電子檔案的保存與維護

電子檔案的特性不同于紙質擋案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。 　　第—，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立—個適合于磁，光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。 　　第二，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子檔案來自各個方而，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編排上也不盡—致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，除對電子擋案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換。 　　第三，要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。可采用以下三種方法：—是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統—并保存，并與電子檔案存儲在—起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的的永久保存方法。 　　第四，要保證電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。 　　第五，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。應每四年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少干四年。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。 　　對電子檔案的有效保存與維護，是—項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。