公文寫作—機關文種的區別

　　2016年國家公務員考試公文常識是必考知識點, 很多考生搞不清不同機關文種的區別, 以致于出錯。下面來看看不同機關文種有何區別, 輕松搞定公務員考試公文寫作。

　　一、請示與報告

　　“請示”和“報告”都是上行文, 是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關, 請求上級機關批復(答復), 這樣就容易貽誤工作。因此, 在撰寫“請示”和“報告”時, 要特別注意二者之間八個方面的區別。

　　一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準;“報告”是向上級機關匯報工作, 反映情況, 提出意見和建議, 答復上級訊問, 報送文件、物品等。

　　二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項;“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議, 須上級機關知道的事項。

　　三是容量不同。“請示”應一文一事;“報告”可多事一報, 但不得夾帶請示的事項。

　　四是時間不同。“請示”應事前行文;“報告”可在事前、事中、事后行文。

　　五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關, 不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個相關的上級機關, 其他上級機關也可以抄送。

　　六是處理不同。上級機關收到下級的請示后, 應及時批準、批復(答復), 是辦理件, 下級應在收到上級批復(答復)后才能實施;上級機關收到下級的報告后, 主要是了解情況, 可以不答復, 下級不用等待上級答復。

　　七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短, 一般不超過1500字;“報告”的篇幅相對較長, 但一般不超過3000字。

　　八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示, 請批示”、“請審示”等;“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

　　二、請示與函

　　“函”是不相隸屬機關之間商洽工作, 詢問和答復問題, 請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批準函、審批函)。“函”在公文往來中使用比較廣泛, 其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項, 不能用“請示”或“報告”, 應使用“請求批準函”。

　　在公文撰寫中, 容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種, 在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”, 是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別, 主要有：

　　一 是類型不同。“請示”是上行文;“請求批準函”是平行文。

　　二 是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級;“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

　　三 是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

　　四 是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批準函”應互相尊重。

　　五 是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關;“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函(審批函)。

　　三、報告與總結

　　“報告”是上行文, 其主要作用是向上級機關匯報工作, 反映情況, 答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種, 但在實際工作中, 部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文, 如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2014年XX工作總結”等, 這樣的標題是不對的。其實, 工作總結就是向上級機關匯報工作, 可直接使用“報告”文種, 主送上級機關(可多頭主送), 抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2014年XX工作情況的報告”, 這樣就比較規范了。

　　四、意見與建議

　　“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文, 應按請示性公文的程序和要求辦理;作為平行文, 提出的意見供受文單位參考;作為下行文, 對貫徹執行有明確要求的, 下級機關應遵照執行, 無明確要求的, 下級機關可參照執行。

　　這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中, 部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文, 如：“某某單位2014年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等, 都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種, 規范的標題應為“某某單位關于2014年XX工作的意見”。

　　五、通告與通知

　　“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種, 其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

　　“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文, 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項。