農(nóng)村公文與檔案處理

　　村官作為農(nóng)村最基層的管理者，也經(jīng)常會擬寫和處理一些常用文書。因此，應(yīng)重視公文寫作、處 理與檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)管理基礎(chǔ)工作。

　　一、“公文”的界定及農(nóng)村常用公文

　　提到文書，有一個概念是人們常常會遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：

　　1.中共中央辦公廳在1996年5月3日公布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》中的14種公文為： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要;

　　2.國務(wù)院2000年8月24日修訂，2001年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的13 種公文為:命令、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、意見、函、會議紀(jì)要;

　　3.常見的事務(wù)類文書:計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報、規(guī)章制度等;

　　4.常見的專用文書：司法、外交、軍事、財經(jīng)等;

　　5.常見的日用類文書：開幕詞、閉幕詞、聘書、求職信、條據(jù)等。

　　上面的五大類文書就是我們所說的“公文”。不過，在農(nóng)村實際工作中，經(jīng)常會接觸到的公文主要 包括通知、請示、報告、會議記錄與會議紀(jì)要、計劃、總結(jié)等。

　　二、公文的特殊格式

　　(一)信函式格式

　　發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30毫米，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文 機(jī)關(guān)全稱下4毫米處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁邊20毫米處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條 線長均為170毫米。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文 字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空1行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級 或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相 應(yīng)要素說明。

　　在制發(fā)機(jī)關(guān)公文的實踐中，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識“文件”二字的“信函式” 公文，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標(biāo)識簽發(fā)人以外， 其他各要素均與“文件式”公文相同。為此，本標(biāo)準(zhǔn)為這種“信函式”公文設(shè)計了格式，具體為：

　　1.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁為30毫米，也就是打破了本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的“文件式”公文上白邊為37 毫米的界限，將“信函式”公文的上白邊縮小為30毫米，然后在30毫米之下標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。由于 不加“文件”二字，這時的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡稱，如國務(wù)院這種“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識 為“中華人民共和國國務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標(biāo)識為“國務(wù)脘文件”。

　　2.在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱4毫米之下印一條上粗下細(xì)的武文線，在距下頁邊20毫米處印一條上細(xì)下粗 的文武線，線的長度為170毫米。這樣設(shè)計，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致， 只不過將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識移出了版心。{page_break}

　　3.“信函式”公文的份數(shù)序號、密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格(一般說來，“信 函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項)，發(fā)文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最后一行 (第22行)文字下邊緣與文武線距離6毫米。其他各要素的標(biāo)識方法均同“文件式”公文格式。

　　(二)命令格式

　　命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號白發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令 標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20毫米，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號;令號下空2行標(biāo)識正文;正文下空1 行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù) 應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。其 他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

　　命令(令)可以說是國家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級形式。《辦法》規(guī)定，命令(令)適用于依照有關(guān)法 律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)?決定。從命令(令)的適用內(nèi)容也可以看出其權(quán)威性、重要性。因此本標(biāo)準(zhǔn)特別規(guī)定了命令(令)的格 式，而且是比照國務(wù)院命令(令)的現(xiàn)行格式設(shè)計的。應(yīng)該說，這個格式應(yīng)嚴(yán)格按照執(zhí)行，以從表現(xiàn)形 式上維護(hù)國家政令的權(quán)威性和統(tǒng)一性。本標(biāo)準(zhǔn)對命令(令)的格式規(guī)定具體為：

　　1.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。如國務(wù)院的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就是“中華人 民共和國國務(wù)院令”。因此命令(令)的發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)以批準(zhǔn)本機(jī)關(guān)成立文件核定的全稱為準(zhǔn)。發(fā)文機(jī) 關(guān)名稱后加“命令(令)”字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字;字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超 過上級機(jī)關(guān)的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。標(biāo)識的位置按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定可以這樣計算： 上白邊(37毫米+ 20毫米)，即57毫米下標(biāo)識。如果是聯(lián)合發(fā)布命令(令)，在首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在 此處標(biāo)識，其余機(jī)關(guān)下移，“命令(令)”字右側(cè)上下居中。

　　2.在發(fā)文機(jī)關(guān)之下空1行標(biāo)識令號，居中，令號用黑體字較莊重，前加“第”字，即“第X號”。令號 的編制自發(fā)第1號令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號不同，發(fā)文字號序號以年度為限。

　　3.令號之下空2行標(biāo)識正文，中間沒有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標(biāo)識格式執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn) 對正文的規(guī)定。令文的內(nèi)容一般都比較簡短，大多是一個自然段。

　　4.正文之下空1行標(biāo)識簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時應(yīng)制備。簽名章用紅色，右空4字。簽名 章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)，命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo);如果是聯(lián)合命令，職務(wù)應(yīng)標(biāo)全 稱，此時可用簡稱，如“XX部部長”，因為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識已使用全稱了。{page_break}

　　5.簽名章之下空1行標(biāo)識成文日期，右空2字。

　　6.命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分 送”這一特定形式，這一點要注意。

　　(三)會議紀(jì)要格式

　　會議紀(jì)要標(biāo)識由“XX XX XX會議紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

　　本標(biāo)準(zhǔn)中的會議紀(jì)要的格式主要是針對國家行政機(jī)關(guān)的辦公會議紀(jì)要而言。至于用作公文種類的會議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標(biāo)題中顯示。

　　國家行政機(jī)關(guān)的辦公會議是本機(jī)關(guān)決策的最高機(jī)構(gòu)，會議議定的事項都是本機(jī)關(guān)的決策事項，并以固定形式的會議紀(jì)要印發(fā)，有鑒于此，本標(biāo)準(zhǔn)對此類會議紀(jì)要格式做了統(tǒng)一規(guī)定。

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定會議紀(jì)要的標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。位置同“文件式”發(fā)文機(jī) 關(guān)標(biāo)識方法一樣，即距版心上邊緣25毫米。會議紀(jì)要不加蓋印章。此類會議紀(jì)要的其他要素本標(biāo)準(zhǔn)只作了原則規(guī)定，B卩如果會議紀(jì)要具有本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要素，那就按本標(biāo)準(zhǔn)對該要素的規(guī)定辦。