公文中請(qǐng)示和報(bào)告的寫作要求

　　公文中請(qǐng)示和報(bào)告的寫作要求

　　一、請(qǐng)示的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)”。

　　請(qǐng)示正文一般分為三個(gè)部分:①請(qǐng)示的理由。這部分十分重要,它是請(qǐng)示的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn),是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。②請(qǐng)示的具體事項(xiàng)及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結(jié)語。一般用“妥否,請(qǐng)批示”等語。

　　(二)寫作要求

　　1、請(qǐng)示的理由要充分有力,請(qǐng)示的事項(xiàng)和要求要明確。對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的理由要實(shí)事求是,具有說服力,不能虛報(bào)。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當(dāng),一般不用請(qǐng)馬上、請(qǐng)立即等詞語。

　　2、請(qǐng)示要一文一事。切忌在一篇請(qǐng)示中同時(shí)請(qǐng)示若干個(gè)不同性質(zhì)、不同類別的問題,如在一個(gè)請(qǐng)示件中羅列了很多不相關(guān)的請(qǐng)示內(nèi)容,請(qǐng)示的事項(xiàng)無法分清主次緩急,上級(jí)機(jī)關(guān)無從審批或因請(qǐng)示中某一件事不能解決,使得整個(gè)請(qǐng)示擱置下來,影響請(qǐng)示事項(xiàng)的及時(shí)批復(fù)。

　　3、切忌多頭主送。請(qǐng)示要根據(jù)機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或主管部門行文,一般只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如多頭主送,容易造成責(zé)任不明,互相推誘,或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請(qǐng)示,同時(shí)也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉,則可用抄報(bào)的形式。請(qǐng)示不能送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

　　4、請(qǐng)示和報(bào)告的內(nèi)容不能混淆。請(qǐng)示與報(bào)告是兩個(gè)不同的文種,請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

　　(三)請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別

　　請(qǐng)示與報(bào)告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是:

　　(1)行文目的不同。請(qǐng)示需要上級(jí)對(duì)下級(jí)有明確的批復(fù);報(bào)告

　　則是下情上達(dá),上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)只作為閱知件,不作答復(fù)。

　　(2)行文時(shí)間不同。請(qǐng)示必須事前行文,不允許先斬后奏;報(bào)告可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)行文。

　　(3)行文內(nèi)容不同。請(qǐng)示主要寫帶有迫切需要上級(jí)批示的事項(xiàng);報(bào)告只是匯報(bào)事項(xiàng)。請(qǐng)示中可以有報(bào)告事項(xiàng),但報(bào)告中不可夾帶有請(qǐng)示事項(xiàng)。在行文過程中請(qǐng)示與報(bào)告這兩個(gè)文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請(qǐng)示用了報(bào)告,有的報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),有的請(qǐng)示件標(biāo)題用“關(guān)于xxx的請(qǐng)示報(bào)告”,這都是極不規(guī)范的。

　　二、報(bào)告的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。”

　　報(bào)告一般分為三部分:一是報(bào)告的原由,即為什么寫報(bào)告;二是報(bào)告的事項(xiàng),用“現(xiàn)將……報(bào)告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報(bào)告的事實(shí)和問題,這部分要突出重點(diǎn),做到點(diǎn)面結(jié)合;三是結(jié)束語,可根據(jù)報(bào)告內(nèi)容的不同寫明"特此報(bào)告"、"專此報(bào)告"等。

　　報(bào)告分為綜合報(bào)告、專題報(bào)告(情況報(bào)告)、隨文報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和建議報(bào)告。

　　(1)綜合報(bào)告。是下級(jí)機(jī)關(guān)為了使上級(jí)機(jī)關(guān)全面了解下級(jí)機(jī)關(guān)各方面情況,便于上級(jí)機(jī)關(guān)掌握全局,指導(dǎo)工作而寫的公文。綜合報(bào)告的主要特點(diǎn)是:匯報(bào)的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報(bào)告的正文,一般包括報(bào)告起因和報(bào)告內(nèi)容兩部分。報(bào)告起因即說明為什么要寫報(bào)告,報(bào)告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時(shí)就是幾句話,報(bào)告起因與報(bào)告內(nèi)容之間的承上啟下用語,往往用“現(xiàn)將……情況報(bào)告如下”。報(bào)告內(nèi)容,是報(bào)告正文的主體,一般要寫明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報(bào)告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報(bào)告”表述。

　　(2)專題報(bào)告(情況報(bào)告)。是為了向上級(jí)著重匯報(bào)某項(xiàng)工作和某個(gè)問題,以使上級(jí)了解情況,做出指示而寫的公文。專題報(bào)告的顯著特點(diǎn)是,報(bào)告的內(nèi)容專一。專題報(bào)告可分為:反映某項(xiàng)工作

　　及其存在問題,并提出解決問題意見的專題報(bào)告;為總結(jié)某項(xiàng)工作而形成的經(jīng)驗(yàn)性的專題報(bào)告;為研究和解決某一問題或工作而召開會(huì)議所形成的會(huì)議專題報(bào)告;工作中有了錯(cuò)誤,需要向上級(jí)機(jī)關(guān)檢討所形成的檢討性專題報(bào)告;對(duì)某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調(diào)查,在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查,專題報(bào)告。

　　各種專題報(bào)告的格式大體一致。正文內(nèi)容,由于專題報(bào)告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報(bào)告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細(xì)敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”,然后用“為了……”等句式點(diǎn)名主題,再用“現(xiàn)……如下”句作為過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分,提出解決問題的具體措施。

　　(3)隨文報(bào)告。是指報(bào)送文件或物件時(shí)隨件附文。它的范圍比較明確,寫法也較簡單,一般只對(duì)報(bào)送的文件、物件作簡要說明。

　　(4)答復(fù)報(bào)告。是被動(dòng)回答上級(jí)詢問的一種隨機(jī)性呈報(bào),正文開頭一般先引用上級(jí)來文(或領(lǐng)導(dǎo)批示要求、函電)作為“依據(jù)”,然后用“現(xiàn)將……報(bào)告如下。”一句點(diǎn)明“意圖主旨”兼作過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細(xì)敘述。答復(fù)報(bào)告結(jié)尾處常用“以上報(bào)告如有不妥,請(qǐng)指示”做結(jié)語。

　　(5)建議報(bào)告。是主動(dòng)向上級(jí)提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文,一旦被批轉(zhuǎn)后,便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應(yīng)先逐一說明本建議的“事實(shí)依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然后用“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號(hào)列項(xiàng),或用小標(biāo)題分列的分旨要素。建議報(bào)告的結(jié)束語常用“以上報(bào)告(建議)如無不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。

　　(二)寫作要求

　　1、重點(diǎn)突出,中心明確,詳略得當(dāng),即使是綜合報(bào)告,也要重點(diǎn)突出幾個(gè)問題,對(duì)其他問題簡略帶過。

　　2、要有分析,不能只羅列現(xiàn)象,要著力揭示問題的實(shí)質(zhì),分析發(fā)展趨勢。

　　3、要注意反映新情況、新問題即報(bào)告的內(nèi)容要有新意,要注意時(shí)效性。

　　4、內(nèi)容要真實(shí)可靠,實(shí)事求是,要一分為二,報(bào)喜也要報(bào)憂,講成績也要找出差距和不足。

　　5、注意一文一事,不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),簡明扼要,文字精煉。