン、ファイル、名前カード、座席ラベル、飲み物、聲像用具などの會議用品もあります。

（二）會議中に會議の具體的な仕事を擔當する末端公務員は、以下の仕事を少しもおろそかにしないでください。

1.定例サービス。

會議の開催期間は、一般的に専任者が會場內外で送迎、案內、出席者を案內するように手配します。

會議に出席する貴賓及び老、弱、病、障害、妊娠者に対して、少數(shù)民族人士、宗教界人士、香港マカオ臺灣同胞、海外華人と外國人は、常に重點的に配慮しなければならない。

參加者の正當な要求に対しては，必ず応ずるべきである。

2.會議のサインがあります。

會議の人數(shù)を把握するために、會議の規(guī)律を厳格にし、大規(guī)模な會議や重要な會議では、通常、參加者に入場時にサインを求めます。

會議での通行方法は3つあります。1つはサインで、もう1つはクーポンで、3つはカードで屆けます。

この仕事を擔當する人は、直ちに會議の責任者に通報します。

3.食事の手配。

長い時間の會議を行います。一般的に會議の間の食事を手配します。

同時に、參加者に衛(wèi)生的で美味しい飲み物を提供するべきです。

會議で提供された飲み物は、參加者が自分で飲むのに都合がいいです。頻繁にお茶を注いで飲むことを勧めません。

そのようにすると衛(wèi)生的でも安全でもないし、相手の邪魔にもなります。

必要であれば、外來の參加者のために宿泊、交通の面でできる限りの便利な條件を提供します。

4.現(xiàn)場記録。

重要な會議は現(xiàn)場記録を行うべきで、その具體的な方式はノート、印刷、記録、録畫などがあります。

ある種類だけを使ってもいいし、交差して使ってもいいです。

手書きで議事録を作成する場合は、會議名、出席人數(shù)、時間場所、発言內容、討論事項、臨時動議、採決選挙などの基本內容を完全かつ正確かつ鮮明にするように努めます。

5.速報を作成する。

いくつかの重要な會議は往々にして會議の間に會議のレポートを作成します。

會議のレポートを作成するための基本的な要求は、速く、正確、簡単です。

速くて、それが時効を重んじることを求めるので、正確で間違いがないことを求めるのです。

（三）會議の後、會議が終わったら、必要な後続の仕事をして、始終があるようにします。

後の仕事は大體三つの項目を含みます。1.書類を形成します。

これらの書類には會議の決議、會議の議事録などが含まれています。

會議が終わると、すぐに発表します。

2.処理材料。

仕事の必要性と秘密保護制度に関する規(guī)定に基づき、會議終了後、その関連のすべての図面、聲像資料を丁寧に収集、整理する。

會議の資料を集め、整理する時、規(guī)定と慣例を遵守し、まとめなければならない資料は、必ず真剣にまとめなければならない。保存すべき資料は、すべて保存しなければならない。回収すべき資料は、必ず回収しなければならない。廃棄すべき資料は、必ず丁寧に廃棄しなければならない。

3.帰りの協(xié)力。

大規(guī)模な會議が終わったら、主催者は普通外來の參加者に帰りの便を提供します。

必要があれば、積極的に相手に連絡したり、交通手段を提供したり、相手のために注文したり、帰りの航空券、乗船券、切符を確認したりします。

チームの參加者や參加した特殊な人が現(xiàn)地を離れる時、専用の人に見送られて荷物を託送するように手配することもできます。

二、會場の席に並んで正式な會議を行う場合、通常は事前に出席者、特に重要な身分者の具體的な席次を決めるべきです。

重要な會議であればあるほど、その席次は社會各界の注目を集めます。

會場の座席に関するマナーについては、末端の公務員が知っているだけでなく、真剣に守らなければならない。

実際に會議を運営する時、會議の具體的な規(guī)模は多く異なっていますので、その具體的な席次の席次の席次は一定の違いがあります。

（一）小型會議小型會議とは、參加者が少なく、規(guī)模が大きくない會議のことを指す。

主な特徴は、參加者全員が席を組み、専用の議長臺を設けないことです。

小型會議の席次は主に以下の3つの具體的な形式があります。

1.自由席。

その基本的なやり方は固定的な具體的な席次を決めることではなく、全參加者が完全に自由に席を選ぶことです。

2.面門に座を設ける。

會議室の正門に面している席を議長席としています。

他の參加者はその両側に左から右に順番に著席します。

3.景観に応じて席を設ける。

景によって席を設けるというのは、議長の具體的な位置で、會議室の正門に直面する必要はなく、書畫や教壇など、會議室の中の主な風景のあるところを暗記すべきです。

他の參加者の席は、前者と略同じです。

（二）大規(guī)模會議の大規(guī)模會議は、一般的に參加者が多く、規(guī)模の大きい會議を指す。

その最大の特徴は、會場に議長席と大衆(zhòng)席を設けることです。

前者はきちんと席を並べなければならないが、後者の席は並ばなくてもいいです。

1.議長席の席。

大きな會場の議長臺は、一般的に會場の主な入り口に面しています。

主席の席に座る人は、一般的に大衆(zhòng)席に座る人と向かい合うべきです。

メンバー一人一人の前のテーブルには、両方のテーブルを置くべきです。

議長席は具體的には議長団の席、議長席、発言者の席など三つの方面の問題に分けられます。

その一、議長団は席を並べます。

議長団とは、議長席に正式に座る全員のことです。

國內では現(xiàn)在、主席の席次を決める基本ルールは3つあります。1つは前列が後席より高いこと、2つは中央が両側より高いこと、3つは左側が右側より高いことです。

具體的には、議長団の席は奇數(shù)と偶數(shù)の區(qū)別があります。

二番目は司會席です。

會議の司會者は，また大會の議長とも呼ばれる.

その具體的な位置の場所は三つの方法があります。一つは前列の真ん中に立つこと、二つは前列の両側に立つこと、三つはその具體的な身分によって席を並べることです。しかし、後ろの席に座らせるべきではありません。

その三、発言者の席。

発言者の席は発言席とも呼ばれます。

正式な會議では発言者が発言する時は元の位置に座って発言するべきではない。

発言席の通常の位置は二つあります。一つは議長団の正面、二つは議長臺の右前です。

2.大衆(zhòng)席に並ぶ。

大規(guī)模な會議では、議長席の下のすべての席を大衆(zhòng)席と呼びます。

大衆(zhòng)席の具體的な並び方は2つあります。

一つは自由席です。

つまり、統(tǒng)一的な手配をしないで、みんなで席を選んで座ります。

二つ目は単位によって座ります。

參加者が大衆(zhòng)席で単位、部門または地位、業(yè)界によって著席することを指します。

その具體的な根拠は、會議に出席する?yún)g位、部門の漢字の畫數(shù)のどれぐらいであることができますか？

単位によって著席する時、前列の後列に分けるならば、普通は前の列が高くて、後の列が低いです。もし違う階に分けるならば、階はもっと高くて、並べ替えはもっと低いです。

同じ階に席を作る時、二つの普遍的な通行方法があります。一つは議長臺に対して基準として、出発後に橫に並べます。二つは議長臺に対して基準として、左から右に縦に並べます。

三、會風の端正な會風、末端公務員も自分の責任を果たすべきです。

（一）風が正しくなることを改善し、風を改善することから始めなければならない。

1.形式主義に反対する。

會議は決して形式主義をやってはいけません。會議の大小、回數(shù)の多寡を自分の実績と同じにしてはいけません。

會議を控えたり、小會議を開いたりすることを提唱しなければならない。

2.會議を厳しくコントロールする。

根本的に言えば、全體的に會議の形式を改善し、會議の質を高めると同時に、総量から會議に対して厳格で具體的なコントロールを加えるべきです。

基準はクリアし、執(zhí)行は厳しく、検査は細かく、処罰は重く、形成制度に重きを置く。

3.贅沢を禁止する。

會議については、見栄を張ったり、浪費をしたり、公のために私腹を肥やす者、特に會議の機會を利用して、お土産や公費旅行者をやたらに食べたり、公費を亂発したりする場合、黨の規(guī)律、政治規(guī)律、さらには法律に基づいて、厳しく取り締まるべきです。

（二）効率を高め、會議の効率を高めるという意味で、會議を開催する時、時間、人力、物力、財力を節(jié)約するよう努力し、より円満な成果を上げるように努力します。

會議の効率を高めるための有効な方法は4つあると思われます。

一回の會議で、単一で明確なテーマを選んだほうがいいです。

もし必要があれば、同時に多くの重要な內容を手配しても、主の有次、テーマの鮮明さを追求しなければなりません。

2.形式を改善する。

會議の具體的な形式が多様であることを許すのは、効果があるかどうかにかかっている。

テレビ、電話、ラジオ、インターネットなどの近代的なメディアを利用して會議を行うことを提唱しています。

3.內容を圧縮する。

有無可の會議內容はすべて削除すべきです。

一般的な性質の內容は、書面による資料を採用することができる。

指導者の「お供會」はできるだけ避ける。

4.期間を限定する。

會議の開始時間、休憩時間、発言時間、討論時間については、明確に規(guī)定し、厳格に執(zhí)行しなければならない。

ずるいことを極力戒める

（三）會議の規(guī)律を厳守して會議に出席する時、各末端の公務員は會議の規(guī)律を厳守し、「私からやる」ことで確実に會風を正しくするべきです。

1.時間を守る。

會議に參加する時は、會議の時間に関する具體的な規(guī)定を厳格に自覚的に遵守しなければならない。

その一、定刻に出席して、無斷で遅刻したり、欠席したりしてはいけません。

第二に、定時に會議があります。

決まった會議の時間になると、時間どおりに會議を開くべきです。

第三に、時間限定で発言します。

発言人數(shù)を限定するだけでなく、その時間の長さも規(guī)定しています。

その四、定時に解散します。

規(guī)定の會議が終わるまでは、特別な理由がなければ、解散を宣言するべきです。

2.秩序を維持する。

會議の開催中に、末端公務員は自覚的に會場の正常な秩序を維持し、その流れを確保しなければならない。