領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書(shū)須做哪些準(zhǔn)備

　　領(lǐng)導(dǎo)要去廣州出差，那么，去廣州的目的是為了什么呢?秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問(wèn)題。

　　不管領(lǐng)導(dǎo)是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，還是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書(shū)一定要事先與對(duì)方的秘書(shū)聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好，那么，是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適?除去參加研討會(huì)(或洽談業(yè)務(wù))，還有沒(méi)有其他事要辦?還有沒(méi)有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問(wèn)題，預(yù)先擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛(ài)好，對(duì)秘書(shū)的日程表作些修改。

　　日程表排好后，要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù)責(zé)日常工作的和有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。不過(guò)，這個(gè)余地也是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無(wú)聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果想游覽觀光的話，也最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。

　　在與對(duì)方聯(lián)系的同時(shí)，也可以通過(guò)其他的渠道，如自己的子公司或者政府主管旅游觀光的部門(mén)等，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些安排日程表也有重要的參考作用。如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者什么時(shí)候登門(mén)拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問(wèn)題秘書(shū)都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響本公司和領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。

　　1、預(yù)訂車票

　　在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí)刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。

　　各公司對(duì)職員和干部出差的待遇都有不同的規(guī)定，比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的，因此，秘書(shū)在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。

　　出差途中，最麻煩的就是換車，倒來(lái)倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)，所以能直達(dá)的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排的寬裕些。

　　為了預(yù)防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飛機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。

　　從平時(shí)起，秘書(shū)就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購(gòu)買(mǎi)車票、機(jī)票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。

　　2、安排住宿

　　領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的愛(ài)好和習(xí)慣來(lái)決定。有的喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館;也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店;有的喜歡住單人房間;有的則喜歡兩人合居一室。

　　如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事務(wù)所的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒(méi)有的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T(mén)介紹。沒(méi)有什么特別的情況，就不要去找自己的客房或代理商，因?yàn)槟阋蝗フ宜麄儯麄兙蜁?huì)熱情地邀請(qǐng)你們住到他們那里去。他們?cè)绞菬崆椋o他們帶來(lái)的麻煩就越多。

　　3、隨時(shí)攜帶的用品

　　領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶的東西，秘書(shū)一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。如果出差是遠(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來(lái)取的話，那就太誤事了。臨動(dòng)身之前，秘書(shū)要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分別列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。

　　領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng)日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗瀨用品、藥品等。但是，秘書(shū)在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。

　　4、臨行前的工作安排

　　秘書(shū)一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司的事作個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長(zhǎng)，各部門(mén)來(lái)請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，秘書(shū)要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，秘書(shū)與有關(guān)部門(mén)打個(gè)招呼，把一些定期的匯報(bào)材料先緩一緩，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后再看。

　　5、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天你該做什么

　　動(dòng)身那天，不論領(lǐng)導(dǎo)是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動(dòng)身當(dāng)天，要最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢問(wèn)一下當(dāng)天的航班情況。

　　5.1動(dòng)身之前

　　動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，這時(shí)還來(lái)得及補(bǔ)上。

　　5.2起程之后

　　把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將這新的變化告訴對(duì)方。