電子公文的八大關系

　    八大關系之一：電子公文與紙質公文 

　　電子公文是通過電腦進行操作、傳輸、存儲等處理的數字化產物，與紙質公文相比，電子公文具有存儲體積小、檢索速度快、遠距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等優點。隨著電腦和網絡信息技術的應用普及，越來越多的公文直接在電腦上產生和傳輸，電子公文也將越來越多。但與紙質公文相比，電子公文也存在自身無法克服的局限性，如信息與載體分離、不能直接閱讀，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用；電子公文容易被人修改、復制，修改之后幾乎不留痕跡，在真實性、完整性、憑證性方面比較難認可。因此，目前甚至今后相當一段時間內，不可能拋開紙質公文而以電子公文取而代之，電子公文將和紙質公文并存。 
　　
　　我們應正確認識公文的本質功能——傳遞信息，理解電子公文與紙質公文的關系，破除對公文物理介質的習慣心理，建立數字化的公文新概念。對于電子公文，應根據其特點，制定適合的管理辦法，使之與紙質公文實現優勢互補。 

　　八大關系之二：電子印章與電子認證 

　　對于紙質公文來說，印章是公文生效的重要標志。而對于電子公文，是否也需要印章作為生效標志，值得商榷。電子印章是通過專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機，才能印出紅章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的電子印章與紙質公文所用的印章并不完全相同，這樣，就會出現同一發文機關有兩種印章。如果發送電子公文的同時，又印制紙質公文，便會出現同一件公文使用兩種印章的現象。另一方面，電子印章是通過技術手段生成的，因而易于被人通過技術手段竊取或仿制。 
　　
　　實際上，問題的關鍵在于如何認證電子公文的真實有效性，即收文機關如何確認收到的電子公文是否是真實的發文機關所發，如果電子身份認證做好了，電子印章的作用無非是滿足人們對紅章、紅頭文件的習慣心理要求。電子公文并不一定非要那種刻意生成的帶紅色的電子印章不可，而應該有電子認證標志。 

　　八大關系之三：網絡媒體與傳統媒體 

　　網絡媒體被稱為報刊、廣播、電視三大傳統媒體之后的第四媒體，與傳統媒體相比，網絡媒體具有檢索便利、時效性高、信息發布范圍廣泛、準確統計受眾等優勢。一方面，我們應該充分發揮網絡媒體的特點，豐富電子公文的信息形態，如可以嘗試“多媒體公文”，在電子公文中不僅采用字符，而且采用聲音、圖像、動畫等多種形式，這將大大改善公文的傳播效果。另一方面，應該使用網絡媒體發布公文信息，甚至可以把網絡媒體發布的公文作為標準文本，如在政府網站上，設立專門管理的電子公文發布中心，一旦公文在此發布，就作為正式文本，不可再被更改、刪除，在現階段，不妨嘗試在一個單位內部網絡上實現，告別“復印—傳閱—復印”的傳統工作方法，逐步實現無紙化辦公。 

　　八大關系之四：電子公文與電子檔案 

　　具有檔案保存價值的電子公文，必須要歸檔保護。電子公文歸檔后即形成電子檔案。對于電子公文的歸檔管理，不宜一刀切，最好分步走。第一步，先將紙質公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機保存的載體將電子公文備份下來，以紙質與磁盤（光盤、磁帶）制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯系。這樣，利用紙質公文將電子公文的內容固定，解決電子公文易于被修改的問題，確保其法律效用，還可對電子公文分類組盤，進行著錄標引，保留電子公文在檢索、存儲方面的優點，從而既能高效、方便地利用電子公文，又對電子公文起到了較好的保護作用。第二步，逐步實現文檔一體化，該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運作與管理，在電子公文的形成、處理過程中建立電子公文生命周期表，將電子公文與電子檔案管理統一起來，有利于對電子公文的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實行全過程管理，從而確保電子公文的真實性、完整性和有效性。 

　　八大關系之五：公文傳輸無紙化與文檔一體化 
　　
　　公文無紙化遠程傳輸（電子公文傳輸）實際上就是在專用的通信平臺上安全收發加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實現一“點”對多“點”的收發功能，簡化了繁雜的工作環節和程序，推動了政令的有效快速傳達，這不僅是傳統發文方式的變革，而且會帶來機關辦公方式的轉變。 

　　目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過彩色打印機，打印成紙質公文，再進入辦文過程。實際上，傳輸的電子公文應直接進入本機關的電子公文運轉管理系統，實現公文要素的轉換，同時應實現文檔一體化，電子公文辦理完畢后，直接將公文的基本信息轉換到檔案管理系統，這樣，可大大減少手工操作和重復勞動，避免人為失誤。 

　　公文處理電子化要真正達到提高辦公效率、降低辦公成本的目的，必須在電腦網絡上實現公文處理全程電子化和無紙化，并實現對上（中央、國家機關）、對下（市、縣區）、對左右（黨委、政府、人大、政協的部門、直屬單位）互聯互通。要實現公文處理全程無紙化，必須認可電子公文傳輸、電子批閱、痕跡修改、電子簽名的法律效力。目前，在尚未解決電子公文的法律效力問題之前，比較可行的辦法是，將電子公文運作過程中的草稿、定稿打印出來，轉成紙質公文，供擬稿人、核稿人、簽發人等簽署，以暫時解決其法律效力的問題。 

　　八大關系之六：公文處理規范化與個性化 

　　公文處理包括公文的進出、辦理、形成、傳遞、存貯、歸檔等流程，電子公文處理系統可以幫助辦公人員及時掌握公文的有關信息，并提供查詢、統計、打印、催辦、領導批閱、歸檔等功能，起到提高辦公效率與質量的作用。在手工方式向電子化方式轉變的過程中，流程是要變化的，組織機構、管理方式的變化也會影響公文流程。在公文軟件設計中，更應該重視軟件開發和辦文業務流程的再造和整合，應該用信息技術來規范公文處理。如為了防止公文多頭辦理，應該取消紙質公文閱辦單，改由電腦處理，只有經過電腦登記的公文才能辦理，杜絕公文在運行體外循環。在加強公文審核把關的同時，應盡可能簡化辦文流程，精簡操作環節，提高公文運轉效率。 

　　八大關系之七：公文處理自動化與標準化 
　　
　　電子公文處理的自動化、智能化離不開公文處理的標準化，如公文格式標準、電子公文處理標準、電子公文交換格式標準、電子公文處理系統軟件設計技術標準等。按照《國家行政機關公文格式》標準，在電子公文處理系統中可自動生成行政機關各個文種的格式，可自動生成公文格式要素的位置、字體、字號，可自動標引主題詞，還可自動按規范化的順序排列主送、抄送單位等。 

　　根據公文處理標準，在電子公文處理系統中可設置辦理時限、到時催辦、來文提示、急件提醒、退文警示等，在辦文中可調閱相關的信息資料，輔助公文寫作，可實現自動校對、自動編寫公文摘要等。 

　　八大關系之八：公文資源共享與安全保密 
　
　　共享與保密歷來都是一個矛盾問題。要解決好這個問題，必須加強安全保密工作。電子公文可以同時滿足多用戶共享要求，但公文的共享并不是沒有限制的，而是只能給經過核準的人員使用。在電子公文處理系統中應建立安全可靠的加密機制和分級權限控制，并對登錄的所有人員的工作時間、對象和操作過程、擬稿和修改的內容進行全過程的跟蹤和登記。此外，不論任何公文數據，系統必須確保其安全，以防止由于硬件的偶然故障、人為損壞所引起的數據丟失。為確保數據安全，做好數據備份工作也是至關重要的。