走出電子檔案取代書面資料的誤區

在80年代辦公自動化熱潮剛起的時候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動化機器將取代紙類成為辦公室的新寵。事實上，文字處理機和個人電腦果然成為新寵，隨著電腦的普及和企業管理信息系統的建立和日益完善，高級秘書們過去大量的筆頭記錄和寫作工作也在日益被電腦所取代。然而，電腦的使用在帶來快捷和便利的同時，其自身也潛存 著一系列尚未得到有效解決的問題： 　　1．表面看來保存完好的磁盤，由于環境(硬件、軟件、加密、編碼方式等)的變化，信息便會變得不可讀。 　　2．電子檔案的原始性界定困難。認定電子文書的原始性是保證其憑證作用的關鍵。電子文書的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文書在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。 　　3．安全問題——注意電子文書“物理生命”與 “信息生命”的保護。保護電子文書的“物理生命”主要是防磁、控制環境的溫濕度、防機械損傷。對電子文書“信息生命”的保護是又一新的挑戰。 　　所以，秘書們切不可過分依賴電腦，在利用現代化的信息設備提高工作效率的同時，一定要充分認識到其潛存的問題，做好預防工作，比如，防電腦病毒；控制網絡中電子文書系統的安全；備份處理，異地保存等。