莫小瞧“簽名”那點事兒

　　在江三角律師事務所承辦的眾多案件中，一些疑難勞動爭議往往最終都聚焦在簽署勞動合同行為的形式、內容和意義的認定上，也往往會因為當事人忽略看似細微的簽署行為，最終造成不可挽回的嚴重損失。因此，對于簽名問題的風險管控，可謂細而不小，見微知著。案例：2015年1月22日，徐某和公司建立勞動關系，因其任職地點不在公司總部的所在地上海，因此，公司HR將勞動合同及員工手冊等文件快遞給徐某，要求其簽名后寄回，并發送電子郵件提示，徐某回郵件予以確認，后快遞回一份簽署自己姓名的勞動合同。

　　2016年1月6日，徐某因違紀被公司單方解除勞動合同，徐某即以公司未與其簽訂書面勞動合同為由要求公司支付未簽書面勞動合同雙倍工資差額人民幣20余萬元。仲裁過程中，經鑒定，公司持有的勞動合同確非徐某本人所簽。徐某辯稱，因為認為勞動合同內容與之前公司口頭承諾不一致，所以他將自己未簽名的勞動合同寄回了公司。

　　江三角觀點：本案的焦點在于，公司提供給裁審機構的勞動合同上的簽名是否為徐某所簽，從而確定公司是否需要支付未簽勞動合同的雙倍工資差額。因為徐某任職地點與公司總部相距較遠，公司HR采取將勞動合同寄送給徐某，讓徐某簽好后寄回的方式，但并沒有人監督徐某在勞動合同上簽名的全過程。因此，在本案爭議發生后，鑒定結論為勞動合同上的簽名非徐某本人所簽的情況下，公司只能通過曾經發送電子郵件敦促徐某簽約、向徐某郵寄勞動合同的簽收單、徐某向公司郵寄勞動合同的面單等間接證據證明已經與徐某完成簽訂書面勞動合同的法定義務，但是僅憑公司提供的上述間接證據尚不足以對抗勞動合同上簽名非徐某本人所簽這一事實。

　　應對策略：對于遠程簽訂勞動合同而言，最好的解決辦法是有公司富有經驗的HR或其他管理人員在場的情況下，由員工親筆簽署勞動合同。但是由于社會生活和每個公司的管理體制具有多樣性，如果公司相關人員不能見證簽訂勞動合同，我們建議公司采取以下幾點風險防范措施：一，可對員工簽訂勞動合同的全過程進行公證。此方式的好處在于基本控制了勞動合同簽名非員工本人所簽的風險，缺點在于公證將產生一定的公證費用;二，可由第三方見證員工簽訂勞動合同，比如律師見證。

　　由于律師在執業過程中對法律風險防范有較多實踐經驗，律師見證的方式也基本能夠杜絕簽名不真實的問題，同樣也會產生一定費用;三，如果公司希望降低成本，也可以通過對簽字全程錄音錄像的方式或網上直播的形式來監督員工遠程簽署勞動合同的全過程，但此種方式存在一定局限性，錄音錄像方式不恰當，將造成影像資料不能反映簽約的全過程，而且錄音錄像證據的保存要求較高，應保留錄音錄像在原始介質中保存的版本，以備可能的完整性鑒定;四，用人單位應當保留在與勞動者協商簽訂勞動合同過程中形成的一些重要文件資料，比如經雙方確認的offer，員工親筆填寫的入職登記表或勞動合同簽收單等。雖然這些材料對用人單位與勞動者曾經簽訂書面勞動合同的事實都只是間接證據，但如果內容恰當都將對雙方曾經簽訂勞動合同具有較強證明力。

　　案例：韓某在A公司的第一份勞動合同到期后，留在該公司繼續工作，但韓某一直沒有簽訂第二份書面勞動合同。之后，韓某提出辭職，還向勞動爭議仲裁委員會申請勞動仲裁，稱A公司未與其續簽勞動合同，要求公司支付未簽勞動合同的雙倍工資差額。A公司認為，雙方沒有續簽勞動合同主要原因系韓某拒絕，并有證人劉某、宋某證實：曾按A公司人事部的要求，電話通知韓某到公司工程部去續簽勞動合同，韓某當時表示知道。裁審機構確認了證人證言的效力。有人認為，既然證人證明公司曾經多次催促韓某簽訂勞動合同，且證人證言的效力已經裁審機構確認，事實清楚。公司與勞動者未簽勞動合同的主要原因在于勞動者主觀拒絕，因此，公司不應該支付韓某未簽訂書面勞動合同的雙倍工資差額。

　　其實，這種理解是對勞動法律相關規定的誤讀。根據《勞動合同法實施條例》的規定，自用工之日起一個月內，經用人單位書面通知后，勞動者不與用人單位訂立書面勞動合同的，用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關系，無需向勞動者支付經濟補償。用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應當向勞動者每月支付兩倍的工資，并與勞動者補訂書面勞動合同，勞動者不與用人單位訂立書面勞動合同的，用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關系，但應按規定支付經濟補償。用人單位自用工之日起滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，自用工之日起滿一個月的次日至滿一年的前一日應當向勞動者每月支付兩倍的工資，并視為自用工之日起滿一年的當日已經與勞動者訂立無固定期限勞動合同，應當立即與勞動者補訂書面勞動合同。

　　公司屢次催促韓某續簽書面勞動合同未果，即需按照已經建立勞動關系，但尚未簽勞動合同的具體期間長短，確立不同的應對策略。應對策略：1、建立勞動關系未超過一個月用人單位應當保留證據證明公司曾經通知員工簽訂書面勞動合同，建議將勞動合同交給員工審閱并至少催簽一次，相關通知中應當寫明，需要員工配合簽訂勞動合同的截止日期。如員工經催簽到期后仍拒絕簽訂書面勞動合同，用人單位應當在建立勞動關系起一個月內，解除與員工之間的勞動關系。解除勞動合同通知書中寫明理由為經多次通知、送達合同情況下，員工仍然拒絕簽訂勞動合同。此種情況下，用人單位除員工工資外不需另行支付其他費用。

　　如員工接到用人單位簽訂書面合同的通知后，同意簽訂書面勞動合同，但又以對合同文本部分條款有異議為由反復要求磋商，拖延簽約，公司應當確定磋商的最后期限(不超過建立勞動關系后一個月)，到達最后期限員工仍拒絕簽訂書面合同的，視為磋商不成，公司有權按照員工拒絕簽訂書面勞動合同為由解除勞動關系。

　　一經發現未簽合同的情況，用人單位應當立即通知員工配合簽訂書面勞動合同。在此情況下，即使補簽書面勞動合同，如勞動者要求用人單位支付自勞動關系開始后一個月起至實際簽約時止(建立勞動關系一年內)的雙倍工資差額的，用人單位應當支付。

　　如用人單位與員工協商簽訂書面勞動合同時，員工在用人單位提出的簽訂條件不低于雙方實際履行過程中用人單位提供勞動條件的情況下，仍然拒絕簽書面合同，用人單位應當保留證據，與員工解除勞動合同。此時解除，用人單位應當按照法律的有關規定支付經濟補償金。

　　3、建立勞動關系已經滿一年如建立勞動關系已滿一年還未簽訂書面勞動合同，用人單位發現后應立即與員工協商簽訂無固定期限書面勞動合同。我們認為，即使已經滿足簽訂無固定期限勞動合同條件，用人單位仍然應當與員工簽訂書面勞動合同，這是法律的強制性規定，且無書面勞動合同將給用人單位的管理造成很大不便和隱患。

　　在此種情況下，員工在用人單位提出的簽訂條件不低于雙方實際履行過程中用人單位提供勞動條件的情況下，仍然拒絕簽書面合同，用人單位是否單方解除勞動關系呢?相關法律規定對此并未明確，我們認為，如用人單位已經盡到誠實締約義務，而員工仍不配合，則員工屬于不配合用人單位的必要管理，且未簽勞動合同對確立雙方權利義務將造成不利影響，因此用人單位在保留好相關證據的基礎上，可以單方解除勞動關系，但需要依據相關規定支付經濟補償金以及未簽勞動合同雙倍工資的差額部分。

　　在員工簽訂書面勞動合同及簽署其他文件的過程中，為確保相應法律文件具有法律效力，用人單位還需要關注許多細節問題。比如，員工簽名使用藝術字體，或者因為員工簽名潦草的，應當請員工除該種簽名外再用楷書字體簽名。員工簽名的同時最好能夠再書寫一下簽字日期，以避免將來不必要的糾紛。在不同的法律文書或文件上簽名對簽名格式和簽署的位置要求各異。其中有很多值得研究的問題，需要用人單位針對不同情況的個案分別進行考慮和穩妥處理。

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