如何將文件有序分類

文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”，通常可以按照以下幾種特征立卷： 1、按問題特征立卷。將反映同一問題的文書組成案卷。這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最為廣泛。如“關于某型號產品”可以將開發調研、工藝安排、加工制造、商標包裝、產品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。 2、按作者特征立卷。以同一作者為標準將有關材料組合成卷的方法。這些作者可以是法定組織或機構，可用于上級來文和本單位文書的立卷工作。反映同一作者的活動和文書來源、行文關系以及文書的重要程度。 3、按文種特征立卷。按照同一文種名稱為標準，將文書組合成卷。不同的文種有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動方式，立卷時單獨以這種標準分成“會議紀要卷”、“通知卷”等無實際意義，應與其他形式的立卷標準組合使用，如“某某公司的經濟合同卷”、“某某公司的銷售網報告卷”等等，才會具有實際使用價值和便于查找。 4、按時間特征立卷。以文書形成或文書內容時間為標準組合立卷。工作計劃的形成時間要早于內容時間，而工作總結的內容時間又早于形成時間。類別較廣的材料不適合用形成時間立卷，適合用于內容針對時間性強，針對的時間比較明確的文書。一般公文以成文日期為標準；跨年度的往來文書，以單位發文或復文時間為標準；涉及專業性的文書以專門年度為標準，如教學年度等。 5、按地區特征立卷。以文書的地區、地點和部位因素為標準組合立卷，將涉及同一地區的文書組成案卷，可以反映該地區的工作情況和有關地區問題的處理。其作者往往是領導一個區域的單位，對下屬機構來文的組卷。如“某公司廣東地區銷售情況表”。 6、按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函，請示與批復等用特征立卷。如“某合資企業與某國某企業就開展商務活動的來往函件”。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個作者就某共同問題進行工作聯系、磋商所形成的往來文書皆可以列入，而不包括兩個作者各自的其他發文。 立卷的六個特征的運用，是文書之間聯系的具體體現，文書之間的聯系是多方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。