外事文書的寫法

　　外事政策和有關法規。即使是禮節性函件，如果格式、行文或內容不合常規，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關系。因此，在外事文書的草擬和發送方面要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態度，不能有半點馬虎。

　　幾種外事文書

　　1.照會

　　照會指國家之間用于外交方面有關事宜的通知，有關問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。

　　正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，并用第一人稱寫成，一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，如蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節或授權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別主要在于它們使用范圍不同。

　　正式照會用于：一是重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，對某國承認、斷交、復交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委托代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。

　　普通照會用于進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務和交際往來。由于外事文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關于重要問題的來往，現在也多使用普通照會。

　　普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。

　　2.對外函件

　　對外函件（包括外交函件），指國家領導人、外交人員以及政府各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信。根據內容情況，凡涉及重要內容的，為正式函件；凡屬事務性和禮節性的內容，并由有關人員簽署的國家領導人和外交代表之間的親筆簽名信應屬外交函件。

　　3.備忘錄

　　備忘錄是一國與別國外交代表機關之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進行外交交涉時，說明有關事實、立場和法律的觀點，或者辯駁對方觀點，或者重申某些外交會談內容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方便于記錄談話的內容避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復對方的觀點、意見，如果用照會過于鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。

　　備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。

　　面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。

　　4.外事電報

　　外事電報指各級國家部門、機構及人員同外國相應機構及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務性聯系而制發的一種簡要文書。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發電人職銜、全名或機構名稱和發報地點。

　　外事文書的文體要求

　　使用外事文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。

　　人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件也用第三人稱。

　　簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。

　　客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與對方的身份、關系和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文后面另起一段。

　　稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。

　　文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以后可用簡稱。有些國家由于發生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。

　　對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注意，應符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。