文檔管理在項目進程中的重要作用

　　管理在項目進程中的重要作用

　　作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進展的脈絡，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理規定十分必要，其作用有以下6個方面。

　　其一，它是項目管理者了解開發進度、存在的問題和預期目標的管理依據。第二，大多數軟件開發項目會被劃分成若干個任務，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務之間聯系的重要憑證。第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發的質量。第四，項目文檔是系統管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關人員了解系統如何工作的培訓與參考資料;第五，項目文檔將為系統維護人員提供維護支持;第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發資源。

　　現在大多數金融、通信企業為了更好的服務客戶、準確掌握自身數據，都在不遺余力地建立數據倉庫系統。企業數據倉庫(EDW)從籌建項目組到軟件開發建設再到系統上線維護，基本涉及了軟件項目建設的所有環節，對文檔管理提出了比較全面的要求。以下就EDW建設為例做作進一步探討。

　　首先要借助VSS軟件建立項目文檔管理服務器以保存所有的項目文檔。其次，項目保存的文檔要涵蓋項目管理、項目調研、項目開發、項目應用、系統管理、系統測試驗收、項目培訓、版本控制、數據質量管理、用戶手冊、系統上線等整個項目周期。然而從項目管理者的親身體會來講，這些文檔的保存往往是混亂無序，無法快捷地獲得所需信息。究其原因，項目組在系統開發過程中雖然重視了文檔的保存，但卻忽視了文檔的管理。文檔歸檔沒有正式的管理要求，缺少文檔提交的依據和規則。最后是建立文檔管理規定。 　　以EDW項目為例，未建立文檔管理的情況如圖1所示。由于沒有統一的文檔管理規定，項目小組只對自己負責的項目文檔熟悉。此外，無論是項目小組成員還是項目經理都對自己需要的其他文檔的保存地點、文檔名稱等信息缺乏了解，無法及時獲取重要文檔。因此，項目經理根本無法從項目文檔把握項目進展情況。

　　制定了文檔管理規定后的情況如圖2所示。由于項目文檔管理員按照規定對文檔進行管理，因此項目經理及小組成員都能快速得到自己所需的各類文檔。同時，項目經理還可以很清晰地透過項目文檔把握項目進展情況。