機關應用文的作用有哪些？

　　各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，并就自己職權范圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、設想、過程、結果等形成各式各樣的文件，用以指導和推動工作，這就是機關應用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關應用文。如果把機關應用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。

　　一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映;上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要盡快向下級傳達;同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關應用文承擔。

　　二是宣傳教育的作用。機關的大多數文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的文件，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些文件就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。

　　三是規范行為的作用。機關應用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規性和政令性文件，對于人們該干什么，不該干什么，在什么時間、什么范圍、什么問題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類文件一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。

　　四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計劃、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關文件，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：“拿紅頭文件來!”就是要求拿出根據的意思。