職場技能：寫出一封“專業郵件”的4個速成技巧

　　作為在職場待了多年的“老江湖”，其實我一直都在期待有一篇這樣類似的文章，可以教人輕松掌握寫一封“看起來很專業的郵件”。

　　對任何員工來說，寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度，也是代表你公司的形象。尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來說，以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。

　　今天我列了以下幾個小小的意見，希望能對剛入社會的“新人”有所幫助。

　　技巧1：郵件的送出——何謂To(發送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)

　　我發現很多人搞不清楚誰是“要對話的對象”，他們的郵件常常“To”很多人，結果郵件沒人回應，還有甚至因為不注意這些抄送用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。

　　(1)“To”的人

　　淺顯易懂是“你所溝通的對象”，但是除了這個“已經明確的人”之外，還能To 的人是直接關聯的人，或是跟這件事有緊密聯系的人，還可能是你上下游任務接口的人。

　　(2)CC的人

　　CC的是“希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責任關系”的人，通常對方會是你的直屬領導，或者是你“To”的人的直屬領導，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人，卻是希望他知曉的對象。

　　(3)BCC的人

　　BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心，因為我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉發)。

　　注意事項：

　　(1)很多人喜歡使用群組來發郵件，我個人認為——除非你很清楚群組內的每一個人，不然建議少用群組發送，這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。

　　(2)盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在“To List”，因為這樣就意謂你跟對方是平等，以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因，不然請放CC。

　　技巧2：郵件標題

　　郵件的標題需要一目了然。建議按照“【主旨】+【敘述】”的格式來撰寫。比如：“【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨”。這里，“【新聞稿】”是主旨部分，“輕松掌握……”則是比較詳細的敘述。

　　(1)標題的主旨

　　方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件，并且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。

　　方便搜索。許多人郵箱里都躺著上千封郵件，所以當你想要找特定內容的郵件時，你會發現你能利用“主旨”的關鍵詞將相關郵件全部篩選出來，郵件列表非常清晰。這對于主管級的人真是一個超好用的小功能。

　　(2)標題的敘述

　　建議標題的敘述部分，不要超過10個中文字，因為字數多，反而不會有人看或是抓不住重點。簡潔的敘述是使郵件看上去很專業的一個要領。

　　技巧3：郵件的正文

　　(1)收件人

　　在英文中我們會常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”當作開頭，不過在中文，目前似乎常看見的就是“某某長官”或是“某某你好”這樣的敬稱，因為沒有敬語很容易會產生“命令口吻”或是“平等地位”等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

　　如果可以，請一定明確收件人，盡量不要用“All”來取代。收件人明確了，這樣才能確保對方能回復并且執行。如果郵件內是超過1個人來負責不同任務，那么請分段寫，這樣更清晰。

　　(2)主要內容

　　郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容，所以需要保證以下兩條：

　　郵件正文內容不要超過800字。如果800字都無法說清楚，請直接溝通，確定雙方都達到共識后再發郵件。

　　如果需要傳遞的內容比較復雜，建議提供附件。其他的輔助說明，提供網絡鏈接。

　　郵件內容如果能條列說明是最好，這能讓看郵件的人快速領會。

　　(3)注意小細節

　　有時候所提供的附件很大。因為現在很多人已經習慣在手機上看郵件，故有個小建議——當附件郵件過大，建議將附件單獨提供給“所需要的人”。或是在郵件上說明“如果需要，單獨索取”，尤其郵件To & CC人員很多的時候特別注意這一點。

　　我有時候會發現有些人喜歡把郵件的內容標注為不同大小的字體、不同的顏色，甚至還使用粗體細體斜體的字型。我個人覺得這樣會讓郵件看起來亂七八糟，所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。

　　技巧4：結尾署名

　　署名對于對外聯系人員其實非常重要，因為它包含著個人信息，比如名字、職稱、部門、電話、郵箱/ IM(即時通訊)、公司網址等等。現在很多人還會加上個人二維碼。

　　署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個人色彩的內容及敘述。

　　以上四點是我總結的關于如何寫出一封“專業的郵件”的4個速成技巧，供大家學習交流。因為僅為個人觀點，相信還存在很多疏漏，也請職場的牛人有更多補充。