行政公文及印簽管理規定

1  范圍
    本標準規定了公司行政公文及印簽的管理內容和要求。
    本標準適用于辦公室行政公文及印簽的管理工作和以公司的名義對外、對內發文及印簽使用的管理。

2  職責
    辦公室負責行政公文及印簽的歸口管理工作。

3 行政公文管理內容和要求
公司行政公文分二大類。一類是外來公文，包括各級黨政機關、業務主管單位以及相關部門的正式公文和便函；一類是公司發文，對外以公司名義向上級政府部門、業務部門發出的請示、報告、申請、工作總結、情況匯報和申報材料等，對內下發人事任免、規章制度、決議、決定、通報、通知等文件。
3.1外來公文的處理
3.1.1基本程序
     登記→擬辦→批示→分辦與傳閱→催辦→回復
3.1.2  公文登記
    a>. 收到的外來公文，由辦公室負責進行拆封，填寫“公文處理單”，附在公文的第一頁。
    b>. 檢查來文的頁數，附件是否齊全，如不全時，應向發文單位索取補發。
    c>. 將收到的全部公文登記在收文登記薄中。
d>. 對屬于一般性業務關系的信件時，轉送至相關部門。
e>. 對傳真件的重要公文，復印后收文登記。
3.1.3擬辦
    a>. 所有的公文登記后送辦公室主任閱，由辦公室主任提出“擬辦”意見。
    b>. 對必須在短期內辦完的公文，應注明催辦及檢查日期或注明急件。
    c>. 對較復雜的公文，需請示總經理后再提出擬辦意見。
    d>. 提出擬辦領導及傳閱的有關領導及部門的名單。
3.1.4批示
    a>. 文員將公文送總經理進行“批示”。
    b>.總經理同意辦公室主任的擬辦意見時，在“擬辦與批示”欄中簽字，總經理認為擬辦意見不妥，可重新批示或加以注明。
3.1.5 分辦與傳閱
a>. 辦公室文員將批示過的公文，送承辦部門辦理和有關部門領導傳閱。                                                                 
   當文件有兩份以上時，辦理與傳閱同時進行，填寫兩份公文處理單，并注明“辦理本”和“傳閱本”。
    b>. 傳閱文件的公司領導，發現有需要補充和糾正的事項時，應通知辦公室。
c>. 承辦部門在接到公文后，應立即組織進行公文處理，并按要求的時間完成。
3.1.6  催辦
    a>. 需催辦的公文，在公文處理單上打上“催辦”記號，并注明檢查日期。
    b>. 文員按催辦的檢查日期到辦理部門檢查辦理情況。做好催辦記錄，發現問題立即向辦公室主任
    匯報。
QG/GY/BGS.02—2008

3.2  公司發文
3.2.1  公文分類
   a>. 要符合國家的方針、政策、法規和上級機關的有關規定，在公司內發文時，必須符合本公司已發布過的規定，如與以前規定不一致時，應聲明原規定作廢或失效。
    b>. 公文發文要做到情況確實，觀點明確，語言簡練，條款清楚，層次分明，標點符號正確，文字簡明扼要。
    c>. 公文的標題應與公文的內容一致，人名、地名、數字、引文要準確，時間要完整，寫出年、月、日。
    d>. 公文數字，除習慣必須用漢字外，一律用阿拉伯數字。
    e>. 引用的公文要寫明公文的發文機關、公文編號、標題和發文時間。
    f>. 請示問題的公文應采取一文一事，不能一文多事。
3.2.2  公文的草擬
a>. 外來公文的復文，由承辦部門草擬，對外發文由主管業務部門草擬。
b>. 公司內發文，由主管業務部門草擬，綜合性的由辦公室或指定部門草擬。
    c>. 草擬的公文，應在專用的公文原稿紙上用鋼筆書寫，采用正楷或行書體。
d>. 草擬的公文，要符合公文的基本要求，并在原稿紙中寫明：主送單位、抄送單位、附件的名稱及其序號、發文日期、公文編號和打印份數。
3.2.3公文操作程序
    擬稿→核稿→校對→簽發→登記→打印→用印→內部下發或外部封發
3.2.4公文的核稿和審批簽發
公司公文一般由辦公室人員擬稿，也可由部門負責人擬稿。草擬公文經辦公室主任審核后交總經理審批簽發。
3.2.5公文的字體格式
公司公文常用的字體為宋體、仿宋體、明體和平體四種（每種字體大小為一號、二號、三號、四號、小四號、五號、小五號、六號）。
公文正文字號一般采用四號或小四號字。標題的字體、字號要根據正文字號的大小及標題的級數和標題字數多少斟酌使用。
如果正文用四號仿宋體，大標題用二號宋體字，章題應用三號明體或四號平體字，小標題用與正文同一字號的其他字體（如四號平體或楷體）。
標題和正文用同一字體時，標題字號宜大于正文字號，標題和正文用同一字號時，標題字宜換用字體以別正文。
公文一行標題不宜排及過長。十二字以內的題目，一般排單行，與正文隔開一字以上的距離；十二字以上的題目，可以折斷排成雙行。雙方標題的排法，一般以上短下長，或上長下短為好，雙行標題的轉行，要盡量根據語氣和詞組的結構來確定，不要把一個詞或一個詞組任意割開。
3.2.6公文的打印格式、校對或分發
公司正式編號文件一般采用A4大小，首頁用公文專用格式紙。
經領導簽發的公文，在打印裝訂過程中擬稿人必須進行認真核對，保證不出差錯，做到字跡清楚、油墨均勻、裝訂整齊，不缺頁，不多頁。
c> 裝訂好的文件和簽發的文件底稿，由印章專管員蓋印。文件底稿附在正式文件中，由辦公室歸
    檔。
公司內發文件按“文件發放記錄單”發放，接收部門負責人要在文件發放表上簽收。
3.2.7公司下發文件的貫徹
公司下發的文件，由辦公室和文件草擬部門檢查催辦。
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在文件執行過程中發生糾紛時，由辦公室組織協調處理，并將處理情況向主管記錄匯報。對文件規定確有不妥的情況時，應進行更正，以保持文件的嚴肅性。
3.3 公文的立卷
3.3.1  公文立卷的內部
    a>. 外來文件。
    b>.公司對外發文的正本及底稿。
    c>.公司對內發文的正本及底稿。
    d>.有保存價值的便函。
3.3.2  公文立卷的基本要求
    a>. 要正確反映主要業務的工作情況，有利于保管、查找和利用。
    b>. 立卷的公文要分類準確，要反映發文的草擬單位、問題、時間、名稱等特征。
    c>. 要考慮到公文的歷史聯系，保持公文檔案有一定的連續性。
    d>. 公文案卷要裝訂整齊，頁碼齊全準確，無破損、無缺頁，字跡清晰。
3.4 公文的歸檔 
3.4.1 將合乎立卷要求的案卷，按檔案管理標準規定定期歸檔。

4  印簽管理內容和要求
4．1除部門印簽可由部門負責人自行保管，法人章由財務部保管外，其余對外印簽均由辦公室檔案室保管。
4．2公司印簽不得由部門自行帶出使用，需加蓋公司公章或合同章的帶回公司蓋章或先傳真公司加蓋后回傳對方，再用信件方式寄給對方。
4．3印章審核程序：對于行政類的，由部門負責人申請，分管副總審核批準；對于經濟類的，按公司財務有關管理規定審核批準。對以公司名義代為經銷商（客戶）進行招投標或報價需要加蓋公章的，標的金額在20萬以內且銷售產品價格不低于公司出廠價的可由部門主管批準；合同標的金額在20萬以上、空白招投標書或報價單、低出公司產品出廠價招投標或報價的、公司自己在做的項目投標或報價，由分管副總批準。當銷售副總不在公司時，由部門主管審核后，蓋章前電話聯系，分管副總回公司后補簽字。
4．4對于確實需要在節假日加蓋公章的，使用部門應提前通知辦公室。
4．5對合同章按使用分類設置章的序號。
4．6檔案室印簽管理員對所有使用印簽的部門或員工，應先對使用的合法性進行審核，確認無誤后方能加蓋，留存一份原件。并對使用人使用情況予以登記，以便備查。登記內容包括使用人姓名、用途、日期等內容。
4．7以上規定于上海公元電器、公元物流、公元太陽能公司同等適用。

5  附錄
5.1  本標準的解釋權屬辦公室,本標準的未盡事宜由辦公室負責修訂。
5.2  本標準從2007年1月1日起開始實施，從實施之日起凡與本標準不符的有關規定一律以本標準為準。

     主要起草人  日期    
     審      核  日期    
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