機關應用文的語言特點

　　機關應用文有著較強的書面語言的語體色彩。

　　(1)平實。機關應用文是為了解決實際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點的突出表現是：實在，不用烘托、渲染等手法，而是實實在在地寫下去;質樸，如實地表現事物的本來面目，不允許藝術夸張;通俗，機關應用文的用詞造句，都應當力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。

　　(2)得體。機關應用文的語言要和作者的身份、讀者對象、所要達到的目的，以及客觀環境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。要做到得體，還應當和所寫的文件的體例相符。報喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應莊重嚴肅，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。比如，請示性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結尾多使用“望”、“請”、“給以指示”等等，以表示下級對上級的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴謹、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語，則必須斬釘截鐵，毫不含混。

　　(3)確切。機關應用文多是用來反映情況、指導工作的，一詞一句，一個概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋;更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來損失。

　　(4)概括。機關應用文的用語要求簡捷明快，因此應當特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、群眾性語言。在總結、決定、決議、指示等機關應用文中，要善于運用論斷性語言。這樣做，第一可以增強文件的說理性和說服力;第二可以增強文件的無可辯駁、不容置疑的權威性;第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。

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　　機關應用文的開頭一般有六種方式： “起因”式。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇文章，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭;“目的”式。開宗明義第一句就說明本文的目的，一般使用“為了……”、“為……”; “根據”式。一開始先說明制作公文的依據，一般多是用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據某文件要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等;“時間”式。一開始先點明某事、某情況的時間，有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭;“引文”式。

　　一開始先引用文件或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。比如：“黨的十六屆六中全會指出：……”;“事情”式。即把事件、情況一開頭就簡明扼要地介紹清楚。機關應用文的結尾大體可分為自由式和比較固定式兩類。自由式，即隨著文章的自然發展，該講的問題講完即收。比如法規，該寫幾條就是幾條，最后一條寫完即可收尾。匯報提綱把該匯報的內容講清楚就可打住。會議紀要也是把會議的要點，分條分段寫出，不必再加什么“尾語”。這些文種的結尾沒有什么習慣用法，更沒有格式。

　　但有些文種的結尾則有一定的格式或習慣用法，我們叫它“比較固定式”結尾。比如請示結尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥當，請批示”，“當否，請示”等。指示和決定的結尾，一般要提出落實的要求，如“望各地各部門按照執行”，“把落實情況盡快上報”等。通知結尾一般用“特此通知”等等。調查報告的結尾比較自由，但也有一些習慣用語，使用較多的結尾有，總結性地寫出報告的主要觀點。總之，機關應用文究竟用什么方法結尾，還是依內容而定。