文書(shū)を受け取った後の正確な処理

在收到文書(shū)以后，必須按照一定的程序?qū)λ瘴臅?shū)進(jìn)行處理，這些程序包括：★ 簽收和拆封秘書(shū)在送來(lái)的企業(yè)文書(shū)傳送表上簽字，需要認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)，做到四個(gè)“查清”：1、查清信封上的收文部門，是否確屬本部門的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；2、查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致；3、查清文書(shū)封口是否破損，包裝是否牢固；4、查清文書(shū)的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

_秘書(shū)は某指導(dǎo)者の「接収」「親啓」を明記した封書(shū)に対して、指導(dǎo)者本人が封を切ったり、依頼した人に代わって取り壊さなければならない。

文書(shū)を開(kāi)封するには細(xì)心の注意が必要で、封內(nèi)文書(shū)を引き裂かないでください。封內(nèi)の文書(shū)をきれいにして、文書(shū)がそろっているかどうかを確認(rèn)します。

大切な著者の直筆封筒を保存します。

封內(nèi)文書(shū)の発文機(jī)関、発文日付が不明な場(chǎng)合は、表紙の発文機(jī)関と消印日付によって明記しなければならない。

_★登録__は文書(shū)を登録して、文書(shū)データの統(tǒng)計(jì)と今後の調(diào)査利用を容易にします。

受文登録の形式は簿帳式、連単式、カード式の3種類に分けられます。

登録項(xiàng)目は主に以下の通りです。順?lè)?hào)、受信日時(shí)、來(lái)文単位、來(lái)文字番號(hào)、タイトル、暗號(hào)級(jí)、部數(shù)、引受単位、署名、復(fù)文番號(hào)、巻番號(hào)、備考などがあります。

　　★ 分送　　分送的原則是：1、屬于方針性的，關(guān)系公司的指揮性文書(shū)或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文書(shū)，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；2、屬于單位日常事務(wù)性的已有明確分工的文書(shū)，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；3、分送給公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的文書(shū)，要先填好“公文處理單”，連同文書(shū)一并送批；4、便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；5、在文書(shū)份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。

文書(shū)の回覧を行う時(shí)、秘書(shū)は軸として、輻射式の回覧を行います。つまり指導(dǎo)者が読んだ後、直接に秘書(shū)に返卻して、取り消した後、秘書(shū)から別の指導(dǎo)者に送って読みます。指導(dǎo)者と指導(dǎo)者の間で直接回覧するのではありません。

_★準(zhǔn)備文書(shū)の準(zhǔn)備とは、秘書(shū)が來(lái)文の処理に対して初歩的な意見(jiàn)や提案を提出し、指導(dǎo)者の決裁の參考にすることです。

入手しやすいように、秘書(shū)は関連文書(shū)（あらかじめ參照すべき內(nèi)容を表示しておく）の要約カードを公文書(shū)と一緒に送ることができます。

_★承認(rèn)文書(shū)に対する指導(dǎo)者の指示です。

「公文書(shū)処理書(shū)」の「指導(dǎo)者指示」の欄に署名する。

伝達(dá)範(fàn)囲、方法と時(shí)間を明記したり、擔(dān)當(dāng)部門、人員と期限、要求を承認(rèn)したり、具體的な措置と手順を提出したりします。

バッチは名前と日付を書(shū)くべきです。

秘書(shū)は指示の內(nèi)容に基づいて，文書(shū)手続きを作成する。

秘書(shū)が來(lái)文の要求や指導(dǎo)者の意見(jiàn)に従って具體的な仕事をしたり、復(fù)文をしたりすること。

公文書(shū)の取り扱いは、受文単位または個(gè)人が負(fù)擔(dān)してもいいし、他の単位または個(gè)人が負(fù)擔(dān)してもいいです。

方式はあります：引受者を伝達(dá)して、専用案件を?qū)熼Tにして、回答して引き受けます。運(yùn)営者は時(shí)効を重視して、主催と協(xié)力をはっきり區(qū)別して、復(fù)文と不復(fù)文をはっきり區(qū)別します。

秘書(shū)が回答しなければならない文書(shū)に対して、期限の要求に応じて、直ちに文書(shū)の引受狀況を監(jiān)督し、検査すること。

責(zé)任を明確にして、誰(shuí)が催促しますか？督促書(shū)を渡したり、電話で催促したりする方法を採(cǎi)用して、督促記録を作成してください。

_秘書(shū)は「文書(shū)処理書(shū)」または文末の下に公文書(shū)の手続きの結(jié)果を明記しています。內(nèi)容は引受人、時(shí)間、結(jié)果、引受人、回答の方法、日付などがあります。