公文寫作：請示與函的寫作技巧

　　“函”是不相隸屬機關之間商洽工作, 詢問和答復問題, 請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批準函、審批函)。

　　“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別, 主要有：

　　一是類型不同。“請示”是上行文;“請求批準函”是平行文。

　　二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級;“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

　　三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

　　四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批準函”應互相尊重。

　　五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關;“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函(審批函)。

　　“函”在公文往來中使用比較廣泛, 其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項, 不能用“請示”或“報告”, 應使用“請求批準函”。

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　　“報告”是上行文, 其主要作用是向上級機關匯報工作, 反映情況, 答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種, 但在實際工作中, 部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文, 如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2014年XX工作總結”等, 這樣的標題是不對的。其實, 工作總結就是向上級機關匯報工作, 可直接使用“報告”文種, 主送上級機關(可多頭主送), 抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2014年XX工作情況的報告”, 這樣就比較規范了。

　　“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文, 應按請示性公文的程序和要求辦理;作為平行文, 提出的意見供受文單位參考;作為下行文, 對貫徹執行有明確要求的, 下級機關應遵照執行, 無明確要求的, 下級機關可參照執行。

　　這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中, 部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文, 如：“某某單位2014年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等, 都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種, 規范的標題應為“某某單位關于2014年XX工作的意見”