幾種常見商務公文的寫法與技巧

       什么是公文?

　　所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等

　　公文擬寫的步驟與方法

　　公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

　　幾種常用的商務公文

　　請示

　　請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

　　請示的特點

　　一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。

　　二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。

　　三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

　　四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。

　　請示的分類

　　根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

　　一、 請求指示性請示。

　　二、 請求批準性請示。

　　三、 請求批轉性請示。

　　請示的結構、內容和寫法

　　請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

　　一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

　　1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》;另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》

　　2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

　　二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。

　　1、 開頭。主要交代請示的理由。

　　2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。

　　3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。

　　三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

　　請示應注意的問題

　　一、 一文一事的原則。

　　二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。

　　三、 理由充分，請示事項明確。

　　四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

　　報告

　　報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

　　"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

　　報告的特點：

　　一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直

　　接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。

　　二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。

　　三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

　　四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

　　報告的種類

　　報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

　　寫法

　　報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

　　一、 匯報性報告

　　匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

　　1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

　　2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

　　二、 答復性報告

　　這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

　　三、 呈報性報告

　　呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

　　四、 例行工作報告

　　例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

　　公告

　　公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。

　　公告的寫法

　　公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。

　　一、 標題。

　　公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種;二是發文機關和文種 以上兩項，多用于政府機關;有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

　　二、 正文

　　正文一般由主旨與說明構成。

　　主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。

　　說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。

　　三、 落款及日期

　　公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。

　　會議紀要

　　會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

　　會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

　　會議紀要的寫法

　　會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

　　一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

　　二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

　　1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

　　2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

　　三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

　　電子公文

　　隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。

　　電子公文的寫法

　　電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

　　一、 收件單位/人

　　二、 抄送單位/人

　　三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

　　四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等(與日常公文協作方法一致)，若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送(注明)。

　　五、 落款。署名及成文時間

　　遞交程序以遞交直屬領導為宜。