來訪者の特別要求に有効に対応する。

（一）來訪者が私たちと話をしたいなら、來訪者が話しかけてもいいです。秘書は彼を先に口を開けて、ベストな傾聴と応和をしてくれます。彼に私たちの知識と理解を教えてくれます。

しかし、話をする時はできるだけ企業の內部の事務に関わってはいけません。

もし訪問者の會話が深ければ、秘書はあまり暇がないので、お客さんと話をする時間がありません。

すみません、他の仕事をすぐにしたいですが、大丈夫ですか？

そして自分たちの仕事を続けます。

この時は節度に注意して、相手の雅興を一掃するようなことはない。

訪問者が電話をかけたいなら、秘書は彼らに手配した電話を使ってもらってもいいです。この電話は直線電話であるべきです。長距離の機能があれば、鍵をかけたり、パスワードをつけたりして使えます。費用を抑えるために。

秘書は丁寧にこの電話の使い方を相手に伝え、時間と通話の音をコントロールするように要求します。

來訪者が機の上の事務電話と內部電話を使うことをできるだけ避けるべきです。

彼は確かに自覚が足りない人がいます。彼が電話を使うことを許可すると、いつも大きな聲で話したり、きりがないほど話したりします。

秘書がすぐに止められないなら、上司に反感を持たれたら、不運なのは秘書自身だけです。

だから、秘書は禮儀正しく、しっかりと自分の態度を表明し、直ちに中止するように注意します。

一番いい方法は特にお互いの尊重を強調することです。

私はあなたの顔を立てます。あなたも私の顔を立ててください。

來訪者が頼み込んで動かないなら、秘書は禮儀正しく出発しなければならない理由を言わなければならない。態度がしっかりしていなければ、相手のラッキーな思いを打ち消すことができない。

訪問者が滯留して行かない場合がよくあります。一つは計畫が立てられていて、急に変化して、反応はまだよくないです。二つは一時的に行くところがないです。三つは鉄が心を込めて願いを解決するために待っています。

秘書は異なる狀況をはっきり區別して対応しなければならない。

相手が理不盡であることを確認しても、上司や警備員を驚かせないようにしなければならない。

來訪者は上司に會いたいと主張していますが、面會の理由を言いたくないです。

一般的には、秘書は運転をさえぎるべきです。

私があなたを手配する前に、彼は私にあなたの訪問の本當の意図と要求をはっきりさせるように求めました。私は自分の職責を履行しなければなりません。」

例えば、「私はあなたを助けたいです。でも、今の上司は會議中です。會議は非常に重要です。短い時間で終わらないので、彼にメモを書くように勧めます。彼に渡して、具體的な時間を手配してください。」

來訪者に重要な用件があったら、上司が會議中や接客中の場合、秘書は來訪者を応接室で待ってもらうべきです。そして來訪者の名刺やメモを書いて上司に送ってもいいです。內線電話で上司に注意してもいいです。