差旅管理的定義與方法

　　差旅管理是指企業(yè)利用信息技術(shù)，對差旅活動進(jìn)行全過程監(jiān)控，從而達(dá)到控制差旅成本的目的。傳統(tǒng)的差旅管理模式存在巨大的浪費(fèi)、有著難以克服的管理漏洞，而現(xiàn)代化的差旅管理能夠?yàn)槠髽I(yè)提供完善、快捷、方便、經(jīng)濟(jì)的差旅服務(wù)，為企業(yè)節(jié)約費(fèi)用、減輕企業(yè)行政人員和財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，為企業(yè)管理層提供差旅管理報(bào)告以利于差旅費(fèi)用的控制和提升整個(gè)企業(yè)的管理水平。

　　中國企業(yè)差旅管理的現(xiàn)狀

　　目前中國多數(shù)企業(yè)缺乏差旅管理意識，其差旅費(fèi)用的報(bào)銷流程復(fù)雜而繁瑣，財(cái)務(wù)人員的工作量巨大，出差員工差旅費(fèi)用控制薄弱，管理效率低下。

　　1.企業(yè)管理層缺乏差旅管理意識

　　企業(yè)的并購、商務(wù)談判、營銷、采購已經(jīng)牽扯了中國企業(yè)管理層太多的精力，他們決不肯花時(shí)間去考慮一年來有多少人出過差，去過哪些地方，差旅費(fèi)開支的總額是多少。管理層認(rèn)為這些事情應(yīng)由企業(yè)行政人員或財(cái)務(wù)人員管理，而實(shí)際上企業(yè)行政人員多能從預(yù)訂酒店和機(jī)票中獲得高額回扣，財(cái)務(wù)人員本著多一事不如少一事的觀念缺乏對差旅費(fèi)用進(jìn)行管理的積極性，因此應(yīng)用差旅管理的中國企業(yè)數(shù)量不多。根據(jù)《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》報(bào)告顯示，在被采訪的國內(nèi)私營企業(yè)中只有5%使用差旅管理服務(wù)，而國有企業(yè)的這個(gè)比例尚不足5%。

　　2.針對出差費(fèi)用缺乏管理控制力

　　中國的企業(yè)通常由行政、財(cái)務(wù)、人事等部門的人員來專門負(fù)責(zé)差旅費(fèi)用的支出，這類專門人員在為企業(yè)訂購機(jī)票、酒店時(shí)可以獲得高額回扣，出差員工住酒店時(shí)采用虛開住宿費(fèi)發(fā)票或者購買假發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷的方式賺取“外快”;另一方面，中國的一些大中型企業(yè)在國內(nèi)的攤子鋪得很大，公司職員每年都要坐上好幾回飛機(jī)，可謂是航空公司標(biāo)準(zhǔn)的大客戶，但從來沒有人想到去和航空公司協(xié)商，獲得一定的折扣。酒店費(fèi)用也是如此：由于公司所有職員有權(quán)選擇自己偏好的酒店，使得企業(yè)員工在特定酒店的住宿天數(shù)無法達(dá)到一定數(shù)量，因此很難和某家酒店簽訂長期合同，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。由于缺乏有效監(jiān)控，與差旅活動相關(guān)的票據(jù)的真實(shí)性、合法性難以甄別，加大了管理成本，嚴(yán)重影響了企業(yè)利潤的獲得。

　　3.報(bào)銷流程復(fù)雜、數(shù)據(jù)無法用于管理

　　根據(jù)《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》報(bào)告，在被采訪的112家企業(yè)中，有1/4的受訪企業(yè)惟一使用的是手工流程和紙質(zhì)表格處理差旅申請和審批，另有56%使用紙質(zhì)表格和電子郵件結(jié)合的方式處理申請和審批。78%的受訪企業(yè)使用手工流程和紙質(zhì)表格進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)告。由此看來，中國企業(yè)多采用傳統(tǒng)的方法管理差旅費(fèi)支出。

　　企業(yè)傳統(tǒng)的差旅管理流程復(fù)雜，出差人員要被迫填寫各種紙質(zhì)單證，單證填寫容易出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，需要花費(fèi)大量的人力、物力去判斷其合法性與合理性;領(lǐng)導(dǎo)們的審批可能會由于其出差而被耽擱，從而影響業(yè)務(wù)的執(zhí)行，大量的紙質(zhì)單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部門后給財(cái)務(wù)部門增加了很大壓力。由于各種出差相關(guān)票證種類繁多，對其進(jìn)行裝訂、統(tǒng)計(jì)和匯總工作量極大，工作效率低下，還極易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，造成不必要的損失。記錄著企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作過程的紙質(zhì)單據(jù)上有著重要信息，分析這些信息可以得出公司一年里飛機(jī)、火車、酒店所有開支，差旅時(shí)間的分布、旅途的時(shí)間等對公司經(jīng)營有用的數(shù)據(jù)，但是由于是紙質(zhì)介質(zhì)，使分析和統(tǒng)計(jì)很不方便，難以形成規(guī)范而有價(jià)值的差旅管理報(bào)告。

　　4.現(xiàn)金是首要的差旅費(fèi)支付模式

　　在中國，現(xiàn)金是差旅支付的最主要模式，用于現(xiàn)金預(yù)付款和費(fèi)用報(bào)銷。這一模式對所有類型的公司，包括跨國公司都適用。在112家受訪企業(yè)中，有52%的受訪跨國企業(yè)、86%的民營企業(yè)和91%的國有企業(yè)表示進(jìn)行現(xiàn)金預(yù)付款并用現(xiàn)金支付差旅報(bào)銷費(fèi)用，這與世界其它地方的公司依賴于企業(yè)信用卡作為最主要的支付方式形成了鮮明對比。

　　實(shí)施現(xiàn)代化差旅管理的建議

　　1.建立一套體現(xiàn)企業(yè)文化、人性化的差旅政策

　　企業(yè)差旅政策的制定體現(xiàn)了公司差旅費(fèi)用支出的具體原則，涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程序等。在差旅政策中應(yīng)有以下條款：員工出差的審批、出差員工的職責(zé)、旅行指南、交通工具的選擇、機(jī)票和酒店預(yù)訂系統(tǒng)選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn)、員工安全及保險(xiǎn)條款、同行家屬費(fèi)用條款、信用卡和現(xiàn)金使用條款、出差餐飲條款、電話費(fèi)及出租車費(fèi)條款、報(bào)銷程序條款、可以選用的差旅行程預(yù)訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等，差旅政策條款應(yīng)盡量細(xì)化以方便嵌入差旅預(yù)訂系統(tǒng)，從而保證良好的執(zhí)行效果。在制定差旅政策時(shí)還應(yīng)注意以下問題：

　　(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅費(fèi)用的基礎(chǔ)之上。通過分析以往的差旅費(fèi)支出找出規(guī)律性的出差行為，例如經(jīng)常入住的酒店、經(jīng)常乘坐的航班、經(jīng)常出差的城市，這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機(jī)票折扣，哪個(gè)城市出差最多，哪種交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成為協(xié)議酒店以獲取最優(yōu)惠的價(jià)格。

　　(2)差旅政策制定要在節(jié)約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情，影響了企業(yè)的整體形象，向外界傳遞了企業(yè)資金短缺的信息，這將給企業(yè)的經(jīng)營帶來負(fù)面影響;如果一味地迎合員工，則會使企業(yè)差旅成本大幅提升，利潤減少，最終也會影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此在制定差旅政策時(shí)要充分聽取企業(yè)各方人士的意見，尤其是要傾聽經(jīng)常出差員工的心聲，還要讓財(cái)務(wù)人員會同差旅經(jīng)理一同參與差旅政策的制定。例如出于節(jié)約成本考慮，企業(yè)或許規(guī)定某個(gè)職位的員工出差到車程12小時(shí)以上的地區(qū)必須坐硬臥，而當(dāng)時(shí)的折扣機(jī)票可能只比火車票價(jià)貴出一至兩百元錢，坐飛機(jī)則可以快速到達(dá)。出差員工傾向坐飛機(jī)出行，那樣不僅能夠得到很好的休息，又能提高工作效率。然而財(cái)務(wù)人員則會認(rèn)為成本加大了，財(cái)務(wù)效率降低。針對這一矛盾，在差旅政策中可以加上如下條款：在交通工具選擇中，飛機(jī)機(jī)票折扣如果達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，可以選擇乘機(jī)旅行。

　　另外，在差旅政策中還可以加上如下條款：嚴(yán)格出差審批，如果用電話或視頻以及電子郵件可以解決的業(yè)務(wù)堅(jiān)決不批準(zhǔn)出差;在出差時(shí)間確定的情況下，應(yīng)提前數(shù)天預(yù)訂機(jī)票和酒店以獲得更為優(yōu)惠的折扣等，這些條款的制定不僅能夠有效節(jié)省不必要的開支，而且也不會遭致出差人員的強(qiáng)烈抵制。

　　(3)差旅政策的制定應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化。如果企業(yè)強(qiáng)調(diào)以人為本、上下級平等的企業(yè)文化，非常注重員工的感受，在出差規(guī)定上，也應(yīng)該力求人人平等，高級管理人員和普通員工間的待遇不要過于懸殊;如果企業(yè)強(qiáng)調(diào)權(quán)本等級的企業(yè)文化，那么在差旅政策的制定上應(yīng)為不同等級員工制定不同的差旅標(biāo)準(zhǔn)，以體現(xiàn)等級觀念。

　　(4)在差旅政策的制定上要細(xì)致入微。差旅政策中應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定可以報(bào)銷的差旅費(fèi)用明細(xì)以及出差人員的職責(zé)，例如出差員工必須嚴(yán)格執(zhí)行差旅和住宿標(biāo)準(zhǔn)，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)用規(guī)定的預(yù)訂系統(tǒng)完成預(yù)訂機(jī)票和酒店，并利用信用卡支付與之相關(guān)的費(fèi)用并打出消費(fèi)明細(xì)，必須按照規(guī)定的流程和期限報(bào)銷差旅費(fèi)用，不得報(bào)銷與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的消費(fèi)支出，不得將公務(wù)艙位轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)艙位，從而為同行的配偶換取機(jī)票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素，在差旅政策的制定上應(yīng)列示安全旅行指南，與此同時(shí)應(yīng)注明列示有關(guān)保險(xiǎn)的條款以保障出差員工的權(quán)益。

　　(5)對企業(yè)員工進(jìn)行差旅政策的培訓(xùn)，確保差旅政策的順利實(shí)施。差旅政策作為企業(yè)的重要公共文件應(yīng)放在公司網(wǎng)頁，以便員工熟悉了解。在執(zhí)行差旅政策時(shí)，要加強(qiáng)與員工的溝通，例如對新員工進(jìn)行差旅政策的宣講，提供一個(gè)公司內(nèi)部的論壇用以討論政策的相關(guān)條款，這樣能夠增強(qiáng)員工對公司差旅制度的認(rèn)知和理解，并自覺遵守。

　　2.任命差旅經(jīng)理，確定差旅經(jīng)理職責(zé)

　　當(dāng)一家企業(yè)或者企業(yè)集團(tuán)每年的差旅費(fèi)用達(dá)到一定規(guī)模，任命一名專門負(fù)責(zé)企業(yè)或者企業(yè)集團(tuán)差旅事務(wù)的經(jīng)理人員將是十分必要的。其工作職責(zé)應(yīng)該包括：

　　(1)參與制定差旅政策，負(fù)責(zé)向員工宣講差旅政策。差旅經(jīng)理應(yīng)配合企業(yè)差旅業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，協(xié)同財(cái)務(wù)人員、經(jīng)常出差的員工參與制定差旅政策，提出適合企業(yè)文化和業(yè)務(wù)需求的建議;差旅政策一旦確定，差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的差旅管理團(tuán)隊(duì)需要采用網(wǎng)上公示、進(jìn)行培訓(xùn)、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關(guān)人員了解該政策。

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　　(2)擔(dān)當(dāng)外部商旅供應(yīng)商與企業(yè)內(nèi)部出差員工的中介。差旅經(jīng)理所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)有義務(wù)與每位差旅者進(jìn)行溝通，使他們了解安排差旅時(shí)能夠利用哪些資源;當(dāng)差旅政策中列示的供應(yīng)商發(fā)生改變時(shí)，差旅部門應(yīng)及時(shí)將新供應(yīng)商名單告知全體員工，同時(shí)定期更新和增加差